Năm 2026, chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có những thay đổi đáng chú ý về biểu thuế lũy tiến từng phần và mức giảm trừ gia cảnh. Những điều chỉnh này tác động trực tiếp đến số thuế người lao động phải nộp, đồng thời đặt ra yêu cầu cập nhật dữ liệu và quy trình tính lương tại doanh nghiệp. Vậy cách tính thuế TNCN 2026 được thực hiện như thế nào? Mức giảm trừ cho bản thân và người phụ thuộc là bao nhiêu? Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng phần mềm kế toán? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Tại sao doanh nghiệp nên cân nhắc đổi phần mềm kế toán trong bối cảnh hiện nay?
Khi chính sách thuế thay đổi, doanh nghiệp cần rà soát không chỉ nghiệp vụ kế toán mà còn cả hệ thống công cụ đang sử dụng. Một phần mềm phù hợp cần hỗ trợ quản lý dữ liệu, giảm thao tác thủ công và giúp kế toán thuận tiện hơn trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Những hạn chế của phần mềm kế toán cũ khi các chính sách thuế liên tục thay đổi
Các quy định thuế có thể thay đổi về mức giảm trừ, biểu thuế, hồ sơ kê khai và cách xác định nghĩa vụ thuế. Nếu phần mềm kế toán chưa được cập nhật theo quy định áp dụng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình tính lương, khấu trừ thuế và quyết toán.
Một số hạn chế thường gặp gồm:
- Chậm cập nhật biểu thuế và mức giảm trừ: Phần mềm vẫn sử dụng tham số cũ, khiến kế toán phải điều chỉnh công thức hoặc tính toán bên ngoài.
- Tăng nguy cơ sai sót khi tính thuế: Nếu dữ liệu người phụ thuộc, khoản bảo hiểm được trừ hoặc thu nhập chịu thuế chưa được xác định đúng, kết quả tính thuế có thể bị sai lệch.
- Khó đồng bộ dữ liệu: Thông tin hóa đơn, chứng từ, tiền lương và bảo hiểm nằm trên nhiều hệ thống khác nhau, làm tăng khối lượng công việc đối chiếu.
- Tốn thời gian xử lý thủ công: Kế toán phải nhập liệu nhiều lần, kiểm tra từng bảng tính và tự cập nhật tham số khi chính sách thay đổi.
- Khó kiểm soát dữ liệu khi quyết toán: Việc lưu trữ phân tán có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian truy xuất hồ sơ, kiểm tra lịch sử điều chỉnh và giải trình số liệu.
Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, biểu thuế lũy tiến từng phần áp dụng đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được điều chỉnh từ 7 bậc xuống 5 bậc. Luật cũng quy định các mức giảm trừ gia cảnh mới, áp dụng đối với kỳ tính thuế năm 2026. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng cập nhật của phần mềm đang sử dụng để bảo đảm quy trình tính thuế phù hợp với quy định hiện hành.
Lý do doanh nghiệp nên cân nhắc đổi phần mềm kế toán
Dấu hiệu nhận biết đã đến lúc doanh nghiệp phải thay áo hệ thống phần mềm kế toán
Không phải cứ có quy định thuế mới là doanh nghiệp phải thay phần mềm. Tuy nhiên, nếu hệ thống hiện tại thường xuyên phát sinh những vấn đề dưới đây, bộ phận kế toán nên đề xuất rà soát và đánh giá phương án nâng cấp hoặc chuyển đổi.
- Thường xuyên gặp lỗi kết nối: Việc trao đổi dữ liệu với hệ thống thuế hoặc các nền tảng nghiệp vụ liên quan không ổn định, khiến kế toán phải thao tác lại nhiều lần.
- Thiếu khả năng tích hợp: Phần mềm chưa hỗ trợ kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử, chữ ký số hoặc công cụ quản lý nhân sự, tiền lương mà doanh nghiệp đang sử dụng.
