Chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp là bước quan trọng để mở rộng quy mô, nâng cao uy tín và tiếp cận nhiều cơ hội kinh doanh. Bài viết này FastCA sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ, quy trình thực hiện qua Cổng đăng ký doanh nghiệp, thời hạn xử lý và những lưu ý pháp lý giúp bạn thực hiện thủ tục đúng luật, tránh rủi ro về thuế, hợp đồng và lao động.
Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp và các lưu ý quan trọng để tránh rủi ro khi thực hiện
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp là một bước quan trọng giúp các cá nhân, hộ kinh doanh mở rộng quy mô, nâng cao hiệu quả quản trị và được hưởng nhiều ưu đãi về chính sách pháp lý, thuế và tín dụng.
Để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi, dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp và những điểm cần lưu ý để tránh rủi ro trong quá trình thực hiện.
Thủ tục chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Căn cứ pháp lý:
Theo Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có nhu cầu chuyển sang hoạt động theo mô hình doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh và nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi dự kiến đặt trụ sở chính.
Hình thức nộp hồ sơ:
- Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh; hoặc
- Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
Tùy loại hình doanh nghiệp dự định thành lập, hồ sơ sẽ có một số điểm khác biệt:
Doanh nghiệp tư nhân
-
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
-
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
-
Trường hợp chủ doanh nghiệp kê khai số định danh cá nhân thì không cần nộp bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân.
Công ty hợp danh
-
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
-
Điều lệ công ty.
-
Danh sách thành viên hợp danh.
-
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức tham gia (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân).
-
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Công ty TNHH một thành viên hoặc hai thành viên trở lên
-
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
-
Điều lệ công ty.
-
Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên).
-
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức tham gia (nếu chưa kê khai số định danh cá nhân).
-
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Công ty cổ phần
-
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
-
Điều lệ công ty.
-
Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).
-
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân, tổ chức tham gia (trừ trường hợp kê khai số định danh cá nhân).
-
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Thời hạn và quy trình xử lý hồ sơ
Trong 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi:
-
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh.
Sau đó, cơ quan cấp xã:
-
Gửi thông tin chấm dứt hộ kinh doanh đến Cơ quan thuế;
-
Đăng thông báo công khai việc hộ kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
-
Cập nhật trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh thành “đang làm thủ tục chấm dứt” trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh.
Khi Cơ quan thuế xác nhận hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, thông tin này sẽ được chuyển lại cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được xác nhận của cơ quan thuế, cơ quan cấp xã sẽ chuyển trạng thái pháp lý của hộ kinh doanh sang “đã chấm dứt hoạt động”.
Kết quả pháp lý sau khi chuyển đổi
-
Hộ kinh doanh cũ chấm dứt hiệu lực hoạt động kể từ khi doanh nghiệp mới được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
-
Tổ chức mới sẽ hoạt động theo mô hình doanh nghiệp và có tư cách pháp nhân độc lập, mã số doanh nghiệp thống nhất với mã số thuế.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Để hoàn tất việc chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp, cá nhân hoặc chủ hộ cần thực hiện đúng quy trình theo các bước sau:
Hướng dẫn chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hộ kinh doanh cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp phù hợp với loại hình doanh nghiệp dự định chuyển đổi (doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh).
Hồ sơ phải được lập theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo đầy đủ các giấy tờ pháp lý cần thiết.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Hồ sơ có thể nộp theo một trong hai hình thức sau:
- Cách 1: Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở chính.
- Cách 2: Nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn) thông qua tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.
Lưu ý:
Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, sau khi nhận được thông báo hồ sơ đã hợp lệ, doanh nghiệp cần mang bộ hồ sơ bản giấy đến bộ phận Một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh để đối chiếu và hoàn tất thủ tục.
Tại một số địa phương, tên gọi hoặc cơ cấu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể thay đổi do việc sắp xếp lại tổ chức bộ máy.
