“Ký tài liệu số” trong thời đại cách mạng công nghệ 4.0 không còn là khái niệm quá xa lạ với nhiều người. Khi mà công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực thì “ký tài liệu số” ngày càng trở nên thông dụng, đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp.
1. Ký tài liệu số là gì, lợi ích và ý nghĩa của ký tài liệu số
1.1. Ký tài liệu số là gì?
Ký tài liệu số hay còn được gọi là chữ ký điện tử, là quá trình sử dụng phương pháp điện tử để xác thực và chứng thực danh tính của người ký và sự toàn vẹn của tài liệu.
Ký tài liệu số thường được sử dụng để chỉ quá trình ký kết tài liệu bằng phương pháp điện tử thay cho việc ký kết tài luyện truyền thống bằng bút mực. Đây được xem là một phần trong quá trình chuyển đổi số hoá và ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý tài liệu và giao dịch.
Ký tài liệu số thường được sử dụng mã hoá qua các công nghệ mật mã nhằm đảm bảo bí mật và chống lại sự thay đổi không hợp lệ của tài liệu sau khi được ký.
1.2. Ký tài liệu số có lợi ích và ý nghĩa như thế nào?
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Ký tài liệu số giúp loại bỏ nhu cầu vận chuyển tài liệu giấy, hạn chế nhiều thủ tục cũng như thời gian xử lý thủ tục giấy tờ. Ngoài ra, ký tài liệu số cũng có thể ký hàng loạt, đẩy nhanh tốc độ khi hàng loạt tài liệu được ký cùng một lúc…
- Giúp tăng cường tính bảo mật: Ký tài liệu số sử dụng các công nghệ mật mã mạnh, giúp nó khó bị giả mạo hoặc thay đổi không hợp lệ.
- Ký tài liệu số giúp đơn giản hóa công việc: Có thể tự động hóa quy trình, tạo luồng ký, phê duyệt, chuyển phát, nhắc nhở và lưu trữ tài liệu.
- Quản lý tài liệu tập trung: Nhờ tích hợp các nền tảng online mà ký tài liệu số có thể dễ dàng phân loại và tra cứu, lưu trữ cẩn thận, hạn chế được tình trạng thất thoát tài liệu.
- Ký tài liệu số có thể ký kết từ xa, linh hoạt: Ký tài liệu số có thể đáp ứng được nhiều loại chữ ký, sử dụng trên nhiều thiết bị, tiện lợi, thuận tiện ở mọi lúc, mọi nơi.
Việc ký tài liệu số phát triển cũng như tính ứng dụng của ký tài liệu số trong thế giới công nghệ đã mở ra cánh cửa mới cho quản lý cũng như giao dịch điện tử.
Ký tài liệu số được sử dụng phổ biến trong hệ thống quản lý điện tử và công nghệ OCR; Quản lý và tìm kiếm dễ dàng thông qua hệ thống quản lý thông tin cũng như bảo mật và phòng ngừa mất mát thông tin.
2. Ký tài liệu số gồm thành phần và quy trình như thế nào?
2.1. Chứng thực danh tính
Ký tài liệu số đảm bảo xác thực danh tính của người ký thông qua việc sử dụng chứng chỉ số, mật khẩu hay mã PIN, hoặc những phương pháp xác thực khác như sử dụng nhận dạng sinh trắc học, vân tay, nhận dạng khuôn mặt…
2.2. Bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu
Thông qua việc mã hoá và công nghệ mật mã và phòng ngừa thay đổi không hợp lệ. Theo đó, các tài liệu đều được mã hoá để đảm bảo tính bảo mật. Các thuật toán được áp dụng để mã hoá phổ biến như RSA, AES hay ECC…
Bằng việc sử dụng hashing để tạo mã ‘băm’ đại diện cho tài liệu, sử dụng chữ ký số để chứng thực toàn vẹn của tài liệu hoặc kết hợp cả hai mà ký tài liệu số phòng ngừa được những thay đổi không hợp lệ, những thay đổi ‘bất thường’.
Quy trình tài liệu số gồm các bước cơ bản như:
- Chuẩn bị tài liệu: Chuẩn bị tài liệu trước khi ký, các định dạng tài liệu phổ biến cho ký tài liệu số.
- Xác thực danh tính người ký: Quy trình xác thực danh tính người ký sẽ sử dụng chứng chỉ số, mật khẩu, mã PIN hoặc những phương pháp xác thực khác.
- Ký tài liệu số: Sử dụng các phần mềm hoặc công cụ đặc biệt để thực hiện ký tài liệu số.
3. Ký tài liệu số được ứng dụng như thế nào tại Việt Nam
3.1. Ký tài liệu số và pháp lý
Tại Việt Nam, Luật Giao dịch điện tử 2023 cùng những văn bản hướng dẫn liên quan, điều này cho phép việc sử dụng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay trên các tài liệu kỹ thuật số.