- Tốc độ xử lý chậm: Các thao tác tổng hợp chứng từ, lập báo cáo, đối chiếu dữ liệu mất nhiều thời gian, đặc biệt khi số lượng giao dịch và nhân sự tăng lên.
- Thiếu tính năng tự động hóa: Kế toán phải nhập liệu lặp lại, tự tính các khoản khấu trừ hoặc thường xuyên điều chỉnh bảng lương bằng những công thức thủ công.
- Khó mở rộng quy mô: Phần mềm không đáp ứng tốt khi doanh nghiệp mở rộng hoạt động, tăng số lượng nhân sự, bổ sung chi nhánh hoặc phát sinh thêm nghiệp vụ.
Khi những hạn chế này kéo dài, doanh nghiệp nên đánh giá tổng thể hiệu quả vận hành, chi phí sử dụng và khả năng đáp ứng nghiệp vụ của hệ thống hiện tại. Việc lựa chọn nâng cấp hay đổi phần mềm cần dựa trên nhu cầu thực tế, khả năng chuyển đổi dữ liệu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
Cập nhật mức giảm trừ gia cảnh mới nhất 2026
Mức giảm trừ gia cảnh là một trong những yếu tố quan trọng khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công. Từ kỳ tính thuế năm 2026, mức giảm trừ cho bản thân người nộp thuế và mỗi người phụ thuộc được điều chỉnh tăng. Kế toán cần cập nhật chính xác các mức này để tính thuế và lập bảng lương phù hợp.
Cập nhật mức giảm trừ gia cảnh mới nhất 2026
Mức giảm trừ cho bản thân người nộp thuế
Theo Nghị quyết số 110/2025/UBTVQH15, mức giảm trừ gia cảnh dành cho bản thân người nộp thuế được áp dụng từ ngày 01/01/2026 là:
15,5 triệu đồng/tháng, tương đương 186 triệu đồng/năm.
Mức giảm trừ này được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi xác định thu nhập tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú. So với mức 11 triệu đồng/tháng áp dụng trước đó, mức giảm trừ mới tăng thêm 4,5 triệu đồng/tháng. Vì vậy, khi thực hiện cách tính thuế TNCN 2026, doanh nghiệp cần kiểm tra lại tham số tính lương, bảng tính thuế và dữ liệu quyết toán để tránh tiếp tục sử dụng mức giảm trừ cũ.
Nghị quyết số 110/2025/UBTVQH15 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.
Mức giảm trừ đối với người phụ thuộc
Bên cạnh mức giảm trừ dành cho bản thân, mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc từ kỳ tính thuế năm 2026 là:
6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
Ví dụ, nếu một người lao động có hai người phụ thuộc đủ điều kiện giảm trừ, tổng mức giảm trừ gia cảnh mỗi tháng được xác định như sau:
15,5 triệu đồng + (6,2 triệu đồng × 2) = 27,9 triệu đồng/tháng.
Khoản giảm trừ này làm giảm thu nhập tính thuế của người lao động. Tuy nhiên, người phụ thuộc phải đáp ứng điều kiện theo quy định và được đăng ký hợp lệ thì mới được tính giảm trừ.
Doanh nghiệp cần lưu ý:
- Kiểm tra thông tin người phụ thuộc do người lao động cung cấp.
- Theo dõi tình trạng đăng ký và hồ sơ chứng minh.
- Cập nhật đúng số lượng người phụ thuộc đủ điều kiện trong kỳ tính thuế.
- Tránh tính trùng một người phụ thuộc cho nhiều người nộp thuế trái với quy định.
Mức giảm trừ gia cảnh mới được quy định tại Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 và được đưa vào Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15.
