Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động là biểu mẫu bắt buộc mà nhiều doanh nghiệp phải thực hiện định kỳ theo quy định của pháp luật lao động. Trong năm 2026, doanh nghiệp tiếp tục sử dụng Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP để kê khai tình hình biến động lao động.
Bài viết dưới đây của FastCA sẽ cập nhật mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất, hướng dẫn cách điền chi tiết và giải đáp những câu hỏi thường gặp liên quan đến mẫu 01/PLI.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất hiện nay
Hiện nay, mẫu báo cáo về tình hình sử dụng lao động được áp dụng theo quy định hiện hành là Mẫu số 01/PLI ban hành kèm theo Phụ lục I của Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động.
Mẫu này được sử dụng để doanh nghiệp báo cáo tình hình biến động lao động định kỳ với cơ quan quản lý lao động tại địa phương. Nội dung báo cáo bao gồm số lượng lao động hiện có, tình hình tăng giảm lao động, lao động nữ, lao động nước ngoài, lao động chưa thành niên và nhiều thông tin liên quan khác.
Mẫu số 01/PLI áp dụng cho đối tượng nào?
Theo quy định hiện hành, đối tượng thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động gồm:
- Doanh nghiệp vận hành theo các quy định của Luật Doanh nghiệp.
- Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã
- Chi nhánh, văn phòng đại diện
- Tổ chức, cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động
Đối với hộ kinh doanh, nếu có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động thì vẫn thuộc đối tượng phải thực hiện báo cáo theo quy định.
Nội dung chính của mẫu 01/PLI
Mẫu 01/PLI Nghị Định 145 báo cáo tình hình sử dụng lao động gồm các nội dung như:
- Thông tin chung về đơn vị: Tên doanh nghiệp/tổ chức, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, số điện thoại, và mã số đăng ký doanh nghiệp.
- Tổng số lao động hiện tại: Phân loại chi tiết theo giới tính, độ tuổi và trình độ chuyên môn kỹ thuật.
- Biến động lao động trong kỳ báo cáo: Số lượng lao động tăng (mới tuyển dụng) và giảm (chấm dứt hợp đồng) trong 6 tháng hoặc 1 năm.
- Chi tiết danh sách lao động: Bảng kê khai thông tin của từng nhân sự đang làm việc (họ tên, năm sinh, giới tính, vị trí công việc, loại hợp đồng, mức lương, v.v.).
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài (nếu có): Số lượng người nước ngoài, vị trí công việc, và số giấy phép lao động.
Đây là căn cứ để cơ quan quản lý lao động theo dõi biến động nhân sự tại doanh nghiệp và phục vụ công tác quản lý nhà nước về lao động.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất 2026
Dưới đây là hình ảnh tham khảo của mẫu số 01/PLI nghị định 145:
>>>> Link tải mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động Excel: Tại đây
Cách điền mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động – Mẫu 01/PLI chi tiết
Việc kê khai chính xác mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động giúp doanh nghiệp tránh sai sót khi nộp cho Sở Nội vụ hoặc cơ quan lao động địa phương. Dưới đây là hướng dẫn điền mẫu 01/PLI chi tiết theo từng nội dung.
Phần thông tin doanh nghiệp
Tại phần đầu biểu mẫu, doanh nghiệp cần điền đầy đủ:
- Tên doanh nghiệp hoặc đơn vị sử dụng lao động
- Địa chỉ
- Số điện thoại liên hệ
- Fax
- Website:
- Mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ Giấy phép thành lập
- Lĩnh vực hoạt động, ngành, nghề kinh doanh chính
Thông tin cần thống nhất với giấy phép đăng ký kinh doanh để tránh bị yêu cầu điều chỉnh.
Thông tin tình hình sử dụng lao động của đơn vị
Khi thực hiện kê khai mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động, doanh nghiệp cần điền đầy đủ và chính xác thông tin tại từng cột theo đúng hướng dẫn. Mỗi cột trong biểu mẫu sẽ thể hiện một nội dung riêng liên quan đến người lao động, vì vậy việc nhập sai hoặc thiếu dữ liệu có thể dẫn đến chênh lệch thông tin khi cơ quan chức năng kiểm tra, đối chiếu hồ sơ.
