Từ ngày 01/06/2025, lĩnh vực thương mại điện tử (TMĐT) sẽ chứng kiến những thay đổi quan trọng trong việc sử dụng hóa đơn, với việc áp dụng các quy định mới về hóa đơn điện tử dành riêng cho hoạt động này.
Những quy định này được kỳ vọng sẽ mang lại sự minh bạch, hiệu quả và thuận tiện hơn cho cả người bán và người mua trên các nền tảng trực tuyến. Bài viết này sẽ đi sâu vào các nội dung chính của quy định mới về hóa đơn thương mại điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.
Quy định mới về hóa đơn thương mại điện tử áp dụng từ 01/6/2025
Bộ Tài chính đã ban hành Nghị định số 70/2025/NĐ-CP nhằm sửa đổi, bổ sung một số nội dung của Nghị định 123/2020/NĐ-CP liên quan đến hóa đơn, chứng từ.
Theo quy định tại điểm c khoản 5 Điều 1 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khoản 2a được bổ sung sau khoản 2 Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung cụ thể như sau:
– Hóa đơn thương mại điện tử được áp dụng cho các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân xuất khẩu hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, với điều kiện người xuất khẩu có khả năng truyền dữ liệu hóa đơn thương mại tới cơ quan thuế thông qua phương thức điện tử.
Loại hóa đơn này phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo Điều 10 và tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
– Trong trường hợp người xuất khẩu chưa đủ điều kiện để truyền dữ liệu hóa đơn thương mại đến cơ quan thuế bằng phương thức điện tử, có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử giá trị gia tăng hoặc hóa đơn điện tử bán hàng thay thế.
Ngoài ra, theo quy định tại Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử được xác định như sau:
– Đối với hoạt động bán hàng hóa (bao gồm cả việc bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng thuộc dự trữ quốc gia), thời điểm lập hóa đơn là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho bên mua, bất kể đã thanh toán hay chưa.
– Với hàng hóa xuất khẩu (kể cả trường hợp gia công xuất khẩu), người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn, nhưng tối đa không được chậm hơn ngày làm việc kế tiếp kể từ ngày hàng được thông quan theo quy định của pháp luật hải quan.
Quy định về định dạng hóa đơn điện tử như thế nào?
Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 9 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, định dạng hóa đơn điện tử được hiểu như sau:
– Định dạng hóa đơn điện tử là một bộ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu và độ dài các trường thông tin, nhằm phục vụ cho việc truyền tải, lưu trữ và hiển thị nội dung hóa đơn. Loại định dạng này sử dụng ngôn ngữ XML (eXtensible Markup Language) – một chuẩn dùng để trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống CNTT.
– Cấu trúc của định dạng hóa đơn điện tử bao gồm hai phần chính: phần dữ liệu nghiệp vụ liên quan đến nội dung hóa đơn và phần dữ liệu về chữ ký số. Riêng với hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, sẽ bổ sung thêm thành phần chứa dữ liệu về mã của cơ quan thuế.
– Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng định dạng phần dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn và phương thức truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Riêng đối với hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế, Tổng cục Hải quan sẽ thiết kế phần dữ liệu nghiệp vụ cho các thông tin cần dùng trong quy trình hoàn thuế của hải quan và các ngân hàng thương mại đóng vai trò đại lý hoàn thuế.
Ngoài ra, Tổng cục Thuế sẽ công bố công khai định dạng dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và cách thức truyền nhận, đồng thời cung cấp công cụ hỗ trợ hiển thị thông tin hóa đơn theo đúng quy định tại nghị định này.
– Các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ khi truyền dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế cần đáp ứng các tiêu chí kỹ thuật như sau:
+ Phải thiết lập kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế thông qua đường truyền riêng hoặc qua mạng MPLS VPN Layer 3, bao gồm ít nhất một đường truyền chính và một đường truyền dự phòng. Mỗi đường truyền cần đảm bảo tốc độ tối thiểu là 5 Mbps.
+ Phương thức kết nối phải sử dụng dịch vụ Web Service hoặc hàng đợi thông điệp (Message Queue – MQ) có tính năng mã hóa dữ liệu.
+ Dữ liệu phải được đóng gói và truyền tải theo giao thức SOAP.
– Nội dung của hóa đơn điện tử cần được hiển thị rõ ràng, đầy đủ và chính xác, không gây hiểu nhầm, đồng thời phải đảm bảo người mua có thể xem được trên các thiết bị điện tử.
Hoá đơn thương mại điện tử được bảo quản bằng gì?
Căn cứ quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hoá đơn chứng từ như sau:
Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ
1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
Theo quy định nêu trên, hóa đơn thương mại điện tử sẽ được lưu giữ dưới dạng điện tử.
Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể lựa chọn phương thức bảo quản và lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử phù hợp với điều kiện hoạt động thực tế cũng như năng lực ứng dụng công nghệ của mình. Đồng thời, các hóa đơn và chứng từ điện tử này phải đảm bảo có thể in ra bản giấy hoặc tra cứu nhanh chóng khi cần thiết.
Việc nắm vững các quy định mới về hóa đơn thương mại điện tử áp dụng từ ngày 01/06/2025 là vô cùng quan trọng đối với mọi tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động mua bán trực tuyến.
Hy vọng rằng, với những thông tin được cung cấp trong bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng về những thay đổi này và có thể chuẩn bị tốt nhất để tuân thủ các quy định mới, đảm bảo hoạt động kinh doanh thương mại điện tử diễn ra suôn sẻ và hợp pháp. Hãy luôn cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
>> Tham khảo CTKM lớn nhất Quý II/2025 tại đây: https://khuyenmai.fastca.vn/nha-cung-cap-chu-ky-so-fastca
Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
Email: info@fastca.vn
Zalo OA: https://zalo.me/4027431816324838319
Website: https://fastca.vn/