Hướng dẫn chi tiết cách tính thuế TNCN người phụ thuộc theo quy định mới
Để xác định đúng số thuế phải nộp, kế toán cần thực hiện đầy đủ các bước: xác định thu nhập chịu thuế, xác định các khoản được trừ, tính thu nhập tính thuế và áp dụng biểu thuế tương ứng. Với người lao động có người phụ thuộc, thông tin đăng ký và điều kiện giảm trừ cũng cần được kiểm tra trước khi tính toán.
Hướng dẫn chi tiết cách tính thuế TNCN người phụ thuộc theo quy định mới
Điều kiện và thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Người phụ thuộc là cá nhân mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng và đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật. Các nhóm có thể được xem xét gồm con, cha mẹ, vợ hoặc chồng và một số cá nhân khác nếu đáp ứng điều kiện tương ứng. Để được tính giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế cần đăng ký người phụ thuộc và chuẩn bị hồ sơ chứng minh theo quy định.
Bước 1: Xác định người phụ thuộc có đủ điều kiện hay không.
Người lao động cần kiểm tra quan hệ với người phụ thuộc, độ tuổi, tình trạng lao động và thu nhập của người phụ thuộc theo điều kiện áp dụng cho từng nhóm. Không phải mọi cá nhân có quan hệ gia đình đều mặc nhiên đủ điều kiện giảm trừ.
Bước 2: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ chứng minh.
Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể bao gồm giấy khai sinh, giấy tờ chứng minh quan hệ, giấy xác nhận tình trạng học tập hoặc giấy tờ chứng minh tình trạng khuyết tật, không có khả năng lao động. Thành phần hồ sơ cụ thể cần căn cứ vào nhóm người phụ thuộc và hướng dẫn hiện hành.
Bước 3: Thực hiện đăng ký người phụ thuộc.
Người nộp thuế có thể thực hiện đăng ký thông qua tổ chức trả thu nhập hoặc trực tiếp với cơ quan thuế theo thủ tục áp dụng. Khi tiếp nhận hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của thông tin trước khi thực hiện đăng ký.
Bước 4: Theo dõi kết quả và cập nhật dữ liệu tính lương.
Sau khi hoàn tất thủ tục, kế toán cần lưu hồ sơ, theo dõi thông tin đăng ký và cập nhật số người phụ thuộc đủ điều kiện vào hệ thống tính lương. Nếu phát sinh thay đổi về tình trạng người phụ thuộc, cần rà soát để điều chỉnh theo quy định.
Bước 5: Kiểm tra thời điểm được tính giảm trừ.
Thời điểm tính giảm trừ có thể phụ thuộc vào thời điểm phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, thời điểm đăng ký và quy định áp dụng cho từng trường hợp. Vì vậy, kế toán không nên tự động tính giảm trừ từ một thời điểm cố định nếu chưa kiểm tra điều kiện pháp lý tương ứng. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ và xác định đúng thời điểm giảm trừ giúp hạn chế sai lệch khi khấu trừ thuế trong năm và khi thực hiện quyết toán.
Công thức và ví dụ thực tế cách tính thuế TNCN 2026 có người phụ thuộc
Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú, kế toán cần xác định thu nhập tính thuế trước khi áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần. Công thức xác định thu nhập tính thuế:
Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế − Các khoản bảo hiểm và giảm trừ được phép áp dụng.
Các khoản được trừ có thể bao gồm:
- Các khoản bảo hiểm bắt buộc thuộc diện được trừ.
- Giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế.
- Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc đủ điều kiện.
- Các khoản giảm trừ khác nếu đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật.
Cần lưu ý rằng thu nhập tính thuế không mặc nhiên bằng lương Gross trừ đi một tỷ lệ bảo hiểm cố định. Kế toán phải xác định chính xác khoản thu nhập chịu thuế, khoản miễn thuế và các khoản được trừ của từng người lao động.
