Trong quá trình hạch toán và xuất hóa đơn, việc xảy ra sai sót về thông tin là điều khó tránh khỏi. Khi đó, biên bản điều chỉnh hoá đơn (hay còn gọi là văn bản thỏa thuận xử lý hóa đơn sai sót) là chứng từ pháp lý bắt buộc để hợp thức hóa việc sửa đổi giữa bên mua và bên bán. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các mẫu biên bản mới nhất và hướng dẫn cách xử lý đúng quy định.
Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua nhằm ghi nhận lại những nội dung sai sót trên hóa đơn đã lập trước đó, đồng thời thống nhất phương án xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế).
Căn cứ theo khoản 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 13 Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp cần lập biên bản (hoặc văn bản thỏa thuận) trong trường hợp: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về: mã số thuế; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng (thuộc trường hợp phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế).
Tuy nhiên, cần lưu ý các ngoại lệ sau:
- Nếu người mua là cá nhân: Người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận mà chỉ cần thông báo cho người mua (hoặc thông báo trên website của người bán) về sai sót trước khi điều chỉnh/thay thế.
- Nếu chỉ sai tên, địa chỉ người mua (mã số thuế đúng): Người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc hóa đơn lập sai, không phải lập lại hóa đơn và không bắt buộc lập biên bản (trừ khi hai bên có thỏa thuận khác).
- Các trường hợp miễn trừ khác: Chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp dữ liệu, Bảng thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP hoặc hoạt động mua bán trên thương mại điện tử.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất 2026
Hiện nay, pháp luật không ban hành một biểu mẫu văn bản thỏa thuận cố định bắt buộc nào. Do đó, các doanh nghiệp có thể tự xây dựng mẫu sao cho phù hợp, miễn là thể hiện đầy đủ thông tin hóa đơn sai sót và nội dung xử lý.
Để đánh giá chung, cấu trúc của các mẫu qua các thời kỳ (Thông tư 78, Nghị định 70, Nghị định 254) về cơ bản là giống nhau (đều gồm thông tin 2 bên, thông tin hóa đơn sai và nội dung điều chỉnh). Tuy nhiên, mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất hiện nay được khuyên dùng là mẫu được cập nhật các căn cứ pháp lý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Dưới đây là các mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn bạn có thể tham khảo tải về:
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất và đang có hiệu lực thi hành hiện hành. Mẫu này được xây dựng bám sát theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 13 Thông tư 91/2026/TT-BTC, thay thế cho các căn cứ pháp lý cũ trước đây.
Mẫu văn bản thỏa thuận này đảm bảo tính minh bạch cao nhất cho cả hai bên mua bán khi bị thanh tra, kiểm tra thuế. Điểm lưu ý là Nghị định này không bắt buộc một form mẫu cứng nhắc, nhưng văn bản phải đảm bảo đầy đủ các nội dung về thông tin hai bên và chi tiết nội dung sai sót.
>>> Download mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 254 file Word
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Trước khi Nghị định 254 ra đời, các doanh nghiệp thường sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70 (Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Dù hiện tại đã có quy định mới, nhưng về bản chất, mẫu thỏa thuận này vẫn đáp ứng đủ các trường thông tin cần thiết về việc điều chỉnh thông tin người mua, đơn giá, số lượng hay thuế suất.
Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang sử dụng form mẫu này thì hoàn toàn có thể tiếp tục dùng, chỉ cần linh hoạt cập nhật thêm căn cứ pháp lý mới ở phần đầu văn bản.
>>> Download mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất theo NĐ 70 TẠI ĐÂY
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2025/NĐ-CP
Từ thời điểm hóa đơn điện tử được áp dụng rộng rãi trên toàn quốc, mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 đã trở nên rất quen thuộc với giới kế toán. Mẫu này ghi nhận rõ cam kết của hai bên về việc không sử dụng hóa đơn sai sót để kê khai khấu trừ thuế. Mặc dù các văn bản luật liên tục được cập nhật (như NĐ 70 hay NĐ 254), form mẫu nền tảng của Thông tư 78 vẫn được nhiều phần mềm kế toán dùng làm cơ sở mặc định.
