Nếu bạn đang cần tìm hiểu về cách viết hoá đơn bán hàng hộ kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây do FastCA tổng hợp.
Hiểu hoá đơn bán hàng hộ kinh doanh là gì?
Hoá đơn bán hàng là một tài liệu chứng từ mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp cho khách hàng sau khi họ mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Hoá đơn bán hàng thường được sử dụng để ghi chép thông tin về giao dịch mua bán, bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin về người bán: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của doanh nghiệp hoặc cá nhân bán hàng.
- Thông tin về người mua: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của khách hàng.
- Số hóa đơn: Một số duy nhất để xác định hóa đơn.
- Ngày xuất hóa đơn: Ngày mà giao dịch được thực hiện và hóa đơn được tạo ra.
- Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ: Danh sách sản phẩm hoặc dịch vụ được mua, bao gồm tên, số lượng, giá cả, và tổng cộng.
- Tổng cộng: Tổng số tiền phải trả bởi khách hàng, bao gồm cả thuế và các khoản phí khác nếu có.
- Thuế: Số tiền thuế phải trả, nếu áp dụng.
- Phương thức thanh toán: Thông tin về cách thanh toán, ví dụ như tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng, v.v.
- Chữ ký hoặc xác nhận: Chữ ký của người bán và ngày xác nhận giao dịch.
Hoá đơn bán hàng có vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của một doanh nghiệp, cũng như để bảo vệ quyền lợi của cả người mua và người bán. Nó thường được sử dụng để theo dõi doanh số bán hàng, tính thuế, và tạo báo cáo tài chính. Hiện nay có 3 dạng hoá đơn bán hàng phổ biến là hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in và hoá đơn điện tử.
Đối tượng sử dụng hoá đơn bán hàng
Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hoá đơn bán hàng là hoá đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
a, Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
– Bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp coi như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hoá, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.b, Tổ chức, cá nhân trong khi phi thuế quan khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khi phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hoá, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hoá đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khi phi thuế quan”.
Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh
Hoá đơn bán hàng được công nhận hợp lệ khi các thông tin được liệt kê dưới đây được điền đầy đủ và đúng.
Quy định về thời gian
- Hoạt động bán hàng: Là ngày mà quyền sở hữu và sử dụng hàng hóa được chuyển giao.
- Hoạt động cung cấp dịch vụ: Là ngày khi dịch vụ đã được hoàn thành và giao đến người mua.
- Hoạt động xây dựng: Là ngày mà quá trình nghiệm thu và bàn giao hạng mục và công trình xây dựng hoàn tất.
Thông tin về người bán
- “Thông tin đơn vị bán hàng”: Bao gồm tên công ty bán hàng.
- “Mã số thuế”: Đề cập đến số mã số thuế của bên cung cấp hoặc bán hàng.
- “Địa chỉ kinh doanh”: Liệt kê địa chỉ kinh doanh của bên cung cấp hoặc bán hàng, tuân thủ giấy phép đã được đăng ký.
- “Liên hệ điện thoại/Fax”: Thông tin về số điện thoại và số fax của bên cung cấp hoặc bán hàng.
- “Số tài khoản thanh toán”: Nêu rõ số tài khoản giao dịch mà bên cung cấp hoặc bán hàng đã đăng ký với cơ quan thuế theo mẫu 08.
Thông tin người mua hàng
- “Thông tin người mua hàng”: Bao gồm việc ghi đầy đủ họ tên của người mua hàng. Trong trường hợp người mua hàng không yêu cầu hóa đơn, cần ghi rõ nội dung là “Người mua không yêu cầu hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp thông tin”.
- “Tên đơn vị mua hàng”: Liệt kê tên đầy đủ hoặc tên viết tắt của bên mua hàng dựa trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế.
- “Mã số thuế của bên mua hàng”: Đề cập đến mã số thuế của bên mua hàng.
- “Địa chỉ mua hàng”: Ghi địa chỉ chính xác của bên mua hàng, thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- “Hình thức thanh toán”: Ghi “CK” nếu giao dịch mua hàng được thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, ghi “TM” nếu thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt. Trong trường hợp chưa rõ hình thức thanh toán, có thể ghi chú “CK/TM”.
Thông tin hàng hóa dịch vụ
Dưới đây là 11 mục thông tin cần phải điền đầy đủ liên quan đến loại hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp:
- Số thứ tự (STT): Ghi số thứ tự tăng dần (1, 2, 3…) cho các loại hàng hóa hoặc dịch vụ, dựa trên cơ sở của hợp đồng.