Biểu thuế lũy tiến từng phần 5 bậc áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026:
| Bậc thuế | Thu nhập tính thuế/tháng | Thuế suất |
|---|---|---|
| Bậc 1 | Đến 10 triệu đồng | 5% |
| Bậc 2 | Trên 10 đến 30 triệu đồng | 10% |
| Bậc 3 | Trên 30 đến 60 triệu đồng | 20% |
| Bậc 4 | Trên 60 đến 100 triệu đồng | 30% |
| Bậc 5 | Trên 100 triệu đồng | 35% |
Biểu thuế gồm 5 bậc được quy định tại Điều 9 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15.
Cách áp dụng biểu thuế:
Thuế TNCN được tính theo phương pháp lũy tiến từng phần. Nghĩa là phần thu nhập nằm trong mỗi bậc được áp dụng thuế suất tương ứng của bậc đó. Không lấy toàn bộ thu nhập tính thuế nhân với thuế suất của bậc cao nhất.
Ví dụ minh họa cách tính thuế TNCN 2026
Giả sử một người lao động có các thông tin sau:
- Lương Gross: 40.000.000 đồng/tháng.
- Các khoản bảo hiểm bắt buộc được giả định là 4.200.000 đồng/tháng.
- Giảm trừ bản thân: 15.500.000 đồng/tháng.
- Không có khoản thu nhập miễn thuế hoặc khoản giảm trừ nào khác.
- Xét hai trường hợp: có một người phụ thuộc hoặc có hai người phụ thuộc đủ điều kiện giảm trừ.
Số tiền bảo hiểm trong ví dụ là giả định để minh họa cách tính. Khi áp dụng thực tế, cần xác định căn cứ đóng bảo hiểm và số tiền được trừ của từng người lao động.
Trường hợp 1: Người lao động có một người phụ thuộc
Thu nhập tính thuế:
40.000.000 − 4.200.000 − 15.500.000 − 6.200.000 = 14.100.000 đồng/tháng.
Tính thuế theo từng bậc:
- 10.000.000 × 5% = 500.000 đồng.
- 4.100.000 × 10% = 410.000 đồng.
Tổng thuế TNCN phải nộp:
500.000 + 410.000 = 910.000 đồng/tháng.
Trường hợp 2: Người lao động có hai người phụ thuộc
Thu nhập tính thuế:
40.000.000 − 4.200.000 − 15.500.000 − (6.200.000 × 2) = 7.900.000 đồng/tháng.
Toàn bộ thu nhập tính thuế thuộc bậc 1:
7.900.000 × 5% = 395.000 đồng/tháng.
Như vậy, với cùng mức lương Gross và khoản bảo hiểm giả định, số thuế phải nộp ở hai trường hợp khác nhau do mức giảm trừ gia cảnh khác nhau. Đây là lý do doanh nghiệp cần cập nhật đầy đủ thông tin người phụ thuộc trước khi tính thuế. Kết quả trên là ví dụ minh họa theo các giả định đã nêu, không thay thế việc xác định nghĩa vụ thuế thực tế của từng người lao động.
Top phần mềm tính thuế TNCN và hỗ trợ kế toán doanh nghiệp hiện nay
Phần mềm kế toán và các công cụ thuế có thể hỗ trợ doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, quản lý dữ liệu thuận tiện và tăng khả năng kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, mỗi giải pháp có phạm vi chức năng riêng. Doanh nghiệp nên phân biệt phần mềm kế toán, công cụ kê khai thuế, chữ ký số và ứng dụng phục vụ cá nhân trước khi lựa chọn.
Top phần mềm tính thuế TNCN và hỗ trợ kế toán doanh nghiệp hiện nay
Phần mềm kế toán tổng hợp và giải pháp hỗ trợ nghiệp vụ thuế
Đối với doanh nghiệp có nhiều chứng từ, nhân sự hoặc nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, phần mềm kế toán tổng hợp có thể hỗ trợ quản lý dữ liệu và lập báo cáo tập trung. Khi lựa chọn, doanh nghiệp nên kiểm tra khả năng đáp ứng nghiệp vụ thuế, tiền lương và tích hợp với các hệ thống liên quan. Một số thương hiệu, hệ sinh thái giải pháp doanh nghiệp có thể tìm hiểu gồm:
- FastCA: Cung cấp chữ ký số FastCA USB Token phục vụ các giao dịch điện tử. Doanh nghiệp có thể xem xét khả năng sử dụng chữ ký số trong quy trình ký hồ sơ phù hợp.
