Trong quá trình thực hiện hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp gặp phải tình huống ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau. Điều này đặt ra câu hỏi về thời điểm kê khai thuế đúng đắn. Công văn 18797/CTBDU-TTHT đã đưa ra hướng dẫn cụ thể về vấn đề này. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết quy định của công văn và giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp.
Ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau thì kê khai vào thời điểm nào theo hướng dẫn tại Công văn 18797/CTBDU-TTHT?
Ngày 15/7/2024, Cục Thuế tỉnh Bình Dương đã ban hành Công văn 18797/CTBDU-TTHT hướng dẫn về việc xử lý trường hợp ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử không trùng khớp.
Theo hướng dẫn tại Công văn 18797/CTBDU-TTHT, Cục Thuế tỉnh Bình Dương quy định cách kê khai thời điểm đối với trường hợp ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau như sau:
Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Loại hóa đơn
Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
…
5. Các loại hóa đơn khác, gồm:
a) Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định này;
b) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
6. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
7. Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu hiển thị các loại hóa đơn để các đối tượng nêu tại Điều 2 Nghị định này tham khảo trong quá trình thực hiện.
Tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
…
Tại khoản 9, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Nội dung của hóa đơn
…
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
…
– Căn cứ Công văn 1586/TCT-CS năm 2023 hướng dẫn về việc khai thuế GTGT theo hóa đơn điện tử của người bán như sau:
“Căn cứ Điều 5, điểm a khoản 2 Điều 9 Nghị định 209/2013/NĐ-CP;
Căn cứ Điều 8, khoản 1 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC và Nghị định 209/2013/NĐ-CP;
Căn cứ khoản 7 Điều 3, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
Căn cứ quy định tại Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021:
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã lập có thời điểm ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau thì nếu thời điểm ký số trên hóa đơn phát sinh cùng thời điểm hoặc sau thời điểm lập hóa đơn thì hóa đơn điện tử đã lập vẫn được xác định là hóa đơn hợp lệ:
– Người bán thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn;
– Người mua thực hiện kê khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.”
Dựa trên các quy định hiện hành, Cục Thuế tỉnh Bình Dương đưa ra hướng dẫn cho trường hợp ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau với cách kê khai cụ thể như sau:
Nếu hóa đơn điện tử cho việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có thời điểm ký số khác với thời điểm lập, và thời điểm ký số trùng hoặc sau thời điểm lập, hóa đơn này vẫn được xem là hợp lệ.
Doanh nghiệp bán sẽ kê khai nộp thuế GTGT theo ngày lập hóa đơn, trong khi doanh nghiệp mua sẽ kê khai thuế vào thời điểm nhận được hóa đơn, đảm bảo đúng về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Thế nào là Hóa đơn điện tử?
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, và có thể có mã hoặc không có mã từ cơ quan thuế, theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối truyền dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế cũng thuộc định nghĩa này, với chi tiết như sau:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đây là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân gửi cho người mua. Mã này bao gồm một số giao dịch duy nhất do hệ thống thuế tạo ra và một chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin hóa đơn của người bán.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn này do tổ chức bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ phát hành cho người mua mà không có mã từ cơ quan thuế.
Trách nhiệm của bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại Điều 53 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trách nhiệm của bên sử dụng thông tin hóa đơn điện tử bao gồm:
– Sử dụng thông tin hóa đơn điện tử đúng mục đích và phục vụ hoạt động nghiệp vụ theo đúng chức năng, nhiệm vụ, đồng thời tuân thủ quy định về bảo mật nhà nước.
– Cung cấp đầy đủ phương tiện và trang thiết bị kỹ thuật nhằm đảm bảo việc tra cứu, kết nối, và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
– Thực hiện đăng ký để được cấp quyền truy cập, khai thác và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử.
– Quản lý và bảo mật thông tin tài khoản truy cập Cổng thông tin điện tử, số điện thoại nhận tin nhắn tra cứu thông tin hóa đơn và chứng từ điện tử do Tổng cục Thuế cung cấp.
– Đảm bảo xây dựng, vận hành hệ thống tiếp nhận thông tin hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.
Việc tuân thủ đúng quy định về kê khai thuế là vô cùng quan trọng, không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác trong hồ sơ kế toán mà còn thể hiện tinh thần hợp tác với cơ quan thuế. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử sẽ góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh lành mạnh và minh bạch.