Trong quá trình phát hành hóa đơn nhiều doanh nghiệp không tránh khỏi trường hợp sai mã số thuế. FastCA sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn cách xử lý lỗi sai mã xóa thuế trên hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.
Các nguyên nhân dẫn đến sai mã số thuế trên hoá đơn điện tử
Lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử thường do các nguyên nhân cơ bản sau:
- Lỗi từ phía người xuất hóa đơn: Các sai sót từ phía người xuất hóa đơn có thể bao gồm việc nhập sai thông tin mã số thuế hoặc không cập nhật thông tin mới nhất.
- Thông tin không chính xác từ phía bên mua: Khi bên mua cung cấp thông tin không chính xác về mã số thuế của họ, điều này có thể làm cho hóa đơn điện tử không hợp lệ.
- Lỗi hệ thống hoặc công nghệ: Sai sót có thể xảy ra do các vấn đề liên quan đến hệ thống và công nghệ sử dụng để xuất và quản lý hóa đơn điện tử.
Hóa đơn sai mã số thuế là một trong những tình trạng khá phổ biến mà các kế toán thường gặp phải. Ảnh: Internet
Cách phát hiện sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử
Cách kiểm tra mã số thuế của bên mua và bên bán trên hóa đơn điện tử: Người xuất hóa đơn cần xác minh mã số thuế của bên mua và bên bán trước khi xuất hóa đơn. Điều này có thể được thực hiện thông qua các công cụ kiểm tra trực tuyến hoặc liên hệ với cơ quan thuế để xác nhận thông tin.
Các dấu hiệu thường gặp của hóa đơn điện tử có sai mã số thuế bao gồm: mã số thuế không đúng định dạng, không khớp với thông tin công ty, hoặc không trùng khớp với cơ sở dữ liệu thuế.
Hướng dẫn cách xử lý sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử trong từng trường hợp
Trường hợp hóa đơn điện tử sai mã số thuế nhưng người bán chưa gửi cho người mua
Với trường hợp sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử nhưng người bán phát hiện ra, hóa đơn chưa được gửi đi thì doanh nghiệp có thể lập văn bản thỏa thuận và lập hóa đơn thay thế mới để điều chỉnh hóa đơn điện tử sai mã số thuế.
Cụ thể, doanh nghiệp khi gặp lỗi ở trường hợp này có thể xử lý như sau:
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận trong đó ghi rõ lỗi sai mã số thuế trên hoá đơn điện tử
- Người bán lập hoá đơn điện tử mới thay thế, bắt buộc phải có dòng “Thay thế cho hoá đơn số….ký hiệu… mẫu số…. ký hiệu hoá đơn… số hoá đơn….”, đảm bảo đã ký số và gửi lại cho người mua.
- Người bán lập Thông báo huỷ hoá đơn điện tử theo mẫu 04 – Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ rồi gửi tới Cơ quan thuế.
Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của Cơ quan thuế thì doanh nghiệp phải gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế rồi đợi cấp mã mới. Khi được cấp mã mới thì doanh nghiệp mới lập hóa đơn thay thế rồi chuyển cho người mua.
Trường hợp hóa đơn điện tử sai mã số thuế, người bán đã gửi cho người mua
Theo Điểm b, Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mà phát hiện sai mã số thuế trên hóa đơn thì sẽ được xử lý từng bước như sau:
- Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… mẫu số…; ký hiệu hóa đơn…; số hóa đơn…; ngày/tháng/năm”.
- Lập biên bản thỏa thuận giữa người mua và người bán ghi rõ sai sót
Người bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo đúng mẫu số 04 trong Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
Lưu ý: Nếu hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế thì doanh nghiệp cần lập và gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trước để Cơ quan thuế cấp lại mã số mới cho đơn hơn. Sau đó doanh nghiệp mới lập hóa đơn thay thế.
Với trường hợp người mua đã tiến hành kê khai hóa đơn sai mã số thuế thì doanh nghiệp sau khi lập hóa đơn thay thế cần điều chỉnh lại hóa đơn sai sót để kê khai đúng quy định pháp luật.
Kế toán phải xử lý như thế nào khi lỡ viết sai mã số thuế trên hóa đơn? Ảnh: Internet
Trường hợp hóa đơn điện tử sai mã số thuế được phát hiện bởi Cơ quan thuế
Với trường hợp Cơ quan thuế phát hiện ra hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế thì sẽ được xử lý các bước như sau:
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu số 05 trong Phụ lục kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
- Trong thời gian 2 ngày, người bán lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử theo mẫu 04 trong Phụ lục kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP rồi gửi tới Cơ quan thuế.
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận hóa đơn điện tử sai mã số thuế
- Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế rồi đồng thời gửi cho người mua và Cơ quan thuế theo đúng quy định.
Lưu ý: Nếu hóa đơn điện tử đã được kê khai trước đó thì người bán và người mua cần tiến hành điều chỉnh kê khai.
Hướng dẫn để tránh sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử trong tương lai
Quy trình kiểm tra thông tin trước khi xuất hóa đơn điện tử: Thiết lập quy trình chặt chẽ để kiểm tra thông tin về mã số thuế trước khi xuất hóa đơn điện tử, và đảm bảo cập nhật thường xuyên dữ liệu.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ chính xác mã số thuế: Sử dụng phần mềm và công nghệ hỗ trợ để đảm bảo mã số thuế được nhập và xử lý chính xác.
Đào tạo nhân viên về quy trình và luật pháp liên quan: Đào tạo nhân viên liên quan đến việc xử lý hóa đơn điện tử và kiểm tra thông tin mã số thuế để tăng cường nhận thức và kỹ năng trong công việc.
Kết luận
Bài viết trên đây của FastCA đã hướng dẫn chi tiết các bạn cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn thao tác xử lý sai sót này nhanh chóng và có thể hạn chế lỗi sai mã số thuế trên hóa đơn điện tử trong tương lai.