- NewCA: Định hướng cung cấp giải pháp và dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp vận hành số, trong đó có các sản phẩm, dịch vụ liên quan đến kế toán và hoạt động kinh doanh.
- xCyber: Hệ sinh thái giải pháp số hỗ trợ các nghiệp vụ như hóa đơn điện tử và những hoạt động vận hành liên quan.
Cần lưu ý, chữ ký số không đồng nghĩa với phần mềm kế toán; hóa đơn điện tử cũng không mặc nhiên bao gồm chức năng tính thuế TNCN. Doanh nghiệp cần xác nhận trực tiếp với nhà cung cấp về tính năng, khả năng tích hợp, phạm vi cập nhật và chi phí triển khai của từng sản phẩm.
Khi đánh giá phần mềm tính thuế TNCN mới nhất, kế toán nên kiểm tra khả năng thiết lập biểu thuế, quản lý thông tin người phụ thuộc, xác định các khoản giảm trừ và xuất dữ liệu phục vụ nghiệp vụ liên quan. Chỉ nên lựa chọn tính năng tự động tính thuế khi nhà cung cấp xác nhận sản phẩm thực sự hỗ trợ.
>>> Nhận tư vấn sớm nhất về phần mềm kế toán của NewCA và nhận những ưu đãi hấp dẫn nhất tại đây
eTax Mobile và các ứng dụng tra cứu, kê khai thuế cá nhân tiện lợi
Bên cạnh hệ thống phục vụ doanh nghiệp, người lao động có thể sử dụng các công cụ điện tử của cơ quan thuế để hỗ trợ theo dõi thông tin thuế cá nhân. eTax Mobile là ứng dụng thuế điện tử dành cho người nộp thuế cá nhân. Tùy theo chức năng được cung cấp và tình trạng dữ liệu, người dùng có thể thực hiện các thao tác tra cứu thông tin, theo dõi nghĩa vụ thuế và sử dụng những tiện ích điện tử liên quan.
Ứng dụng có thể hỗ trợ người lao động:
- Chủ động kiểm tra thông tin thuế cá nhân được hệ thống cung cấp.
- Theo dõi một số dữ liệu nghĩa vụ thuế và thông tin liên quan.
- Thực hiện các thủ tục thuế điện tử trong phạm vi chức năng ứng dụng hỗ trợ.
Tuy nhiên, eTax Mobile không thay thế phần mềm kế toán doanh nghiệp. Đơn vị chi trả thu nhập vẫn cần thực hiện các nghiệp vụ quản lý tiền lương, xác định thu nhập chịu thuế, khấu trừ và kê khai theo trách nhiệm của mình.
Các công cụ tính thuế trên nền tảng Excel và Add-in chuyên dụng
Excel hoặc Add-in tính thuế có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ có số lượng nhân sự chưa lớn và cần linh hoạt trong thiết kế bảng lương. Những công cụ này cho phép người dùng xây dựng công thức tính lương Gross – Net, theo dõi các khoản khấu trừ và tùy chỉnh bảng tính theo quy trình nội bộ. Nếu được thiết lập và kiểm soát tốt, Excel cũng có thể hỗ trợ kế toán kiểm tra nhanh các tình huống tính thuế.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý một số hạn chế:
- Công thức có thể sai nếu người thiết lập nhập nhầm ngưỡng thu nhập hoặc thuế suất.
- Bảng tính cần được cập nhật khi quy định thay đổi.
