Sử dụng chữ ký số dịch vụ công là điều kiện bắt buộc với những tổ chức, doanh nghiệp có phát sinh giao dịch trong lĩnh vực dịch vụ công trực tuyến. Để hiểu rõ hơn về khái niệm này, bạn đọc hãy cùng tham khảo những nội dung trong bài viết sau đây của FastCA.
1. Chữ ký số dịch vụ công là gì?
Chữ ký số dịch vụ công là chữ ký được doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để ký số các giao dịch trực tuyến khi sử dụng dịch vụ công.
Chữ ký số dịch vụ công có thể ứng dụng trong các giao dịch như:
- Kê khai, nộp thuế điện tử.
- Kê khai BHXH.
- Cấp mới hoặc sửa đổi, cấp lại giấy phép các lĩnh vực y tế, xuất nhập khẩu.
- Các thủ tục hành chính xã hội.
- Thủ tục điều chỉnh về BHXH, BHYT, BHTN….
Chữ ký số giúp đảm bảo dữ liệu không bị thay đổi ký và đảm bảo chỉ có người ký mới tạo được chữ ký số. Nhờ đó nó giảm thiểu nhiều rủi ro và tối ưu thời gian thực hiện các giao dịch.
2. Vì sao nên sử dụng chữ ký số dịch vụ công?
Chữ ký số dịch vụ công mang đến nhiều lợi ích, cụ thể như sau:
- Bảo mật thông tin: Chữ ký số dùng công nghệ mã hóa đạt tiêu chuẩn, đảm bảo tính bảo mật của thông tin trong suốt quá trình truyền tải dữ liệu. Nhờ đó nó giúp ngăn chặn các hành vi giả mạo hoặc thay đổi chữ ký.
- Tăng tính toàn vẹn của chữ ký: Chữ ký số đính kèm tài liệu, hồ sơ điện tử cho phép xác định nguồn gốc cũng như quyền hạn của người ký. Nhờ đó người nhận có thể kiểm tra tính xác thực của tài liệu.
- Tiết kiệm thời gian, công sức: Với chữ ký số, mọi thủ tục đơn giản và thuận tiện hơn. Người dùng không cần đi đến cơ quan, xếp hàng chờ đợi hay phải chuyển phát các tài liệu, giấy tờ. Mọi thủ tục được ký kết online nên tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức.
- Giao dịch được hợp pháp hóa: Chữ ký số dịch vụ công đã được Pháp luật công nhận, có giá trị tương đương với chữ ký truyền thông. Vậy nên toàn bộ giao dịch trực tuyến cũng có giá trị tương đương, có tính pháp lý nên doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm.
3. Hướng dẫn cập nhật chữ ký số trên cổng dịch vụ công trực tuyến
Khi doanh nghiệp mua mới chữ ký số dịch vụ công hoặc đăng ký gia hạn chữ ký số xong sẽ cần cập nhật mã token mới lên hệ thống để có thể tiếp tục đăng nhập
Quy trình cập nhật chữ ký số trên cổng dịch vụ công trực tuyến
Bước 1: Thiết lập công cụ chữ ký số
Truy cập cổng dịch vụ công quốc gia qua đường link này: https://dangky.dichvucong.gov.vn/
Lựa chọn nút Đăng ký
Chọn Doanh nghiệp -> USB ký số
Tải công cụ ký điện tử bằng cách nhấp vào chữ tại đây
Chọn file VNPT-CA Plugin (file này có thể sử dụng với bất kỳ nhà cung cấp chữ ký số nào)
Khi file đã tải xong, bạn chọn cài đặt file vào máy tính
Bước 2: Cập nhật thông tin token chữ ký số mới để sử dụng Dịch vụ công
Truy cập Cổng dịch vụ công -> Đăng ký -> Doanh nghiệp -> USB ký số
Lựa chọn Đăng ký để tiếp tục quy trình
Khi cửa sổ hiện chữ ký số lên, bạn click chọn chữ ký số mà doanh nghiệp đang đăng ký -> OK và tiếp tục nhập đúng mã PIN chữ ký số của bạn
Sau khi nhập mã PIN chính xác, cổng dịch vụ công sẽ hiện ra thông tin của doanh nghiệp, lúc này, bạn tiếp tục email và mã xác thực theo hướng dẫn và chọn Đăng ký
Lúc này hệ thống sẽ báo “Tài khoản đã tồn tại. Bạn có muốn thêm phương thức không?”, chọn “Thêm”
Khi hệ thống báo “Chúc mừng bạn đã thêm phương thức xác thực thành công”, bạn đã đăng ký thành công chữ ký số dịch vụ công cho doanh nghiệp của bạn
Sau vài phút, bạn có thể đăng nhập lại vào cổng dịch vụ công để thực hiện các thao tác kê khai, giao dịch như bình thường.
4. Đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử trên hệ thống Thuế điện tử với chữ ký số dịch vụ công
Điều kiện đăng ký dịch vụ
Để thực hiện đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử trên hệ thống thuế điện tử, người dùng cần phải đáp ứng các điều kiện môi trường sau:
- Máy tính được cài đặt hệ điều hành Windows XP SP3 trở lên.
- Sử dụng trình duyệt Internet Explorer 7 trở lên.