| Chỉ tiêu | Hướng dẫn kê khai |
| Cột (1) | Điền số thứ tự của người lao động theo thứ tự liên tiếp từ nhỏ đến lớn. |
| Cột (2) | Ghi đầy đủ họ tên của từng người lao động. Mỗi cá nhân được kê khai trên một dòng riêng biệt. |
| Cột (3) | Điền mã số bảo hiểm xã hội của người lao động nếu đã được cơ quan BHXH cấp mã số. |
| Cột (4) | Ghi ngày tháng năm sinh theo thông tin trên giấy khai sinh, CCCD/CMND hoặc hộ chiếu còn hiệu lực. |
| Cột (5) | Kê khai giới tính của người lao động, ghi rõ Nam hoặc Nữ. |
| Cột (6) | Điền số CCCD/CMND đang sử dụng hợp pháp; trường hợp lao động là người nước ngoài thì ghi số hộ chiếu. |
| Cột (7) | Ghi chức danh công việc hoặc vị trí làm việc theo hợp đồng lao động như: nhân viên kinh doanh, kế toán, chuyên viên nhân sự, quản lý vận hành… |
| Cột (8) đến cột (11) | Phân loại lao động theo nhóm nghề nghiệp hoặc đặc điểm công việc. Tại cột (11), doanh nghiệp có thể ghi các nhóm như lao động dịch vụ, công nhân kỹ thuật, trợ lý, thợ thủ công, nhân viên vận hành máy móc… |
| Cột (12) | Kê khai mức lương đã thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp. Nếu áp dụng thang bảng lương Nhà nước thì ghi hệ số lương; nếu trả lương theo thỏa thuận thì ghi mức lương cụ thể bằng đồng Việt Nam. |
| Cột (13) đến cột (15) | Ghi các khoản phụ cấp đi kèm như phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên nghề hoặc thâm niên vượt khung. Nếu không có khoản phụ cấp nào thì có thể để trống. |
| Cột (16) | Kê khai các khoản phụ cấp khác thuộc chế độ tiền lương theo quy định của pháp luật lao động. |
| Cột (17) | Ghi các khoản bổ sung ngoài tiền lương và phụ cấp nếu doanh nghiệp có chi trả thêm cho người lao động. |
| Cột (18) và cột (19) | Áp dụng đối với người lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại hoặc nguy hiểm. Cần ghi rõ thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc này. |
| Cột (20) đến cột (22) | Ghi ngày người lao động bắt đầu làm việc; thời điểm hợp đồng lao động có hiệu lực; và ngày hết hạn đối với hợp đồng xác định thời hạn. |
| Cột (23) và cột 24 | Sử dụng cho trường hợp hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng dưới 01 tháng, cần ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc hợp đồng. |
| Cột (25) và cột 26 | Ghi thời điểm doanh nghiệp bắt đầu tham gia BHXH và thời điểm chấm dứt đóng BHXH cho người lao động. |
| Cột (27) | Kê khai số hợp đồng lao động, ngày ký hợp đồng, thời hạn hợp đồng và thời điểm kết thúc. Nếu người lao động thuộc nhóm được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì cần ghi rõ đối tượng như người có công, cựu chiến binh… |
FAQ về mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động
Nhiều doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc về đối tượng áp dụng, thời hạn nộp hay mức xử phạt liên quan đến mẫu 01/PLI. Sau đây là những thắc mắc phổ biến nhất kèm phần giải đáp chi tiết để bạn tiện tham khảo.
Câu 1: Đối tượng nào phải nộp mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động?
Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, các đơn vị và cá nhân có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 gồm: cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân có phát sinh hoạt động thuê hoặc sử dụng người lao động theo quy định pháp luật.
(Căn cứ khoản 1 Điều 12 và khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019)
Câu 2: Hạn nộp mẫu số 01/PLI về tình hình sử dụng lao động 2026 là khi nào?
Thời hạn nộp báo cáo được quy định như sau:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm 2026: nộp trước ngày 05/6/2026.
- Báo cáo cuối năm 2026: nộp trước ngày 05/12/2026.
Doanh nghiệp cần theo dõi lịch nộp để tránh bị xử phạt hành chính do nộp chậm hoặc không nộp báo cáo.
Câu 3: Chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị phạt không?
Có, chậm hoặc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Doanh nghiệp (tổ chức) có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ, còn cá nhân vi phạm sẽ bị phạt từ 5.000.000 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ.
Câu 4: Mẫu 01/PLI có thay thế báo cáo tham gia BHXH không?
Không. Mẫu 01/PLI (Báo cáo tình hình sử dụng lao động) không thể thay thế cho các báo cáo, tờ khai tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH). Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện cả hai loại thủ tục độc lập với nhau.
Câu 5: Lao động thử việc có tính trong mẫu báo cáo sử dụng lao động không?
Có. Lao động đang trong thời gian thử việc bắt buộc phải tính vào mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động là biểu mẫu quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện định kỳ để tuân thủ quy định pháp luật lao động. Việc sử dụng đúng mẫu số 01/PLI, kê khai chính xác và nộp đúng hạn sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro xử phạt hành chính và thuận lợi trong công tác quản lý nhân sự. Hy vọng những chia sẻ của FastCA sẽ giúp bạn đọc nắm được những thông tin hữu ích nhất về cách sử dụng mẫu 01/PLI để báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng thời hạn, đúng quy cách.