- Việc nhập liệu thủ công có thể làm phát sinh sai lệch giữa các bảng.
- Dữ liệu lương và thông tin cá nhân cần được phân quyền, sao lưu và bảo vệ phù hợp.
Vì vậy, Excel có thể đáp ứng nhu cầu tính toán linh hoạt, nhưng khi nghiệp vụ trở nên phức tạp hoặc số lượng nhân sự tăng, doanh nghiệp nên đánh giá khả năng chuyển sang hệ thống chuyên dụng.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán mới tối ưu cho doanh nghiệp
Sau khi xác định nhu cầu chuyển đổi, doanh nghiệp nên xây dựng bộ tiêu chí đánh giá để lựa chọn giải pháp phù hợp. Việc xem xét cần dựa trên nghiệp vụ thực tế, khả năng vận hành, bảo mật và tổng chi phí sử dụng, thay vì chỉ căn cứ vào giá bán hoặc số lượng tính năng được giới thiệu.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán mới tối ưu cho doanh nghiệp
Khả năng cập nhật nhanh chóng các thông tư, nghị định thuế mới
Khả năng cập nhật chính sách là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm kế toán, đặc biệt với những nghiệp vụ chịu ảnh hưởng trực tiếp từ quy định thuế. Doanh nghiệp nên tìm hiểu:
- Nhà cung cấp có thông báo khi chính sách thuế thay đổi hay không.
- Phần mềm có hỗ trợ cập nhật biểu thuế, tham số và biểu mẫu liên quan hay không.
- Thời gian dự kiến cập nhật sau khi có quy định mới.
- Có tài liệu hướng dẫn hoặc bộ phận hỗ trợ khi kế toán cần điều chỉnh nghiệp vụ hay không.
- Phiên bản hiện tại đã đáp ứng các quy định áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026 chưa.
Với cách tính thuế TNCN 2026, cần kiểm tra cụ thể biểu thuế 5 bậc, mức giảm trừ gia cảnh và các tham số liên quan. Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp xác nhận bằng tài liệu hoặc trình diễn trực tiếp thay vì chỉ dựa vào cam kết chung.
Tính năng mở rộng: Tích hợp hóa đơn điện tử, chữ ký số, nhân sự – tiền lương
Một hệ thống phù hợp cần đáp ứng nhu cầu hiện tại và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Khả năng tích hợp tốt có thể giúp giảm nhập liệu lặp lại và hỗ trợ đối chiếu dữ liệu. Các yếu tố cần xem xét gồm:
- Hóa đơn điện tử: Khả năng kết nối, tiếp nhận hoặc trao đổi dữ liệu hóa đơn theo phương thức được hỗ trợ.
- Chữ ký số: Khả năng sử dụng chữ ký số tương thích để ký hồ sơ điện tử.
- Nhân sự – tiền lương: Khả năng quản lý thông tin lương, khoản khấu trừ và dữ liệu người phụ thuộc nếu có chức năng tương ứng.
- Kết nối dữ liệu: Hạn chế nhập liệu nhiều lần giữa các hệ thống và có cơ chế kiểm tra dữ liệu đồng bộ.
- Khả năng mở rộng: Đáp ứng nhu cầu tăng nhân sự, bổ sung chi nhánh hoặc phát sinh thêm nghiệp vụ.
Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp trình diễn những quy trình quan trọng như nhập dữ liệu, lập báo cáo, xử lý chứng từ và kết nối hệ thống. Qua đó, kế toán có thể đánh giá rõ hơn mức độ phù hợp với quy trình thực tế.
Độ bảo mật dữ liệu tài chính và chi phí triển khai hợp lý
Dữ liệu kế toán, tiền lương và thông tin người lao động cần được quản lý chặt chẽ. Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá các biện pháp bảo mật trước khi chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Một số nội dung cần kiểm tra:
- Cơ chế phân quyền theo vai trò và phạm vi công việc.
