Trong quá trình hoạt động, việc khai báo và quản lý nhân sự không chỉ phục vụ cho mục đích vận hành nội bộ mà còn là nghĩa vụ pháp lý của mỗi doanh nghiệp. Trong đó, việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động (hay còn gọi là báo cáo sử dụng lao động) là một trong những thủ tục quan trọng mà các đơn vị cần thực hiện định kỳ. Nhằm giúp các doanh nghiệp, tổ chức nắm bắt chính xác quy định pháp luật mới nhất trong năm 2026, bài viết dưới đây FastCA sẽ giải đáp chi tiết về đối tượng, biểu mẫu, thời hạn cũng như các quy định xử phạt liên quan.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là loại báo cáo định kỳ mà người sử dụng lao động phải lập để thông tin cho cơ quan quản lý Nhà nước về tình trạng nhân sự tại đơn vị mình. Nội dung báo cáo phản ánh đầy đủ các thông tin như: số lượng lao động, vị trí việc làm, loại hợp đồng lao động, mức lương, và các biến động về nhân sự (tăng, giảm) trong kỳ báo cáo.
Trên thực tế, bộ phận nhân sự thường gọi đây là báo cáo lao động 6 tháng hoặc báo cáo lao động cuối năm. Dữ liệu từ báo cáo này giúp Nhà nước theo dõi biến động thị trường việc làm, tình hình tham gia bảo hiểm xã hội và quan hệ lao động tại doanh nghiệp.
Vậy báo cáo tình hình sử dụng lao động có bắt buộc không?
Câu trả lời là CÓ. Đây là nghĩa vụ bắt buộc được quy định rõ tại Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Mọi doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động đều phải thực hiện khai trình và báo cáo định kỳ. Việc lơ là hoặc bỏ sót nghĩa vụ này có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các án phạt hành chính từ cơ quan chức năng.
Những ai phải báo cáo tình hình sử dụng lao động?
Xác định đúng đối tượng là bước đầu tiên để doanh nghiệp thực hiện đúng thủ tục. Vậy ai phải báo cáo tình hình sử dụng lao động?
Theo quy định, đối tượng phải thực hiện báo cáo là người sử dụng lao động theo khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019. Cụ thể bao gồm: Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận.
Vậy khi nào phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động?
Đó là khi đối tượng có sử dụng lao động (có phát sinh quan hệ lao động thông qua việc thuê mướn, thỏa thuận làm việc) thì đơn vị đó bắt buộc phải thực hiện báo cáo định kỳ, hoàn toàn không phụ thuộc vào quy mô nhân sự lớn hay nhỏ.
Ví dụ:
- Đối với doanh nghiệp: Một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ quy mô siêu nhỏ, chỉ có dưới 10 người lao động làm việc theo thỏa thuận thì doanh nghiệp này vẫn phải lập và nộp báo cáo theo quy định.
- Đối với hộ kinh doanh/ cá nhân kinh doanh: Một cửa hàng tạp hóa (đăng ký dưới hình thức hộ kinh doanh) có thuê mướn 2 nhân viên bán hàng làm việc theo thỏa thuận cũng thuộc đối tượng bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trong năm
Để tránh bị phạt do chậm trễ, doanh nghiệp cần nắm rõ thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định. Vậy nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động khi nào? Pháp luật quy định doanh nghiệp phải nộp định kỳ 2 lần trong năm, cụ thể:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm: Doanh nghiệp phải hoàn thành và nộp trước ngày 05 tháng 6 hằng năm. Tức là, chậm nhất vào ngày 04/6, đơn vị cần gửi hồ sơ thành công để tránh rủi ro bị tính là nộp muộn.