Chữ ký số sẽ được chấp nhận ở nhiều lĩnh vực gồm giao dịch thương mại điện tử, hợp đồng điện tử hay công văn tài liệu chính phủ…
3.2. Cơ quan quản lý là ai?
- Cục CNTT và Viễn thông (Bộ TT&TT) là cơ quan chịu trách nhiệm quản lý chữ ký số tại Việt Nam.
- Cục CNTT và Viễn thông đã triển khai hệ thống quản lý chứng thư số để cung cấp các dịch vụ chứng thực chữ ký số cho cá nhân và tổ chức.
3.3. Ký tài liệu số được ứng dụng thực tế tại Việt Nam như thế nào?
- Được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam trong việc xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của các tài liệu điện tử gồm: Hợp đồng kỹ thuật, văn bản hành chính, báo cáo tài chính, hồ sơ y tế, hợp đồng lao động…
- Được ứng dụng tại Ngân hàng và các tổ chức tài chính để xác thực giao dịch trực tuyến, gửi tiền trực tuyến…nhằm đảm bảo tính bảo mật trong quá trình giao dịch.
- Công dân Việt Nam cũng có thể sử dụng để thực hiện các thủ tục trực tuyến như khai báo thuế, đăng ký kinh doanh, quản lý thông tin cá nhân…
4. Tầm nhìn của ký tài liệu số và xu hướng trong tương lai
4.1. Ký tài liệu số: Sự tiến bộ và tầm nhìn trong cuộc cách mạng công nghệ
- Tầm nhìn và những tiến bộ công nghệ của ký tài liệu số:
Công nghệ ngày càng có sự phát triển mạnh mẽ và kéo theo đó là mức độ ảnh hưởng đến con người nói chung và các lĩnh vực hoạt động nghề nghiệp nói riêng.
Sự phát triển của công nghệ blockchain đã có nhiều ảnh hưởng đến ký tài liệu số và giúp cho ‘tiện ích này’ ngày thêm phổ biến.
Ngoài ra, những bước phát triển của trí tuệ nhân tại AI cũng đã tạo nên nhiều ứng dụng trong quá trình ký tài liệu số.
- Ký tài liệu số có thể phát triển và khai thác ở những lĩnh vực nào?
Thật dễ để có thể hình dung rằng hiện nay, ký tài liệu số có thể được ứng dụng trong lĩnh vực y tế và chăm sóc sức khỏe, lĩnh vực ngân hàng tài chính…
Ký tài liệu số cũng không nằm ngoài xu hướng trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 khi ứng dụng trong nhiều lĩnh vực hơn nữa trong đời sống con người.
4.2. Xu hướng tương lai của ký tài liệu số
- Ký tài liệu số ứng dụng trong việc tăng cường tính bảo mật và chống gian lận
Nhờ những tính năng tuyệt vời của mình mà cho đến hiện nay, ký tài liệu số được kỳ vọng sẽ giúp công nghệ mã hoá và mật mã mạnh hơn.
Ký tài liệu số cũng được áp dụng nhận dạng sinh trắc học để tăng cường xác thực người ký, phát triển hệ thống kiểm soát truy cập nhằm đảm bảo tính bảo mật của tài liệu đã ký.
- Tăng cường bảo mật và tính năng tích hợp
Trong tương lai, ký tài liệu số có thể được tận dụng trong các ứng dụng, hệ thống quản lý điện tử. Ký tài liệu số cũng giúp phát triển giao diện và công cụ dễ sử dụng nhằm tạo điều thuận lợi cho việc ký tài liệu số.
- Ký tài liệu số có tiềm năng trong việc tạo ra nền tảng công nghệ mới
Ký tài liệu số có khả năng kết nối và quản lý số liệu cho các doanh nghiệp.
5. Tạm kết
Có thể thấy, trên con đường chuyển đổi công nghệ số, ký tài liệu số đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tối ưu hoá quy trình công việc cũng như mang đến nhiều tiện lợi cho các doanh nghiệp.
Trong bài viết này, chúng tôi đã đưa ra những khái niệm cơ bản về ký tài liệu số cũng như tầm quan trọng của nó đối với các doanh nghiệp. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, nhiều công ty, doanh nghiệp đang có nhiều cơ hội để thúc đẩy quá trình số hoá tài liệu cũng như tận dụng tối đa lợi ích mà nó mang lại.
Với việc áp dụng những giải pháp tài liệu số thông minh, trong đó có ký tài liệu số, các doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên, tăng cường tương tác và thúc đẩy nhanh quy trình. Điều này không chỉ mang đến nhiều lợi ích về mặt kinh tế mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp, đồng thời cũng tăng trải nghiệm của khách hàng.
Ký tài liệu số không chỉ là một xu hướng mà còn là yêu cầu ‘cần’ và cấp bách nhằm đáp ứng sự phát triển của thế giới kỹ thuật số.
Nếu bạn đang muốn tìm hiểu thêm về phần mềm ký tài liệu số hoặc dịch vụ chữ ký số vui lòng liên hệ với FastCA theo thông tin:
Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
- Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Email: info@fastca.vn
- Hotline: 08.1900.2158