Ví dụ: ở TP. Hồ Chí Minh, một số chức năng về đăng ký doanh nghiệp được giao cho đơn vị hợp nhất giữa Sở Kế hoạch và Đầu tư và Sở Tài chính theo quyết định của thành phố.
Bước 3: Thẩm định và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho hộ kinh doanh chuyển đổi.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Thời gian giải quyết: thông thường từ 05–07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Bước 4: Thông báo chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh
Theo Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở để thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh trên hệ thống dữ liệu quốc gia.
Bước 5: Công bố thông tin doanh nghiệp
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp mới phải đăng bố cáo thành lập trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận.
Bước 6: Thực hiện các thủ tục sau đăng ký
Sau khi hoàn thành đăng ký thành lập, doanh nghiệp cần thực hiện thêm các thủ tục pháp lý cần thiết, bao gồm:
- Đăng ký thuế và kê khai ban đầu tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Khắc dấu doanh nghiệp và thông báo mẫu dấu (nếu áp dụng).
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và mua chữ ký số công cộng để thực hiện giao dịch điện tử theo quy định.
Một số lưu ý quan trọng khi chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp
-
Về mã số thuế:
-
Khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đơn vị chuyển đổi sẽ được cấp mã số thuế mới tương ứng với loại hình doanh nghiệp đã đăng ký.
-
Mã số thuế của hộ kinh doanh trước đây sẽ bị chấm dứt hiệu lực.
-
Nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân của chủ hộ vẫn được quản lý riêng theo mã số thuế cá nhân của người đại diện hộ kinh doanh.
-
-
Về nghĩa vụ thuế:
Trước khi tiến hành chuyển đổi hộ kinh doanh phải hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ thuế còn tồn đọng với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trong trường hợp hộ kinh doanh chưa hoàn thành nghĩa vụ này, thì:-
Doanh nghiệp mới thành lập sẽ kế thừa toàn bộ quyền và nghĩa vụ thuế từ hộ kinh doanh cũ.
-
Nếu chuyển đổi hộ kinh doanh sang công ty TNHH hoặc công ty cổ phần, chủ hộ kinh doanh (người đại diện hợp pháp trước khi chuyển đổi) phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với những khoản nợ chưa thanh toán của hộ kinh doanh trước đó.
-
Đọc thêm:
>>> Tải Về Công Văn 29596/CHQ-GSQL – Hướng Dẫn Khai Mã Trên Tờ Khai Hải Quan
Những lợi ích khi chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp
Theo thông tin đăng tải trên Trang thông tin điện tử Cục Thuế tỉnh Quảng Trị, việc chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp mang lại nhiều ưu đãi và lợi thế vượt trội, giúp hộ kinh doanh phát triển bền vững và mở rộng quy mô hoạt động. Cụ thể:
Có tư cách pháp nhân – Tài sản được tách biệt rõ ràng
-
Khi trở thành doanh nghiệp, tài sản cá nhân và tài sản kinh doanh được tách biệt, giúp giảm thiểu rủi ro tài chính, bảo vệ quyền lợi cá nhân nếu phát sinh tranh chấp hoặc nghĩa vụ nợ.
-
Đồng thời, tư cách pháp nhân giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh, củng cố uy tín và tạo được niềm tin với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý.
Hưởng ưu đãi về thuế và lệ phí
-
Doanh nghiệp được chuyển đổi từ hộ kinh doanh được miễn lệ phí môn bài và hưởng ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp trong 3 năm đầu hoạt động (theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP, Nghị định 22/2020/NĐ-CP và Nghị quyết 198/2025/QH15).
-
Nếu hoạt động thuộc lĩnh vực khởi nghiệp đổi mới sáng tạo, doanh nghiệp còn có thể được giảm thêm thuế thu nhập doanh nghiệp theo chính sách khuyến khích đổi mới sáng tạo.
-
Những ưu đãi này giúp doanh nghiệp giảm chi phí ban đầu, tăng khả năng tái đầu tư và mở rộng hoạt động.