- Máy tính đã được cài đặt ứng dụng Java.
- Máy tính đã được cài đặt phần mềm chữ ký số.
Quy trình thực hiện đăng ký tài khoản với chữ ký số dịch vụ công FastCA
Quy trình thực hiện đăng ký tài khoản nộp thuế trên hệ thống thuế điện tử được thực hiện như sau:
Bước 1: Sử dụng trình duyệt Internet Explorer Truy cập vào cổng giao dịch trực tuyến Thuế điện tử http://thuedientu.gdt.gov.vn. Chọn mục Doanh nghiệp:
Bước 2: Nhấn chọn Đăng ký
Bước 3: Trên giao diện đăng ký tài khoản, người dùng nhập mã số thuế doanh nghiệp:
Bước 4: Nhập đầy đủ và chính xác các thông tin người nộp thuế và Mật khẩu đăng nhập tài khoản. Nhấn Đọc CKS để lấy thông tin chứng thư số từ thiết bị Token. Sau đó nhấn Tiếp tục
Lưu ý: Trong trường hợp NNT chưa có tài khoản ngân hàng và đăng ký để nộp tờ khai trước thì khi đăng ký tài khoản người dùng bỏ tích ô Nộp thuế điện tử, rồi ấn Tiếp tục.
Bước 5: Giao diện chuyển sang mục đăng ký nộp tiền thuế điện tử. Người dùng nhập đầy đủ và chính xác các thông tin: Tên ngân hàng, Tên chủ tài khoản, Số tài khoản. Sau đó nhấn Tiếp tục
Bước 6: Màn hình hiển thị giao diện xác thực thông tin đăng ký
Kiểm tra lại thông tin đăng ký, nếu đồng ý người dùng nhấn Ký và gửi để tiếp tục
Nếu muốn sửa thông tin đăng ký người dùng nhấn Quay lại
Bước 7: Người dùng nhập chính xác Số PIN rồi bấm chọn Chấp nhận để xác nhận ký gửi bản đăng ký thông tin tới hệ thống Thuế điện tử
Bước 8: Hệ thống thông báo quá trình đăng ký nộp thuế điện tử thành công
5. Mua chữ ký số dịch vụ công ở đâu?
Chữ ký số được cung cấp bởi các đơn vị được Bộ TT&TT cấp phép hoặc Cổng Dịch vụ công trực tuyến của Chính phủ. Một số đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín bạn có thể tham khảo gồm:
- FPT-CA: FPT-CA là đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín tại Việt Nam và được nhiều cá nhân, tổ chức tin dùng. Phần mềm có nhiều tính năng, đáp ứng nhu cầu ký số các tài liệu, văn bản, hợp đồng từ xa.
- Viettel-CA: Viettel cũng là đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín tại Việt Nam. Phần mềm có nhiều tính năng và thường xuyên được tối ưu để hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng đơn giản, thuận tiện hơn.
- Chữ ký số FastCA: FastCA là một trong số ít nhà cung cấp chữ ký số dịch vụ công được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin tưởng lựa chọn. Không những có nhiều tính năng, hỗ trợ doanh nghiệp ký số, phần mềm còn có tính bảo mật cao, hạn chế tối đa các rủi ro liên quan đến đánh cắp dữ liệu hoặc thay đổi thông tin chữ ký.
FastCA sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7, hạn chế tối đa việc gián đoạn hoặc chậm trễ khi khách hàng sử dụng. Với FastCA doanh nghiệp có thể tối được thời gian, chi phí thực hiện các dịch vụ công, đồng thời đơn giản hóa quy trình quản trị doanh nghiệp.
Để được tư vấn cụ thể hơn về các tính năng của FastCA và nhận báo giá sản phẩm, bạn có thể truy cập tại đây.
6. Lưu ý khi mua chữ ký số dịch vụ công
Khi doanh nghiệp mua chữ ký số dịch vụ công cần lưu ý một số điểm như sau:
- Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Nhà cung cấp uy tín, tin cậy sẽ giúp hạn chế những rủi ro hoặc phát sinh không đáng có trong quá trình sử dụng sản phẩm.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Chữ ký số được cấp phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn của pháp luật và tính bảo mật để đảm bảo tính pháp lý của chữ ký số khi dùng.
- Giá cả, tính linh hoạt: Hãy so sánh giá của các nhà cung cấp cùng các tính năng của mỗi sản phẩm. Từ đó hãy lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Khả năng tích hợp của chữ ký số: Bạn cũng nên tìm hiểu về sự tương thích của chữ ký số với những phần mềm mà doanh nghiệp đang dùng, điều này giúp tránh gặp rắc rối khi vận hành doanh nghiệp.
- Đừng quên xem review: Đừng quên lắng nghe phản hồi, review từ các doanh nghiệp đã từng dùng chữ ký số. Qua đây bạn có thể có thêm những thông tin quan trọng, đánh giá khách quan để tìm được phần mềm phù hợp.
7. Kết luận
Chữ ký số dịch vụ công là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí quản lý, đồng thời tiết kiệm được thời gian thực hiện các thủ tục. Để cập nhật thêm những quy trình khác khi sử dụng chữ ký số dịch vụ công, bạn hãy tiếp tục theo dõi trong những bài viết khác của FastCA nhé.
