Biên lai bảo hiểm y tế được sử dụng khi thu tiền đóng của người tham gia bảo hiểm y tế. Theo đó biên lai y tế tuân thủ các nguyên tắc về nội dung, hình thức và theo quy định của Pháp luật về chứng từ kế toán.
Đối tượng sử dụng biên lai bảo hiểm y tế
Biên lai bảo hiểm y tế được sử dụng cho việc thu tiền bảo hiểm y tế của người tham gia. Đối tượng sử dụng biên lai thu tiền bảo hiểm y tế là đối tượng thu BHXH, BHYT theo quy định của Pháp luật về BHXH gồm có:
- Cơ quan bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố
- Cơ quan bảo hiểm xã hội cấ huyện, thị xã
- Các tổ chức thu BHXH, BHYT: tổ chức kinh tế, xã hội, chính trị – xã hội; bưu điện, ngân hàng hoặc các tổ chức khác có năng lực và điều kiện để thực hiện việc thu BHXH, BHYT. Tổ chức dịch vụ thu phải tuân theo quy chế hoạt động của tổ chức dịch vụ thu BHXH, BHYT do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành.
Mẫu biên lai thu tiền khi thu tiền đóng của người tham gia BHXH, BHYT
Theo đó, mẫu biên lai thu tiền khi thu tiền đóng của người tham gia BHXH, BHYT sẽ sử dụng mẫu biên lai thu tiền (Mẫu C45-BB) và thực hiện lập, ghi chứng từ theo đúng quy định tại Thông tư 107/2017/TT-BTChướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
Tải mẫu biên lai thu tiền (Mẫu C45-BB) tại đây.
Các quy định về biên lai thu bảo hiểm y tế
Hình thức phát hành biên lai thu tiền BHYT bằng giấy
Về hình thức phát hành biên lai thu tiền BHYT bằng giấy Tổ chức thu lưu ý:
- Đối với biên lai thu tiền bằng giấy: phải cấp biên lai thu tiền cho người tham gia khi thu tiền đóng BHYT của người tham gia.
- Đối với biên lai thu tiền bằng giấy được đóng quyển, gắn mã số quản lý cho từng đơn vị thuộc Tổ chức dịch vụ thu để quản lý, đối soát theo từng đơn vị;
Hình thức phát hành biên lai thu bảo hiểm ý tế là chứng từ điện tử (biên lai BHYT điện tử)
Đối với biên lai thu tiền BHYT là chứng từ điện tử (biên lai thu tiền bảo hiểm y tế điện tử) lưu ý:
- Tổ chức dịch vụ thu cần có đủ điều kiện về cơ sở vật chất và điều kiện kỹ thuật theo quy định được sử dụng biên lai điện tử để thu tiền đóng BHXH, BHYT của người tham gia.
- Việc phát hành biên lai thu tiền điện tử phải đăng ký với cơ quan Thuế và được cơ quan Thuế chấp thuận bằng văn bản.
- Tổ chức thu khi sử dụng biên lai thu tiền điện tử phải thông báo ngay cho BHXH Việt Nam và cơ quan BHXH trực tiếp ký hợp đồng với tổ chức dịch vụ thu về việc phát hành biên lai thu tiền điện tử.
Trách nhiệm của các đơn vị
Đối với biên lai thu tiền bằng giấy
– Trách nhiệm của cơ quan BHXH
+ Cấp biên lai thu tiền bằng giấy cho Tổ chức dịch vụ thu để thực hiện thu tiền của người tham gia BHXH, BHYT theo quy định tại Điều 2 Hợp đồng ủy quyền thu BHXH, BHYT (Mẫu số 02-UQ) ban hành kèm theo Quyết định 615/QĐ-BHXH ngày 11/4/2023 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý hoạt động của tổ chức dịch vụ thu BHXH, BHYT ban hành kèm theo Quyết định 1155/QĐ-BHXH ngày 12/5/2022 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.
+ Bảo quản, lưu trữ biên lai theo quy định; biên lai chưa cấp cho Tổ chức dịch vụ thu được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ, bảo quản chứng từ có giá; biên lai đã xuất cho người tham gia BHXH, BHYT được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
+ Trường hợp mất, cháy, hỏng biên lai: BHXH tỉnh thực hiện kiểm tra, xác định, lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân, trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức, đơn vị liên quan và báo cáo BHXH Việt Nam trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng. Giám đốc BHXH tỉnh chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước pháp luật trong trường hợp để xảy ra mất, cháy, hỏng biên lai.
– Trách nhiệm của Tổ chức dịch vụ thu
+ Chỉ đạo các đơn vị thu cấp dưới quản lý, sử dụng biên lai thu tiền được cấp theo đúng quy định, nội dung ghi trên cả 02 liên của biên lai phải đảm bảo đồng nhất, không gạch xóa, không ngắt quãng.
