Chữ ký số token là sản phẩm khá phổ biến ở nước ta và được hầu hết các doanh nghiệp tin dùng. Tuy nhiên có rất nhiều bạn vẫn chưa biết cách dùng sao cho chính xác và hợp lý nhất. Bài viết sau đây FastCA sẽ gợi ý bạn cách sử dụng token chữ ký số hợp lệ, đúng cách nhất.
1. Token chữ ký số là gì?
Token là chữ ký số hay chữ ký điện tử đã được mã hóa thành những con số trên các thiết bị chuyên biệt. Đối với chữ ký số USB Token, token được lưu trữ dưới dạng USB. Mã token được tạo ra có dạng OTP, 1 mã chỉ được dùng 1 lần và nó được tạo ngẫu nhiên cho mỗi giao dịch.
Theo đó, token sẽ được doanh nghiệp áp dụng với những giao dịch trên môi trường online. Nó như mật khẩu bắt buộc phải nhập để đảm bảo tính bảo mật cho tài liệu được ký.
Khi dùng mã token xác nhận giao dịch, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được sự chính xác, an toàn. Và khi bạn xác nhận bằng mã token thì có nghĩa là bạn đã ký vào giấy tờ giao dịch và không cần các tài liệu khác để chứng minh. Nó được pháp luật công nhận, có giá trị như chữ ký tay của bạn.
2. Các loại Token chữ ký số
Trước khi tìm hiểu cách sử dụng token chữ ký số, hãy cùng tìm hiểu các loại token. Hiện nay có 2 dạng Token phổ biến nhất là:
- Hard Token: Là một thiết bị nhỏ gọn như chiếc USB có thể mang đi mọi nơi. Mỗi khi giao dịch, bạn sẽ bám vào thiết bị này để lấy mã.
- Soft Token: Là một phần mềm được cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại/máy tính bảng và phần mềm này cũng cung cấp mã Token cho bạn khi giao dịch
Như vậy chữ ký số USB Token thuộc dạng hard token.
Token chữ ký số được sử dụng trong rất nhiều ngành nghề có giao dịch tài chính online thường xuyên như ngân hàng, Cơ quan Thuế, BHXH….
3. Chữ ký số token được sử dụng trong những trường hợp nào?
Chữ ký số USB token có thể hiểu là hình thức ký thay thế chữ ký viết tay thông thường của bạn trên môi trường điện tử một cách hợp pháp. Đây là loại chữ ký số phổ biến được sử dụng bởi cả cá nhân và doanh nghiệp.
- Đối với doanh nghiệp và tổ chức, chữ ký số token có thể được sử dụng trong các trường hợp như đăng ký kinh doanh, ký các loại hoá đơn điện tử, kê khai và nộp thuế, bảo hiểm xã hội điện tử, khai báo hải quan, ký các chứng từ trong giao dịch nội bộ như thanh toán tạm ứng, báo cáo quản trị, phiếu thu, phiếu chi, ký kết hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động. Đặc biệt, hiện nay theo quy định, mọi doanh nghiệp đều cần chữ ký số để kê khai thuế môn bài.
- Đối với lĩnh vực hành chính, nhân sự, chữ ký số cũng thường được sử dụng trong các trường hợp như xác nhận hoá đơn, biên lai điện tử, khai nộp đối với dịch vụ Kho bạc,…
- Đối với cá nhân, chữ ký số token thường được dùng trong các giao dịch điện tử, kê khai thuế thu nhập cá nhân, ký các loại văn bản điện tử nói chung.
4. Lợi ích khi doanh nghiệp, cá nhân sử dụng chữ ký số token
Với tính năng phù hợp và tiện ích trong nhiều trường hợp và được sử dụng bởi nhiều đối tượng, khách hàng khi mua chữ ký số token đều có thể đồng ý với những lợi ích mà loại chữ ký số này mang lại như:
- Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin chữ ký số.
- Rút ngắn quy trình phức tạp mỗi khi xin chữ ký, tiết kiệm thời gian.
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý khi sử dụng văn bản, hoá đơn điện tử.
- Tiết kiệm chi phí in ấn giấy tờ, công văn, hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ để xin xác nhận chữ ký từ người có thẩm quyền.
- Xác định nguồn gốc văn bản.
5. Cách sử dụng token chữ ký số như thế nào?
Cách sử dụng token chữ ký số khá đơn giản, bạn chỉ cần cắm USB vào máy tính và kết nối với phần mềm đã cài đặt sẵn để thực hiện ký số. Nội dung văn bản và thông tin người tạo lập tài liệu đã được mã hóa, khi mã công khai khớp với mã cá nhân của bạn, văn bản sẽ được giải mã và hoàn tất quy trình ký kết.
Xem thêm: Cách cài đặt chữ ký số FastCA
6. FastCA – Phần mềm ký số đơn giản và tiết kiệm chi phí
Hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung cấp chữ ký số khác nhau khiến doanh nghiệp phân vân không biết sản phẩm nào phù hợp. FastCA là một giải pháp được Bộ TTTT cấp phép hoạt động và có nhiều tính năng hấp dẫn:
- Ký tài liệu văn bản nhanh chóng và đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian.
- Tích hợp với hóa đơn điện tử, BHXH, phần mềm HRM, CRM và các ứng dụng khác, đơn giản hóa quy trình công việc.
- Cung cấp khả năng sử dụng chữ ký ở nhiều vị trí khác nhau, tạo sự linh hoạt trong quá trình ký.
- Tăng tốc độ xử lý các tài liệu, văn bản, giúp tiết kiệm thời gian lên đến 12 giờ mỗi tuần.
- Đáp ứng các tiêu chí về bảo mật và có giá cả hợp lý, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.
- Đội ngũ nhân viên của FastCA sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ khách hàng 24/7 để đảm bảo công việc của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
Để nhận được tư vấn chi tiết về chữ ký số FastCA và nhận báo giá sản phẩm, doanh nghiệp có thể liên hệ ngay với chúng tôi.
Kết luận
Nhìn chung cách sử dụng token chữ ký số khá đơn giản. Hy vọng với những thông tin hữu ích trên đây bạn sẽ dễ dàng dùng sản phẩm vào các thủ tục hành chính, từ đó tiết kiệm được nhiều thời gian xử lý công việc mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
