Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, sẽ mang đến hướng dẫn chi tiết về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Việc xử lý đúng quy định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến kê khai thuế. Vậy, theo Nghị định này, hóa đơn điện tử sai sót được xử lý thế nào và có thể tải mẫu biên bản thay thế ở đâu? Bài viết này sẽ làm rõ các quy định mới nhất về cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót.
Hóa đơn điện tử sai sót xử lý thế nào theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP? Tải mẫu biên bản thay thế ở đâu?
Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:
Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
…
Theo quy định hiện hành, trước khi tiến hành thay thế hóa đơn có sai sót, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên – người bán và người mua – cần cùng lập một văn bản thống nhất, trong đó nêu rõ nội dung bị sai.
Trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh, người bán có trách nhiệm thông báo trực tiếp đến người mua hoặc đăng tải thông tin trên website của mình (nếu có).
Lưu ý: Văn bản thỏa thuận cần được người bán lưu trữ tại đơn vị và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
> Tham khảo mẫu Biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót (TẢI VỀ TẠI ĐÂY)
Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử được hiểu là loại hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử – có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế – do tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ tạo lập thông qua phương tiện điện tử, dùng để ghi nhận các thông tin liên quan đến giao dịch theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế. Khái niệm này cũng bao gồm cả hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có chức năng kết nối và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
Cụ thể:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Mã này bao gồm một số giao dịch duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo và một chuỗi ký tự mã hóa từ dữ liệu hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là loại hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập và gửi trực tiếp đến người mua mà không cần cơ quan thuế cấp mã.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Là hóa đơn điện tử được lập từ thiết bị tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Hóa đơn này có thể có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế dưới định dạng chuẩn để người mua có thể truy xuất, sử dụng cho mục đích kê khai.
- Máy tính tiền: Được hiểu là hệ thống thiết bị điện tử độc lập hoặc tích hợp nhiều thiết bị công nghệ thông tin có khả năng tính tiền, lưu trữ và xử lý dữ liệu giao dịch bán hàng.
>> Có thể bạn quan tâm: Từ 01/6/2025 bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền trong trường hợp nào?
Hành vi nào bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn?
Căn cứ tại Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn gồm:
- Đối với công chức thuế:
- Có hành vi gây khó dễ, tạo phiền toái cho tổ chức, cá nhân khi đến thực hiện thủ tục mua hóa đơn, chứng từ theo quy định;
- Bao che, móc nối hoặc cố tình tiếp tay cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp lệ;
- Nhận tiền hoặc lợi ích bất chính trong quá trình thực hiện thanh tra, kiểm tra liên quan đến hóa đơn.
- Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các bên liên quan có trách nhiệm, nghĩa vụ:
- Thực hiện các hành vi gian lận như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, làm giả hoặc sử dụng chứng từ giả nhằm mục đích vi phạm pháp luật;
- Cản trở hoạt động công vụ của công chức thuế, bao gồm các hành vi xúc phạm, hành hung hoặc làm tổn hại đến sức khỏe, danh dự của người thi hành công vụ khi thực hiện thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;
- Truy cập trái phép vào hệ thống dữ liệu hóa đơn, gây sai lệch, làm hư hại hoặc phá hoại thông tin trong hệ thống;
- Đưa hối lộ hoặc có các hành vi sai trái khác nhằm trục lợi liên quan đến hóa đơn, chứng từ;
- Không thực hiện hoặc cố tình không gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Việc nắm rõ quy định về xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Hy vọng rằng, với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này, bạn đã có thể chủ động trong việc xử lý các tình huống phát sinh, đảm bảo hóa đơn của mình luôn hợp lệ và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Hãy luôn cập nhật các thông báo và hướng dẫn mới nhất từ cơ quan thuế để đảm bảo quy trình quản lý hóa đơn diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
Email: info@fastca.vn
Zalo OA: https://zalo.me/4027431816324838319
Website: https://fastca.vn/
