Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử có cần đóng dấu?

Nhiều bạn thắc mắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì có cần đóng dấu không? Để giải đáp cho câu hỏi này, bạn vui lòng xem ngay bài viết dưới đây của FastCA nhé!

Hiểu hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử là gì?

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng, việc sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Sự chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ đem lại tiện ích mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp cũng như môi trường.

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật

Tuy nhiên một vài trường hợp, doanh nghiệp muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Khái niệm hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được hiểu đơn giản là in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để lưu giữ hóa đơn điện tử. Tuy nhiên khi hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải được đảm bảo về yêu cầu về giá trị sử dụng, nội dung, mục đích sử dụng theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Để trả lời cho câu hỏi này thì bạn cần phải đọc kỹ hướng dẫn tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

“Điều 12. Chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Như vậy hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý, chỉ có giá trị dùng lưu giữ, ghi sổ hoặc theo dõi. Vì thế hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không bắt buộc phải dấu.

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử không có giá trị pháp lý nên không bắt buộc phải đóng dấu. Ảnh: Internet

Hướng dẫn quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Có 2 cách đơn giản để tạo ra hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Cách 1: Người dùng thao tác chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang dùng. Có 4 bước như sau:

• Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử
• Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
• Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
• Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử thực hiện in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Cách 2: Người dùng tải hóa đơn điện tử về máy tính có kết nối với máy in và thực hiện thao tác in.

• Bước 1: Lưu file hóa đơn điện tử cần chuyển đổi về máy tính dưới dạng PDF
• Bước 2: Tiến hành thao tác in hóa đơn
• Bước 3: Sau khi in thì ký tên, ghi rõ họ tên người thực hiện quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Phân biệt Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Để phân biệt hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, bạn có thể theo dõi các nội dung so sánh tại bảng dưới đây:

Kết luận

Như vậy FastCA đã giúp bạn trả lời cho câu hỏi: “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có phải đóng dấu?”. Hy vọng rằng bài viết trên đây đã giúp bạn có thêm những kiến thức về quy định pháp luật liên quan tới hóa đơn chuyển đổi. Theo dõi Blog của FastCA để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!