- Khả năng sao lưu, khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố.
- Lịch sử thao tác và cơ chế kiểm soát truy cập.
- Phương án bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền, lưu trữ và chuyển đổi.
- Điều khoản về quyền truy cập, xuất và bàn giao dữ liệu khi ngừng sử dụng dịch vụ.
Về chi phí, doanh nghiệp nên tính tổng chi phí sở hữu thay vì chỉ nhìn vào giá mua ban đầu. Các khoản cần xem xét có thể gồm phí bản quyền hoặc thuê bao, triển khai, đào tạo, chuyển đổi dữ liệu, tích hợp, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật. Một kế hoạch chuyển đổi rõ ràng, có bước sao lưu và đối chiếu dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro tốt hơn trong quá trình thay đổi hệ thống.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về cách tính thuế TNCN 2026 và phần mềm kế toán
Những thay đổi về mức giảm trừ gia cảnh, biểu thuế và quy trình quản lý dữ liệu có thể khiến doanh nghiệp và người lao động phát sinh nhiều thắc mắc. Dưới đây là phần giải đáp các câu hỏi thường gặp, giúp bạn hiểu rõ hơn cách áp dụng quy định và những điểm cần kiểm tra khi tính thuế hoặc chuyển đổi phần mềm.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về cách tính thuế TNCN 2026 và phần mềm kế toán
Khi thay đổi phần mềm kế toán, dữ liệu cũ của doanh nghiệp có bị mất không?
Việc thay đổi phần mềm kế toán không đồng nghĩa với việc dữ liệu cũ phải bị xóa bỏ. Doanh nghiệp có thể chuyển dữ liệu sang hệ thống mới nếu phần mềm nguồn và phần mềm đích hỗ trợ định dạng tương thích hoặc có phương án chuyển đổi phù hợp. Trước khi triển khai, doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:
- Sao lưu dữ liệu: Lưu lại dữ liệu kế toán, chứng từ và báo cáo hiện có để có thể đối chiếu khi cần.
- Kiểm tra khả năng xuất, nhập dữ liệu: Xác nhận phần mềm cũ có thể kết xuất dữ liệu ở định dạng nào và phần mềm mới có thể tiếp nhận những định dạng nào.
- Lập kế hoạch chuyển đổi: Xác định phạm vi dữ liệu cần chuyển, thời điểm thực hiện và trách nhiệm của từng bên.
- Đối chiếu sau chuyển đổi: Kiểm tra số dư, chứng từ, công nợ và báo cáo giữa hệ thống cũ với hệ thống mới.
- Lưu trữ hồ sơ lịch sử: Bảo đảm dữ liệu và tài liệu kế toán được lưu giữ theo quy định hiện hành.
Khả năng chuyển dữ liệu qua Excel, API hoặc công cụ trung gian phụ thuộc vào từng phần mềm. Vì vậy, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp xác nhận phương án chuyển đổi trước khi ký hợp đồng hoặc triển khai chính thức.
Mức giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng được áp dụng từ thời điểm nào?
Mức giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng dành cho bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc được áp dụng từ ngày 01/01/2026, theo kỳ tính thuế năm 2026.Căn cứ là Nghị quyết số 110/2025/UBTVQH15. Mức giảm trừ mới cũng được quy định trong Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15. Khi tính thuế, người nộp thuế cần đáp ứng điều kiện giảm trừ và thực hiện đăng ký người phụ thuộc theo quy định nếu có.
Người lao động ký hợp đồng dưới 3 tháng có được giảm trừ gia cảnh khi tính thuế TNCN không?
Cần phân biệt giữa khấu trừ thuế tại thời điểm chi trả thu nhập và xác định nghĩa vụ thuế khi quyết toán. Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, việc khấu trừ thuế tại nguồn được thực hiện theo quy định áp dụng cho nhóm đối tượng này. Doanh nghiệp cần kiểm tra mức chi trả, điều kiện của cá nhân và các quy định hiện hành trước khi xác định có phải khấu trừ thuế hay không.