Dễ dàng tiếp cận vốn và hợp tác với đối tác lớn
-
Doanh nghiệp có hồ sơ pháp lý rõ ràng, giúp tiếp cận các nguồn vốn vay, quỹ đầu tư, hoặc chương trình hỗ trợ tài chính dễ dàng hơn.
-
Các đối tác, nhà thầu lớn cũng thường ưu tiên hợp tác với doanh nghiệp để đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong giao dịch.
Cơ hội tham gia chuỗi cung ứng và mở rộng thị trường
-
Doanh nghiệp có thể tham gia các chuỗi cung ứng lớn, đấu thầu các dự án, hợp đồng có giá trị cao, mở rộng quy mô kinh doanh.
-
Với pháp lý minh bạch, doanh nghiệp có khả năng xuất khẩu hàng hóa, hợp tác quốc tế, dễ dàng tiếp cận thị trường nước ngoài.
Nâng cao năng lực quản trị
-
Chuyển đổi giúp hoạt động quản trị chuyên nghiệp hơn, với hệ thống tài chính, kế toán, nhân sự và quy trình vận hành rõ ràng.
-
Điều này không chỉ giúp quản lý hiệu quả, giảm rủi ro, mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Cơ hội được hưởng thêm chính sách hỗ trợ
-
Theo Nghị quyết 68-NQ/TW năm 2025 và Nghị quyết 198/2025/QH15, doanh nghiệp mới thành lập có thể được hỗ trợ về chuyển đổi số, đổi mới công nghệ, nghiên cứu khoa học và phát triển sản phẩm mới.
-
Đây là cơ hội giúp các hộ kinh doanh sau khi chuyển đổi có thể tăng năng suất, hiện đại hóa hoạt động và phát triển lâu dài.
Chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp được miễn thuế TNDN trong bao lâu?
Theo Điều 15 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025, doanh nghiệp thành lập mới từ hộ kinh doanh thuộc các trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 10 của Luật này sẽ được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trong 02 năm liên tục kể từ khi phát sinh thu nhập chịu thuế.
Cụ thể, Điều 10 Luật Thuế TNDN 2025 cũng nêu rõ mức thuế suất áp dụng cho từng nhóm doanh nghiệp như sau:
-
Thuế suất 15%: áp dụng với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không vượt quá 3 tỷ đồng;
-
Thuế suất 17%: áp dụng với doanh nghiệp có tổng doanh thu năm trên 3 tỷ đồng nhưng không quá 50 tỷ đồng.
Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên, hộ kinh doanh sau khi chuyển đổi thành doanh nghiệp sẽ được miễn thuế TNDN trong 2 năm liên tiếp kể từ thời điểm có thu nhập chịu thuế.
Tuy nhiên, chính sách miễn thuế này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có doanh thu không vượt quá 50 tỷ đồng/năm sau khi chuyển đổi.
Chuyển đổi hộ kinh doanh là bước quan trọng để chuyên nghiệp hóa hoạt động và mở rộng cơ hội, nhưng cần chuẩn bị kỹ hồ sơ, hoàn tất nghĩa vụ thuế và xác minh các giấy phép có điều kiện. Thực hiện đúng quy trình đăng ký tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và chuẩn bị trước các rủi ro về hợp đồng, thuế và lao động sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh nhanh chóng và an toàn.
Để nộp hồ sơ qua mạng, bạn sẽ cần chữ ký số để ký các tờ khai điện tử — FastCA đang có chương trình giảm 30% cho khách hàng cấp mới, gia hạn và chuyển từ nhà cung cấp khác. Nếu bạn muốn, FastCA có thể giúp bạn hoàn thiện bước ký số nhanh chóng để nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và hóa đơn điện tử ngay sau khi chuyển đổi. Đăng ký ngay tại đây hoặc liên hệ Zalo OA của FastCA để được tư vấn nhanh nhất!
