Hóa đơn có còn giá trị khi chữ ký số doanh nghiệp hết hạn? Đây là vấn đề nan giải khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng. Bài viết này sẽ giải đáp thắc mắc và đưa ra hướng giải quyết phù hợp cho bạn.
Hãy cùng FastCA tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!
Lý do chữ ký số hết hạn sau một thời gian sử dụng
Khi bạn gặp thông báo lỗi chữ ký số hết hạn, điều này có nghĩa là chữ ký số bạn đang sử dụng đã hết hạn và không còn hiệu lực. Mỗi chữ ký số thường được cấp phép sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó nó sẽ hết hạn và không thể sử dụng để ký tài liệu hay xác thực thông tin nữa.
Lỗi hết hạn chữ ký số có thể xảy ra trong nhiều trường hợp:
1. Chu kỳ an ninh:
Chữ ký số sử dụng các thuật toán mã hóa tiên tiến để đảm bảo tính bảo mật. Tuy nhiên, các thuật toán này cũng có thể bị bẻ khóa theo thời gian.
Do đó, để duy trì tính an toàn, các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số thường đặt giới hạn thời gian sử dụng cho mỗi chứng thư số (thường từ 1 đến 2 năm).
2. Cập nhật công nghệ:
Ngành công nghệ liên tục phát triển, các tiêu chuẩn và quy định về chữ ký số cũng có thể thay đổi.
Việc giới hạn thời gian sử dụng giúp đảm bảo rằng người dùng luôn sử dụng phiên bản chữ ký số mới nhất với các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất.
3. Quản lý và rà soát:
Hết hạn chữ ký số giúp đơn giản hóa quá trình quản lý của nhà cung cấp dịch vụ.
Việc rà soát định kỳ giúp phát hiện và thu hồi các chứng thư số không còn hợp lệ hoặc bị nghi ngờ vi phạm an ninh.
4. Yêu cầu pháp lý:
Một số quốc gia có quy định về thời hạn sử dụng của chữ ký số trong các giao dịch điện tử.
Việc tuân thủ các quy định này giúp đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch.
Ngoài ra, một số trường hợp khác có thể dẫn đến việc chữ ký số bị hủy trước thời hạn:
- Thay đổi thông tin chủ sở hữu.
- Mất mát hoặc hư hỏng thiết bị lưu trữ chữ ký số.
- Vi phạm các quy định sử dụng dịch vụ chữ ký số.
Lưu ý:
Người dùng nên thường xuyên kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số và tiến hành gia hạn khi cần thiết.
Việc sử dụng chữ ký số hết hạn có thể dẫn đến nhiều rủi ro về an ninh và pháp lý.
Chữ ký số hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không?
Trường hợp chữ ký số hết hạn doanh nghiệp sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số, sau khi gia hạn và cập nhật chứng thư điện tử thành công thì mới xác thực, ký hóa đơn bình thường.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, các chữ ký số của doanh nghiệp phải đảm bảo tính hợp lệ và được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế.
Những lưu ý khi gia hạn chữ ký số doanh nghiệp
Thời điểm gia hạn:
- Nên theo dõi thời hạn sử dụng của chữ ký số để gia hạn trước ít nhất 15 ngày.
- Tránh để chữ ký số hết hạn vì có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thủ tục gia hạn:
- Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để được hướng dẫn thủ tục gia hạn.
- Chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ theo yêu cầu.
- Thanh toán phí gia hạn theo quy định.
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ:
- Chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chữ ký số.
- So sánh giá cả, dịch vụ và các ưu đãi của các nhà cung cấp khác nhau trước khi lựa chọn.
Bảo mật thông tin:
- Cẩn thận khi cung cấp thông tin cho nhà cung cấp dịch vụ.
- Bảo mật mật khẩu và mã PIN của chữ ký số.
- Sử dụng phần mềm diệt virus uy tín để bảo vệ thiết bị lưu trữ chữ ký số.
Lưu ý khác:
- Cập nhật thông tin doanh nghiệp nếu có thay đổi.
- Sao lưu dữ liệu chữ ký số thường xuyên.
- Nâng cấp phần mềm chữ ký số khi cần thiết.
Thủ tục gia hạn chữ ký số FastCA
Dưới đây là quy Quy trình đăng ký gia hạn dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng FastCA dành cho khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Khách hàng truy nhập vào website: https://fastca.vn hoặc liên hệ với các đại lý bán hàng của Nhà cung cấp để lấy mẫu biểu Giấy đăng ký gia hạn dịch vụ chứng thư số FASTCA
Khách hàng điền đầy đủ thông tin và ký Giấy đăng ký gia hạn rồi nộp bản cứng hoặc bản điện tử.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Khách hàng cần gửi nộp hồ sơ và thanh toán phí dịch vụ theo quy định.
1. Gửi hồ sơ
2. Thanh toán phí
Bước 3: Nhà cung cấp xác minh hồ sơ khách hàng
Nhà cung cấp kiểm tra, xác minh tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký và phản hồi quyết định gia hạn chứng thư số cho khách hàng trong vòng 02 giờ làm việc hành chính.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, Nhà cung cấp sẽ thông báo để khách hàng bổ sung, hoàn thiện.
Bước 4: Cung cấp dịch vụ và bàn giao sản phẩm
1. Nếu hồ sơ hợp lệ, Nhà cung cấp sẽ tiến hành gửi tài khoản gia hạn dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng FASTCA cho khách hàng.
2. Khách hàng tiếp nhận bàn giao, nghiệm thu sản phẩm.
Trên là câu trả lời cho thắc mắc về “chữ ký số điện tử hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không” và một số trường hợp sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm được.
