Trong một số tình huống, Giám đốc doanh nghiệp có thể phải cân nhắc thay đổi chữ ký cá nhân vì nhiều lý do khác nhau. Vậy thủ tục và quy trình cần thiết để thay đổi chữ ký người đại diện pháp luật của doanh nghiệp sẽ ra sao?
Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là gì?
Người đại diện theo quy định của pháp luật là cá nhân hoặc thực thể được ủy quyền hoặc chỉ định theo quy định của pháp luật, và không phải thông qua thoả thuận giữa các bên. Cụ thể, những người có thể là người đại diện theo quy định của pháp luật bao gồm:
- Cha mẹ đối với con chưa đủ tuổi để tự quyết định về các vấn đề pháp lý.
- Người giám hộ đối với người được ủy quyền giám hộ.
- Người được Tòa án chỉ định để đại diện cho người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự.
- Người đứng đầu của pháp nhân, theo quy định của điều lệ của pháp nhân hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với pháp nhân.
- Chủ hộ đối với các giao dịch liên quan đến lợi ích chung của gia đình, làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của toàn bộ gia đình.
- Tổ trưởng trong tổ hợp tác.
- Các trường hợp khác được quy định bởi pháp luật.
Người đại diện pháp luật của một doanh nghiệp là cá nhân hoặc tổ chức được uỷ quyền theo quy định của pháp luật để đại diện và thực hiện các hành vi pháp lý và kinh doanh thay mặt cho doanh nghiệp đó. Vị trí này thường được xác định bởi các tài liệu chính thức, như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Điều lệ của công ty.
Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện các giao dịch kinh doanh, ký kết hợp đồng, tham gia vào các hoạt động pháp lý và tài chính mà doanh nghiệp thực hiện. Ví dụ phổ biến về người đại diện pháp luật trong doanh nghiệp có thể là Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị, hoặc một cá nhân được chỉ định theo quy định của Điều lệ công ty. Trong trường hợp các tổ chức kinh doanh lớn, cũng có thể có một số người đại diện pháp luật khác nhau có trách nhiệm riêng biệt tùy thuộc vào các vị trí và vai trò cụ thể.
Quy định về việc thay đổi chữ ký người đại diện pháp luật của doanh nghiệp
Dựa theo Luật doanh nghiệp năm 2014, tùy thuộc vào mô hình tổ chức và loại hình doanh nghiệp, vai trò của Giám đốc/Tổng Giám đốc có thể bao gồm hoặc không bao gồm việc đại diện pháp luật cho doanh nghiệp.
Theo Điều 8, Luật doanh nghiệp năm 2014, doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo. Nếu phát hiện thông tin kê khai hoặc báo cáo không chính xác hoặc thiếu thông tin, doanh nghiệp phải sửa đổi và bổ sung thông tin đó kịp thời.
Dựa trên Điều 24 của Luật doanh nghiệp năm 2014, chữ ký của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh, cùng với chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, là một phần bắt buộc của Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Điều này áp dụng cho một trong những tài liệu quan trọng khi tiến hành đăng ký một doanh nghiệp. Do đó, nếu người đại diện pháp luật của doanh nghiệp muốn thay đổi chữ ký, thì họ thuộc vào trường hợp “cập nhật và bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp” mà không ảnh hưởng đến nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không nằm trong các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Do đó, nếu Giám đốc/Tổng Giám đốc đang là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và muốn thay đổi chữ ký, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục thông báo cập nhật và bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong trường hợp Giám đốc/Tổng Giám đốc không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, thì doanh nghiệp sẽ không phải thực hiện thủ tục này.
Để tóm lại, quá trình thay đổi chữ ký của Giám đốc/Tổng Giám đốc trong một doanh nghiệp đòi hỏi thực hiện các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp cần phải gửi thông báo cập nhật và bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đến Sở Kế hoạch & Đầu tư tại địa điểm mà doanh nghiệp có trụ sở chính.
Bước 2: Nếu doanh nghiệp đã đăng ký tài khoản ngân hàng, họ cần thay đổi mẫu chữ ký tại ngân hàng mà họ đã đăng ký tài khoản.
Bước 3: Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có sổ mẫu chữ ký, họ cần tiến hành việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký mới. Tuy nhiên, nếu đã có sổ đăng ký mẫu chữ ký trước đó, chỉ cần cập nhật lại thông tin liên quan đến mẫu chữ ký.
Mẫu sổ đăng ký mẫu chữ ký được sử dụng phổ biến hiện nay
Khi doanh nghiệp quyết định mở sổ đăng ký mẫu chữ ký, chữ ký phải tuân thủ và giữ nguyên như chữ ký đã đăng ký trước đó. Đối với chữ ký của Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc bất kỳ người nào được ủy quyền, chữ ký này phải đi kèm với dấu đúng với mẫu dấu đã được đăng ký và còn hiệu lực tại ngân hàng.
Thủ tục thay đổi chữ ký của Giám đốc doanh nghiệp không phức tạp. Khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi chữ ký, ngoài việc thực hiện các bước đã nêu trên, cũng nên thông báo sự thay đổi này đến khách hàng và đối tác của mình để đảm bảo tính minh bạch và sự hiểu biết trong quá trình giao dịch kinh doanh.
Sử dụng chữ ký số FastCA tối ưu quy trình ký kết
Sử dụng chữ ký số FastCA là một giải pháp tối ưu hóa quy trình ký kết trong môi trường kinh doanh hiện đại. Chữ ký số FastCA không chỉ giúp giảm bớt thời gian và công sức mà còn đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả của các giao dịch trực tuyến. Không còn cần phải ký tá hàng chồng giấy tờ cao ngất và thực hiện các bước phức tạp, chữ ký số FastCA cho phép người dùng ký và xác minh tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng và thuận tiện. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm nguy cơ sai sót trong quá trình giao dịch, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về tính pháp lý và bảo mật thông tin.
Liên hệ ngay với FastCA để được tư vấn miễn phí về bảng giá chữ ký số nhé!
Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
- Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Email: info@fastca.vn
- Hotline: 08.1900.2158
