Khi kết thúc năm tài chính, việc tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là mối quan tâm hàng đầu của nhiều người lao động, đặc biệt là những người đã thay đổi nơi làm việc trong năm. Để hoàn tất thủ tục này, một trong những giấy tờ quan trọng nhất chính là chứng từ khấu trừ thuế. Vậy làm thế nào để xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ một cách nhanh chóng và đúng luật? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết cho bạn.
Có thể đề nghị công ty cũ xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN được không?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ.
Điều này có nghĩa là, trừ trường hợp bạn đã ủy quyền quyết toán thuế cho công ty, còn lại trong mọi trường hợp công ty đã khấu trừ thuế của bạn thì phải có trách nhiệm cấp chứng từ khi bạn yêu cầu. Ngay cả khi bạn đã nghỉ việc, bạn hoàn toàn có quyền đề nghị xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ để phục vụ cho việc quyết toán cá nhân.
Thậm chí, theo các văn bản hướng dẫn mới nhất (như Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nếu công ty cũ của bạn thực hiện sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, đơn vị kế thừa quyền lợi và nghĩa vụ vẫn có trách nhiệm cấp chứng từ này cho bạn.
Vậy xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ để làm gì?
Thực tế, đây là chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ quyết toán thuế nếu bạn thuộc trường hợp tự quyết toán với cơ quan thuế. Cụ thể:
- Để làm thủ tục hoàn thuế.
- Để bù trừ thuế.
- Chứng minh thu nhập và nghĩa vụ thuế.
Cách xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ
Để quá trình xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ diễn ra thuận lợi, bạn có thể áp dụng một trong hai hình thức phổ biến sau:
Cách 1: Gửi email cho Phòng Kế toán hoặc nhân sự (HR)
Đây là cách chuyên nghiệp và giúp lưu lại bằng chứng yêu cầu. Trong email, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin:
- Họ và tên, Mã số thuế cá nhân (số CCCD/định danh).
- Thời gian làm việc tại công ty trong năm cần quyết toán.
- Yêu cầu cụ thể: Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho khoảng thời gian trên.
- Hình thức nhận: Nhận bản giấy trực tiếp/qua bưu điện hoặc nhận chứng từ điện tử qua email.
Cách 2: Liên hệ trực tiếp
Bạn có thể đến văn phòng công ty cũ hoặc gọi điện, nhắn tin cho nhân sự/kế toán phụ trách. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử, nên việc gửi file qua email hay Zalo diễn ra rất nhanh chóng, giúp bạn tiện lợi hơn khi tự quyết toán thuế online.
Lưu ý khi nhận chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ công ty cũ
Sau khi nhận được phản hồi, bạn cần kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ (Mẫu 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) để đảm bảo tính hợp lệ. Các nội dung bắt buộc phải có bao gồm:
- Thông tin chứng từ: Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự.
- Thông tin bên chi trả: Tên, địa chỉ, mã số thuế của công ty cũ.
- Thông tin người nhận: Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế cá nhân (hoặc số định danh).
- Chi tiết thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản bảo hiểm bắt buộc, từ thiện, nhân đạo (nếu có) và số thuế đã khấu trừ.
- Thời gian lập: Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Chữ ký: Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập. (Nếu là chứng từ điện tử thì phải có chữ ký số hợp lệ).
Các câu hỏi thường gặp
Câu 1: Một người có thể có nhiều chứng từ khấu trừ thuế TNCN được không?
Có. Nếu trong một năm bạn làm việc tại nhiều công ty và mỗi nơi đều khấu trừ thuế của bạn, bạn cần thu thập chứng từ từ tất cả các đơn vị đó để tổng hợp khi quyết toán thuế.
Câu 2: Mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể xin công ty cũ cấp lại không?
Có. Bạn có thể đề nghị công ty cũ hỗ trợ cấp lại hoặc cung cấp bản sao/file điện tử nếu chứng từ cũ bị thất lạc. Tuy nhiên, để tránh phiền hà, bạn nên lưu trữ cẩn thận file điện tử ngay khi nhận được.
Câu 3: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có thay thế quyết toán không?
Không. Chứng từ này chỉ là tài liệu chứng minh số thuế bạn đã tạm nộp. Bạn vẫn phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế (nộp tờ khai) với cơ quan thuế để xác định số thuế thực tế phải nộp trong năm là bao nhiêu (thừa thì hoàn, thiếu thì nộp thêm).
Hy vọng những hướng dẫn trên đã giúp bạn nắm rõ quy trình xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ. Việc chủ động chuẩn bị hồ sơ sớm sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối về pháp lý và đảm bảo quyền lợi tối đa khi quyết toán thuế. Chúc bạn thực hiện thủ tục thành công và nhanh chóng.