- Tên hàng hóa hoặc dịch vụ: Cung cấp chi tiết và đầy đủ tên, ký hiệu hoặc mã xác định của từng mặt hàng hoặc dịch vụ, giống với thông tin khi mua vào.
- Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính của mặt hàng hoặc dịch vụ, phải tương tự với đơn vị tính khi mua vào.
- Số lượng: Ghi số lượng của từng mặt hàng hoặc dịch vụ đã được bán ra.
- Đơn giá: Ghi giá bán cho 1 đơn vị sản phẩm, chưa bao gồm thuế GTGT.
- Thành tiền: Tính tổng số tiền (Thành tiền = Đơn giá x Số lượng).
- Tổng tiền hàng: Ghi tổng số tiền cần thanh toán cho tất cả mặt hàng hoặc dịch vụ.
- Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất cho từng loại mặt hàng hoặc dịch vụ, có thể là 0%, 5%, 10%, tùy theo danh mục sản phẩm.
- Tiền thuế GTGT: Ghi số tiền thuế GTGT (Tiền thuế GTGT = Tổng tiền hàng x Thuế suất thuế GTGT).
Người mua hàng: Người mua hàng phải ký và cung cấp thông tin đầy đủ về họ tên của họ. - Người bán hàng: Người cung cấp hoặc bán hàng phải ký và cung cấp thông tin đầy đủ về họ tên của họ.
Lưu ý quan trọng khi viết hóa đơn bán hàng
Khi viết hoá đơn bán hàng, có một số lưu ý quan trọng cần tuân thủ để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của tài liệu. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:
- Thông tin đầy đủ và chính xác: Đảm bảo rằng tất cả thông tin liên quan đến bên mua, bên bán và giao dịch được ghi đầy đủ và chính xác. Điều này bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, và mã số thuế của cả bên mua và bên bán.
- Số hóa đơn duy nhất: Mỗi hoá đơn cần phải có một số hóa đơn duy nhất. Số hóa đơn này không được trùng lặp với các hoá đơn trước đó.
- Ngày xuất hoá đơn: Ghi rõ ngày xuất hoá đơn, tức là ngày mà giao dịch được thực hiện hoặc hoàn thành.
- Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ: Đưa ra mô tả chi tiết về các sản phẩm hoặc dịch vụ đã được bán. Điều này bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, và tổng thành tiền cho từng mặt hàng hoặc dịch vụ.
- Thuế GTGT (Thuế Giá Trị Gia Tăng): Ghi rõ mức thuế GTGT áp dụng cho từng loại hàng hóa hoặc dịch vụ. Tính toán và ghi rõ số tiền thuế GTGT phải trả.
- Tổng cộng thanh toán: Ghi rõ tổng số tiền cần thanh toán, bao gồm cả số tiền hàng hóa/dịch vụ và số tiền thuế GTGT.
- Thông tin về người mua và người bán: Thông tin về tên và chữ ký của người mua và người bán cần được đính kèm để xác nhận giao dịch.
- Phương thức thanh toán: Đưa ra thông tin về phương thức thanh toán sử dụng trong giao dịch, chẳng hạn như tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, v.v.
- Lưu trữ và bảo quản: Lưu trữ hoá đơn bán hàng trong thời gian quy định bởi luật pháp và đảm bảo tính bảo mật của chúng. Hoá đơn cần được sắp xếp và bảo quản cẩn thận để dễ dàng kiểm tra và kiểm tra lại khi cần thiết.
- Tuân thủ luật pháp: Tuân thủ mọi quy định và luật pháp về việc viết, lưu trữ và sử dụng hoá đơn bán hàng trong lĩnh vực kinh doanh của bạn.
Tuân thủ đúng các quy định về viết hoá đơn bán hàng là rất quan trọng để tránh các vấn đề pháp lý và tài chính trong tương lai.
Tạm kết
FastCA đã tổng hợp các kiến thức cơ bản giúp bạn đọc hiểu hơn về hóa đơn bán hàng cũng như hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng cho hộ kinh doanh. Nếu bạn thấy thông tin này hữu ích, hãy lan tỏa nó đến những người khác để họ cũng có cơ hội tiếp xúc với bài viết này nhé.
Ngoài ra bạn có nhu cầu tìm hiểu dịch vụ chữ ký số cho cá nhân hoặc hộ kinh doanh thì liên hệ ngay với FastCA tại đây hoặc theo thông tin chi tiết:
Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
- Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Email: info@fastca.vn
- Hotline: 08.1900.2158