Trường hợp thuộc diện khấu trừ theo tỷ lệ 10%, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ theo quy định tại thời điểm chi trả, không tự động áp dụng giảm trừ gia cảnh và biểu thuế lũy tiến từng phần như cách tính thuế đối với trường hợp tính theo biểu lũy tiến.
Tuy nhiên, việc khấu trừ tại nguồn không đồng nghĩa với việc nghĩa vụ thuế cuối cùng đã được xác định trong mọi trường hợp. Người lao động cần xem xét tình trạng cư trú, tổng thu nhập, điều kiện quyết toán và các quy định liên quan để xác định nghĩa vụ thuế của mình. Do đó, kế toán không nên chỉ căn cứ vào thời hạn hợp đồng để kết luận số thuế phải nộp mà cần kiểm tra đầy đủ điều kiện áp dụng.
Làm thế nào để phần mềm kế toán tự động cập nhật biểu thuế TNCN 5 bậc mới?
Doanh nghiệp cần kiểm tra xem phần mềm đang sử dụng có hỗ trợ biểu thuế lũy tiến từng phần 5 bậc áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026 hay chưa. Cách cập nhật phụ thuộc vào từng nhà cung cấp và cấu trúc phần mềm. Việc cập nhật có thể được thực hiện thông qua nâng cấp phiên bản, cập nhật trực tuyến hoặc điều chỉnh tham số theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Sau khi cập nhật, kế toán nên kiểm tra:
- Các ngưỡng thu nhập tính thuế và thuế suất.
- Mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc.
- Công thức tính thuế lũy tiến từng phần.
- Các khoản bảo hiểm và giảm trừ được thiết lập trong hệ thống.
- Kết quả tính thử với những mức thu nhập và số lượng người phụ thuộc khác nhau.
Không nên mặc định mọi phần mềm đều tự động cập nhật hoặc mọi bản cập nhật đều bao gồm chức năng tính thuế TNCN. Doanh nghiệp cần xác nhận rõ phạm vi hỗ trợ, phiên bản áp dụng và trách nhiệm cập nhật với nhà cung cấp.
>>> Xem thêm: Công văn 7968/TNI-QLDN3 hướng dẫn miễn thuế TNDN doanh nghiệp mới thành lập như thế nào?
Những thay đổi về biểu thuế lũy tiến từng phần và mức giảm trừ gia cảnh từ năm 2026 khiến việc rà soát quy trình tính lương, khấu trừ thuế và quản lý dữ liệu kế toán trở nên cần thiết hơn đối với doanh nghiệp. Nắm rõ cách tính thuế TNCN 2026, điều kiện giảm trừ gia cảnh và phương pháp tính thuế theo từng bậc sẽ giúp kế toán chủ động kiểm tra số liệu, hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Nếu phần mềm hiện tại chưa đáp ứng yêu cầu cập nhật chính sách, tích hợp dữ liệu hoặc quản lý tiền lương, doanh nghiệp nên đánh giá phương án nâng cấp hay chuyển đổi sang hệ thống phù hợp hơn. Hãy kiểm tra kỹ tính năng, khả năng chuyển đổi dữ liệu, mức độ bảo mật và chi phí triển khai trước khi đưa ra quyết định. Chủ động cập nhật quy định thuế và lựa chọn công cụ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình kế toán rõ ràng, thuận tiện và dễ kiểm soát hơn.
>>> FastCA hiện đang có rất nhiều ưu đãi hấp dẫn cho các gói chữ ký số, lên tới 30% cùng nhiều tháng sử dụng miễn phí. Theo dõi Zalo OA FastCA ngay hôm nay để nhận được tư vấn sớm nhất về gói dịch vụ phù hợp nhất nhé.