+ Hàng ngày, căn cứ vào liên 2 của biên lai thu tiền, Tổ chức dịch vụ thu lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày (theo mẫu kèm theo Công văn này) và nộp tiền đóng của người tham gia BHXH, BHYT cho cơ quan BHXH. Đồng thời, lập giấy đề nghị thanh toán thù lao cho tổ chức dịch vụ thu (Mẫu C66-HD ban hành kèm theo Thông tư 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán BHXH) gửi cơ quan BHXH theo quy định tại khoản 8, Điều 2 Quyết định 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 và sửa đổi, bổ sung Điều 1 của Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020.
+ Hàng tháng, Tổ chức dịch vụ thu lập biểu đối chiếu biên lai thu tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT (Mẫu C17-TS) cùng với liên 2 của biên lai thu tiền gửi cơ quan BHXH để đối chiếu.
Đối với biên lai thu tiền điện tử
– Trách nhiệm của cơ quan BHXH
+ Định kỳ, đột xuất kiểm tra việc cấp biên lai thu tiền cho người tham gia BHXH, BHYT; việc quản lý, sử dụng, lưu trữ biên lai của Tổ chức dịch vụ thu ký hợp đồng với cơ quan BHXH về việc triển khai thu BHXH, BHYT theo đúng hợp đồng đã ký, quy chế hoạt động của tổ chức dịch vụ thu và các quy định của pháp luật.
+ Tra cứu, theo dõi, đối soát biên lai thu tiền điện tử của Tổ chức dịch vụ thu và số tiền đã thu của người tham gia BHXH, BHYT hàng ngày. Việc đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu BHXH, BHYT của Tổ chức dịch vụ thu phải đảm bảo chặt chẽ, đúng quy định và chi tiết theo từng mã số Tổ chức dịch vụ thu và người tham gia.
– Tổ chức dịch vụ thu
+ Tuân thủ quy định về quản lý tiền thu, quản lý thông tin của người tham gia BHXH, BHYT; đối soát, quản lý, kê khai số seri biên lai thu tiền điện tử đã sử dụng gắn với từng mã đơn vị thu cấp dưới chi tiết đến từng đơn vị tỉnh, huyện và số tiền đã thu BHXH, BHYT theo hợp đồng đã ký với cơ quan BHXH theo đúng quy định của BHXH Việt Nam, pháp luật của Nhà nước.
+ Việc sử dụng biên lai thu tiền điện tử phải tuân thủ quy định của Luật Kế toán về chứng từ điện tử, giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính theo quy định tại Nghị định 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của Chính phủ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
+ Cấp biên lai thu tiền cho người tham gia ngay khi thu tiền đóng BHXH, BHYT (hoặc mã xác nhận, đường link để người tham gia có thể truy cập để xem, tải biên lai thu tiền điện tử).
+ Việc lập bảng kê của biên lai thu tiền điện tử đã sử dụng và giấy đề nghị thanh toán thù lao của đại lý thu (mẫu C66-HD) thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 3.1, Mục 3 văn bản này.
+ Chịu trách nhiệm về những tổn thất gây ra cho cơ quan BHXH và người tham gia BHXH, BHYT do việc sử dụng biên lai thu tiền điện tử không đúng quy định. Định kỳ hoặc đột xuất, báo cáo cơ quan BHXH tình hình quản lý, sử dụng biên lai thu tiền đóng của người tham gia BHXH, BHYT và khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện để kịp thời tháo gỡ.
BHXH Việt Nam
– Ban Quản lý Thu – Sổ, Thẻ
+ Hướng dẫn, kiểm tra BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc ký hợp đồng với các Tổ chức dịch vụ thu đủ điều kiện; kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về quản lý thông tin của người tham gia BHXH, BHYT.
+ Xử lý vướng mắc, phản ánh trong quá trình tổ chức thực hiện của BHXH các tỉnh, thành phố theo chức năng nhiệm vụ.
+ Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin xây dựng hệ thống mã Tổ chức dịch vụ thu thống nhất trên toàn quốc để theo dõi trên phần mềm quản lý; xây dựng quy trình quản lý, kiểm soát tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT theo mã Tổ chức dịch vụ thu đảm bảo việc quản lý đối soát biên lai thu tiền điện tử được chặt chẽ.
– Vụ Tài chính – Kế toán
Phối hợp xử lý những vướng mắc, phản ánh trong quá trình tổ chức thực hiện của BHXH tỉnh theo chức năng nhiệm vụ.
– Trung tâm Công nghệ thông tin
+ Xây dựng các giải pháp kỹ thuật để tiếp nhận, lưu trữ biên lai thu tiền điện tử do Tổ chức dịch vụ thu cung cấp (nếu có).
+ Phối hợp với Ban Quản lý Thu – Sổ, Thẻ trong việc gắn mã quản lý đơn vị của từng Tổ chức dịch vụ thu đã ký hợp đồng với cơ quan BHXH.
Công văn 3916/BHXH-TCKT thay thế Công văn 3288/BHXH-TCKT ngày 31/10/2022 về việc sử dụng biên lai thu tiền khi thu tiền đóng của người tham gia BHXH, BHYT.