>>> Tải mẫu văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn theo TT78 tại ĐÂY
Lưu ý: Hiện nay, mẫu biên bản theo Nghị định 254 và Thông tư 91 là mẫu mới nhất và có hiệu lực cao nhất. Các mẫu cũ theo Thông tư 78 có thể không còn phù hợp về mặt căn cứ pháp lý trong các văn bản ký kết mới.
Chi tiết cách ghi biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Để biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý và hợp lệ trước cơ quan thuế, kế toán cần ghi chép cẩn thận các thông tin sau:
- Ngày lập biên bản: Ghi chính xác ngày xuất hóa đơn điều chỉnh.
- Thông tin bên mua và bên bán: Ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký Doanh nghiệp gồm Tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện (nếu có), số điện thoại và email. Điền thêm tên người lập biên bản (thường là kế toán).
- Thông tin hóa đơn sai sót: Cần liệt kê đầy đủ Số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Ngày lập hóa đơn bị sai và mã của cơ quan thuế cấp (nếu có).
- Nội dung và lý do điều chỉnh: Mô tả rõ ràng, súc tích sai sót và phương án xử lý (Lập hóa đơn điều chỉnh hay Lập hóa đơn thay thế).
- Ví dụ 1: Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ cũ] sang [địa chỉ mới].
- Ví dụ 2: Điều chỉnh số lượng / đơn giá / thuế suất của [tên hàng hóa] từ [thông số cũ] sang [thông số mới].
- Cam kết của các bên: Thống nhất nội dung sai sót và đồng ý thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo đúng Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Lưu ý quan trọng: Việc lập biên bản chỉ là bước thỏa thuận. Sau đó, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế, ký số và gửi lên cơ quan thuế để cấp mã (nếu dùng hóa đơn có mã) rồi gửi cho người mua.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn ký số được không?
Nhiều kế toán thắc mắc biên bản điều chỉnh hoá đơn ký số được không? Câu trả lời là CÓ.
Trong thời đại số hóa, pháp luật hoàn toàn công nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Việc thực hiện cách ký biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng chữ ký số không chỉ hợp lệ mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và dễ dàng lưu trữ.
Hướng dẫn cách ký điện tử biên bản điều chỉnh hóa đơn:
- Bước 1: Sau khi kế toán hai bên đã thống nhất nội dung bằng bản Word, xuất file sang định dạng PDF.
- Bước 2: Đại diện hợp pháp của bên Bán cắm USB Token, sử dụng phần mềm ký số (hoặc tính năng ký trên phần mềm hóa đơn) để ký lên file PDF rồi gửi sang cho bên Mua qua Email/Zalo.
- Bước 3: Bên Mua nhận file, kiểm tra lại nội dung, thực hiện cắm Token và ký số tương tự. File PDF có đầy đủ 2 chữ ký số hợp lệ sẽ được lưu trữ tại máy tính của cả hai bên để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Bên cạnh cách ký biên bản điều chỉnh hoá đơn bằng phương thức điện tử, nếu một trong hai bên (thường là cá nhân hoặc hộ kinh doanh nhỏ) không có chữ ký số, hai bên hoàn toàn CÓ THỂ KÝ TAY. Lúc này, kế toán cần in biên bản ra giấy (thành 2 bản), người đại diện pháp luật của hai bên tiến hành ký sống, đóng dấu đỏ (nếu có) và mỗi bên giữ 1 bản cứng để làm tài liệu lưu trữ.
Việc nắm vững quy định và sở hữu mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xử lý các sai sót kế toán. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ về quy trình, cách lập cũng như cách ký biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chuẩn pháp lý 2026. Đừng quên tải về các mẫu file word phía trên để sử dụng ngay nhé!