- Báo cáo hằng năm (cuối năm): Doanh nghiệp phải thực hiện nộp trước ngày 05 tháng 12 hằng năm. Tương tự, hồ sơ nên được chuẩn bị và gửi chậm nhất vào ngày 04/12.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động chuẩn, mới nhất
Hiện nay, pháp luật ban hành các biểu mẫu riêng biệt tùy thuộc vào nhóm lao động mà đơn vị đang sử dụng. Cụ thể có 2 mẫu báo cáo chính mà bộ phận nhân sự cần lưu ý:
- Mẫu số 01/PLI (Dành cho lao động nói chung)
Đây là mẫu báo cáo sử dụng lao động phổ biến nhất, ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Mẫu này áp dụng cho cả kỳ báo cáo 6 tháng đầu năm và kỳ báo cáo hằng năm đối với nhân sự thông thường.
>>> Tải Mẫu 01/PLI báo cáo tình hình sử dụng lao động tại ĐÂY
- Mẫu số 07/PLI (Dành cho lao động nước ngoài)
Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn có sử dụng chuyên gia, lao động là người nước ngoài, bạn bắt buộc phải lập và nộp thêm một biểu mẫu riêng là Mẫu số 07/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
>>> Download miễn phí mẫu 07/PLI
Lưu ý: Doanh nghiệp cần cập nhật chính xác dữ liệu từ sổ quản lý lao động để điền vào các mẫu này, đảm bảo tính thống nhất giữa hồ sơ nhân sự và hồ sơ bảo hiểm xã hội.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp ở đâu?
Bên cạnh biểu mẫu, báo cáo tình hình sử dụng lao động gửi ai hay báo cáo tình hình sử dụng lao động nộp ở đâu cũng là vấn đề cần đặc biệt chú ý, nhất là khi có sự thay đổi về cơ quan tiếp nhận trong năm 2026 (theo Nghị định 129/2025/NĐ-CP, báo cáo được gửi đến Sở Nội vụ thay vì Sở Lao động – Thương binh và Xã hội).
Hiện có 3 cách thức chính để doanh nghiệp thực hiện:
– Cách 1: Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia (Ưu tiên). Người sử dụng lao động gửi báo cáo đến Sở Nội vụ thông qua Cổng DVC Quốc gia. Hệ thống sẽ tự động liên thông dữ liệu.
– Cách 2: Nộp bản giấy (nếu không thể nộp trực tuyến). Trường hợp không thể báo cáo qua Cổng DVC, doanh nghiệp lập bản cứng và gửi đến Sở Nội vụ. Đồng thời, doanh nghiệp phải thông báo đến cơ quan Bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
– Cách 3: Nộp đối với lao động làm việc trong Khu công nghiệp, Khu kinh tế. Ngoài việc báo cáo đến Sở Nội vụ và cơ quan BHXH khu vực, các doanh nghiệp nằm trong Khu công nghiệp, Khu kinh tế còn phải gửi báo cáo đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế đó để theo dõi.
Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị phạt?
Nếu doanh nghiệp lơ là, không nộp báo cáo sử dụng lao động hoặc nộp quá hạn quy định thì chắc chắn SẼ BỊ XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH.
Căn cứ theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP, chế tài xử phạt đối với hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động được quy định rất rõ ràng và chi tiết như sau:
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Áp dụng đối với cá nhân là người sử dụng lao động vi phạm.
- Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Áp dụng đối với người sử dụng lao động là tổ chức/doanh nghiệp (mức phạt gấp 02 lần mức phạt của cá nhân).
Ngoài việc bị phạt tiền, việc không nộp báo cáo hoặc khai báo dữ liệu sai lệch còn gây ra rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp khi phải giải trình với cơ quan quản lý. Đặc biệt, rủi ro pháp lý sẽ tăng cao trong các đợt thanh tra chuyên ngành về lao động, kiểm tra từ cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc khi doanh nghiệp cần xin các giấy phép liên quan đến sử dụng lao động nước ngoài.
Nhìn chung, việc chủ động hoàn thành báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng hạn không chỉ là trách nhiệm pháp lý bắt buộc mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản trị nhân sự. Hy vọng những thông tin cập nhật mới nhất trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục này một cách thuận lợi, chính xác và phòng tránh tối đa các rủi ro xử phạt.
