Hợp đồng lao động điện tử và những điều cần biết

Chia sẻ

Thời đại 4.0 thì hợp đồng lao động điện tử đang ngày một phổ biến trong các doanh nghiệp lớn với quy mô từ vài trăm đến hàng nghìn nhân sự. Để cung cấp cho độc giả những kiến thức chuẩn xác nhất về hợp đồng lao động điện tử, FastCA đã thực hiện bài viết ngay dưới đây. Mời độc giả đón đọc.

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Từ ngày 01/01/2021, Bộ Luật Lao động 2019 đã bắt đầu có hiệu lực thực thi. Điều quan trọng là trong nội dung của luật này có nhiều điểm thay đổi liên quan đến hợp đồng lao động, nhằm bảo vệ tốt hơn quyền và lợi ích chính đáng của cả người lao động và người sử dụng lao động.

Khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 quy định về khái niệm hợp đồng lao động như sau:

1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.

Trong đó, thông điệp dữ liệu được hiểu là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử (phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự).

Như vậy, Hợp đồng lao động điện tử được hiểu là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động và được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (điện thoại, fax, Internet… nhằm xác lập quan hệ lao động) và được ký bằng chữ ký điện tử của các bên giao kết.

Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ theo Điều 38 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định:

Điều 38. Giá trị pháp lý của thông báo trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng văn bản giấy.

Căn cứ theo khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Hình thức hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Theo quy định, hợp đồng lao động ký kết thông qua các phương tiện truyền thông điện tử đề cập đến một hiệp ước giữa hai bên về việc làm có sự trả công, trong đó quy định về điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong mối quan hệ lao động được thiết lập, truyền đi, nhận và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.

Do đó, hợp đồng lao động điện tử được coi là có giá trị tương tự như hợp đồng lao động bằng văn bản.

Đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử

Người lao động và doanh nghiệp cần quan tâm tới 3 đặc điểm sau của hợp đồng điện tử

Về luật điều chỉnh: Ngoài các quy định chung về hợp đồng trong Bộ luật Dân sự 2019, hợp đồng lao động điện tử còn chịu sự điều chỉnh của Luật Giao dịch điện tử, Luật về Giao kết hợp đồng điện tử, Luật về Thương mại điện tử, Luật về Chữ ký điện tử.
Về quy trình giao kết: Thay vì các bên phải gặp mặt trực tiếp và ký hợp đồng bằng tay, hợp đồng điện tử sẽ được giao kết bằng phương tiện tử và hợp đồng sẽ được ký bằng chữ ký điện tử.
Về điều kiện hợp pháp: Hợp đồng lao động điện tử hợp pháp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của văn bản điện tử và chữ ký số sử dụng theo Luật giao dịch điện tử 2023.

Lợi ích mà hợp đồng lao động điện tử mang lại

Sử dụng hợp đồng lao động điện tử có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hợp đồng lao động điện tử loại bỏ cần phải in ấn, chuyển phát và lưu trữ tài liệu vật lý, giúp giảm chi phí liên quan đến giấy tờ và thời gian xử lý.
Tăng tính chính xác: Hợp đồng điện tử có thể giúp tránh được các lỗi do quá trình thủ công gây ra, như ghi sai thông tin hoặc thiếu các điều khoản quan trọng.
Dễ quản lý và lưu trữ: Hợp đồng điện tử có thể lưu trữ an toàn trên các hệ thống máy tính hoặc đám mây, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin khi cần.
Tích hợp dễ dàng: Các hợp đồng lao động điện tử có thể tích hợp vào các hệ thống quản lý nhân sự và tài chính của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
Cải thiện tính bảo mật: Hợp đồng điện tử có thể được mã hóa và bảo mật bằng mật khẩu hoặc chữ ký số, giúp bảo vệ thông tin cá nhân và quan trọng của cả hai bên.
Linh hoạt và tiện lợi: Hợp đồng điện tử cho phép người lao động và nhà tuyển dụng truy cập và ký kết từ bất kỳ đâu có kết nối internet, giúp tạo điều kiện làm việc từ xa và tiện lợi.
Bảo vệ môi trường: Giảm sử dụng giấy và mực in, giúp giảm tiêu thụ tài nguyên tự nhiên và đóng góp vào bảo vệ môi trường.
Theo chuẩn pháp luật: Sử dụng hợp đồng điện tử có thể giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định và luật pháp liên quan đến việc lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động.

Tóm lại, việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử có thể mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí, cải thiện tính chính xác và bảo mật, cùng với khả năng tích hợp vào quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Điều kiện để hợp đồng lao động điện tử hợp pháp

Như đã nêu ở trên, bên cạnh các yêu cầu liên quan đến nội dung của hợp đồng lao động, nguyên tắc ký kết hợp đồng cũng đặt ra rằng khi người lao động và người sử dụng lao động quyết định ký kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử, họ phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện liên quan đến văn bản điện tử và việc sử dụng chữ ký số.

Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc như sau:

Điều 10. Thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc

Thông điệp dữ liệu được sử dụng và có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

1. Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.

Thông tin trong thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi thông tin đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;

2. Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.

Ngoài ra khi ký hợp đồng lao động điện tử thì chữ ký số phải đảm bảo là chữ ký số là chữ ký điện tử hợp pháp, được quy định tại Khoản 3 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2023 như sau:

3. Chữ ký số là chữ ký điện tử đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

a) Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;

b) Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;

c) Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;

d) Mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;

đ) Phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số. Trường hợp chữ ký số chuyên dùng công vụ phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ. Trường hợp chữ ký số công cộng phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

e) Phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu tạo chữ ký số không bị tiết lộ, thu thập, sử dụng cho mục đích giả mạo chữ ký; bảo đảm dữ liệu được dùng để tạo chữ ký số chỉ có thể sử dụng một lần duy nhất; không làm thay đổi dữ liệu cần ký.

Khi tạo hợp đồng lao động điện tử, người lao động và người sử dụng lao động có một loạt phương tiện khác nhau để ký kết hợp đồng. Ưu tiên được đặt cho việc sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, trong trường hợp người lao động không có sẵn chữ ký số, họ có thể chọn giữa các phương thức khác như chữ ký ảnh, chữ ký quét, hoặc các hình thức chữ ký điện tử khác như OTP, chữ ký dựa trên thông tin sinh trắc học, chữ ký viết trên máy tính, hoặc các phương thức khác.

Tạm kết

Trên đây là những thông tin quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm về hợp đồng lao động điện tử. Trong bối cảnh kinh tế số hóa ngày càng phát triển, phần mềm hỗ trợ cho việc ký kết hợp đồng lao động điện tử đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp, thay thế cho hình thức truyền thống dựa trên giấy tờ.

Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc lựa chọn chữ ký số cho cá nhân trong công ty có thể tham khảo chữ ký số FastCA Token của Nhà cung cấp chữ ký số FastCA. Liên hệ với FastCA theo số hotline 08.1900.2158 để nhận tư vấn chi tiết bảng giá chữ ký số.