Quy định về ký nháy và trách nhiệm của người ký nháy

Rất nhiều hợp đồng hay tài liệu bạn sẽ thấy xuất hiện những chữ ký nhỏ ở góc hoặc trên phần người ký chính thức. Vậy ký nháy là gì và ý nghĩa của ký nháy ra sao? FastCA mời bạn đọc bài viết tổng hợp ngay sau đây.

Chữ ký nháy là gì?

Chữ ký nháy trong tiếng anh được gọi là quotation mark hoặc double quotation mark, một loại chữ ký ngắn gọn không đầy đủ như chữ ký thông thường. Chữ ký nháy, hay còn được gọi là ký tắt, là chữ ký của người có trách nhiệm để xác định văn bản trước khi được trình cho người ký chính thức. Chữ ký nháy đảm bảo rằng văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành.

Người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường mà chỉ cần ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.

Ký nháy khác với ký chính thức là việc ký nháy người ký chưa thực hiện việc ký đầy đủ chữ ký của mình mà thực hiện ký ngắn gọn, ký tắt chữ ký của mình tại vị trí yêu cầu cần phải ký nháy, nhằm xác định nội dung đã được rà soát. Ký nháy có nhiều kiểu ký nháy có thể ký ở từng trang văn bản đã được kiểm tra, cũng có thể được ký cạnh dòng cuối cùng của văn bản hoặc cũng có thể tại vị trí nơi nhận hay nơi đặt vị trí chức danh. Như vậy có thể thấy ký nháy có thể ký được tại nhiều vị trí khác nhau tùy thuộc vào từng loại văn bản.

Trách nhiệm của người ký nháy đối với văn bản

Việc tích hợp chữ ký nháy vào văn bản đó là một biện pháp nhằm xác định rõ người đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản hoặc biên bản đó, nhằm ngăn chặn hiện tượng chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung.

Tính đến thời điểm hiện tại, phương pháp này chưa được chuẩn hóa đầy đủ về hình thức và hiệu lực trong các văn bản pháp luật. Do đó, chữ ký nháy thường mang giá trị chủ quan, đặc biệt trong việc xác nhận người đã soạn thảo và rà soát văn bản hành chính, hoặc thông báo rằng người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trực tiếp về nội dung của văn bản mà họ đã ký nháy, mà trách nhiệm chính là của người có chữ ký chính thức tại văn bản đó. Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không tuân thủ đúng quy định, gây thiệt hại, họ có thể phải đối mặt với các biện pháp kỷ luật hoặc khiển trách mà cơ quan nội bộ áp dụng.

Ký nháy và ký chính thức khác gì nhau?

Để có thể hiểu sự khác nhau giữa ký nháy và ký chính thức thì bạn cần hiểu thêm khái niệm ký chính thức là gì.

Chữ ký chính thức (official signature): Là chữ ký đầy đủ, thường là tên đầy đủ của người ký và đại diện cho người ký. Chữ ký chính thức thường được sử dụng trong các tài liệu quan trọng, hợp đồng, văn bản pháp lý và có giá trị pháp lý. Nó thể hiện sự chấp thuận, sự cam kết hoặc sự xác nhận của người ký đối với nội dung của văn bản đó.

Như vậy có những điểm cơ bản sau để phân biệt sự khác nhau giữa 2 kiểu ký này:

• Ký nháy là một chữ ký ngắn gọn hoặc ký hiệu đặc biệt, trong khi ký chính thức là chữ ký đầy đủ và đại diện cho người ký.
• Ký chính thức được sử dụng để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản, trong khi ký nháy thường chỉ được sử dụng để chỉ kiểm tra tính chính xác của văn bản.
• Ký chính thức có giá trị pháp lý, trong khi ký nháy không có giá trị pháp lý.

Có mấy loại ký nháy? Cách dùng các loại ký nháy

Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như đóng dấu giáp lai.

Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những văn bản có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

Chữ ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

Chữ ký tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Cách ký nháy chuẩn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP?

Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Chữ ký này trong văn bản phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh, dấu đơn vị.

Cụ thể, cách ký tên và đóng dấu văn bản được quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư như sau:

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

• Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
• Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu.
• Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
• Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

Lời kết

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về việc ký nháy trong văn bản, hợp đồng cũng như trách nhiệm pháp lý của ký nháy và người ký nháy. Theo dõi và đón đọc thêm nhiều bài viết cùng chủ đề trên blog của FastCA.vn nhé!