Việc đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hiện là giải pháp tối ưu và bắt buộc đối với các đơn vị kinh doanh bán lẻ, nhà hàng, khách sạn trong lộ trình số hóa của ngành Thuế. Không chỉ giúp minh bạch doanh thu và đơn giản hóa thủ tục hành chính, phương thức này còn mang lại sự thuận tiện tối đa khi khách hàng được nhận hóa đơn ngay tại thời điểm thanh toán.
Bài viết dưới đây FastCA sẽ hướng dẫn chi tiết điều kiện chuẩn bị và quy trình thực hiện nhanh chóng, đúng quy định pháp luật hiện hành cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh.
Chuẩn bị trước khi đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền
Trước khi thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện về cả pháp lý lẫn hạ tầng kỹ thuật để hồ sơ được duyệt nhanh chóng.
- Điều kiện về mặt pháp lý
- Doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh phải có mã số thuế đang ở trạng thái hoạt động bình thường.
- Đã cấu hình và sử dụng thành công tài khoản giao dịch thuế điện tử với cơ quan Thuế.
- Xác định rõ hình thức đăng ký (đăng ký mới hoàn toàn hoặc thay đổi thông tin sử dụng) để lựa chọn đúng mẫu tờ khai theo quy định.
- Điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và trang thiết bị
- Thiết bị đầu cuối: Có máy tính tiền, máy POS hoặc hệ thống thiết bị bán hàng (máy tính, điện thoại thông minh) có cài đặt phần mềm chuyên dụng, có khả năng khởi tạo hóa đơn trực tiếp tại điểm bán.
- Giải pháp phần mềm: Phần mềm bán hàng phải có chức năng khởi tạo HĐĐT có dải ký tự mã của cơ quan Thuế đảm bảo tính duy nhất, tra cứu và báo cáo giao dịch linh hoạt. Nếu máy tính tiền chưa tích hợp, đơn vị cần trang bị phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng kết nối đồng bộ dữ liệu.
- Kết nối mạng: Đảm bảo hệ thống internet ổn định, thông suốt để truyền dẫn dữ liệu hóa đơn đến cơ quan Thuế theo thời gian thực hoặc định kỳ đúng chuẩn quy định.
- Thông tin định danh: Chuẩn bị sẵn chứng thư số (chữ ký số) còn hiệu lực, địa chỉ email nhận thông báo từ cơ quan Thuế và danh sách các điểm bán hàng cần triển khai.
Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế
Trường hợp người nộp thuế thuộc đối tượng không phải trả tiền dịch vụ (theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hoặc đơn vị muốn tự thao tác thay đổi thông tin trực tiếp, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế sẽ được thực hiện trực tiếp trên Cổng thông tin Hóa đơn điện tử tại địa chỉ: hoadondientu.gdt.gov.vn.
Quy trình thực hiện theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) bao gồm các bước sau:
Bước 1: Khai báo và nộp tờ khai đăng ký
Người nộp thuế truy cập vào website của Tổng cục Thuế, đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử của đơn vị.
Tiến hành lập và gửi mẫu 01 đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Bước 2: Cơ quan Thuế tiếp nhận hồ sơ
Ngay sau khi hệ thống ghi nhận tờ khai, Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế sẽ tự động gửi thông báo tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/TB-TNĐT (Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP) về địa chỉ email cá nhân/doanh nghiệp đã đăng ký.
Bước 3: Nhận kết quả phê duyệt từ cơ quan Thuế
Trong vòng 01 ngày làm việc, hệ thống của Cục Thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật, chủ hộ kinh doanh với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống định danh và xác thực điện tử:
- Nếu thông tin khớp đúng: Hệ thống gửi yêu cầu xác nhận qua email/số điện thoại. Người nộp thuế có trách nhiệm xác nhận ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Sau khi xác nhận thành công, cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo chấp thuận hồ sơ.
- Nếu thông tin không khớp đúng: Hệ thống tự động gửi thông báo không chấp nhận kèm theo các lỗi chi tiết để người nộp thuế điều chỉnh, bổ sung lại hồ sơ.
Lưu ý quan trọng: Kể từ thời điểm được cơ quan Thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế phải chủ động ngừng sử dụng các loại HĐĐT theo thông báo phát hành cũ và thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy còn tồn (nếu có).
Cách đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền qua tổ chức cung cấp dịch vụ
Đối với các đơn vị muốn triển khai giải pháp trọn gói, tích hợp sâu vào hệ thống bán hàng đa quầy hoặc các thiết bị POS cầm tay, lựa chọn phối hợp với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu là phương án tối ưu nhất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện đăng ký thông qua giải pháp phần mềm xCyber:
Bước 1: Truy cập tính năng đăng ký tờ khai
Người dùng đăng nhập vào phần mềm xCyber, điều hướng theo đường dẫn: Hệ thống / Đăng ký / Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn (TK01) để mở giao diện chức năng xử lý hóa đơn máy tính tiền (MTT).
Bước 2: Khởi tạo thao tác
Tại màn hình hiển thị, người dùng bấm chọn nút chức năng Đăng ký (đối với cơ sở kinh doanh mới áp dụng lần đầu) hoặc Thay đổi thông tin (đối với cơ sở chuyển đổi từ hình thức hóa đơn khác sang).
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin theo biểu mẫu
Hệ thống xCyber sẽ tự động đồng bộ và điền các trường dữ liệu mặc định của doanh nghiệp như: Tên đơn vị, Mã số thuế, Địa chỉ, Cơ quan thuế quản lý… Người dùng cần hoàn thiện các danh mục còn lại:
- Hình thức hóa đơn: Bắt buộc tích chọn vào dòng “Có mã từ máy tính tiền”.
- Phương thức chuyển dữ liệu: Hệ thống hiển thị mặc định là “Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn”.
- Loại hóa đơn sử dụng: Tích chọn các loại hóa đơn phát sinh tại cơ sở (Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…).
- Danh sách chứng thư số: Chọn chức năng Thêm chứng thư, lựa chọn đúng chứng thư số đang sử dụng của đơn vị và nhấn Lưu thông tin.
Bước 4: Ký số và gửi tờ khai lên Tổng cục Thuế
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin hiển thị trên màn hình. Người dùng có thể nhấn nút Hủy bỏ nếu muốn làm lại, hoặc nhấn Lưu để đưa vào bộ nhớ tạm. Để hoàn tất quy trình, nhấn nút “Lưu và gửi TCT”.
Phần mềm xCyber sẽ tự động ký số và truyền trực tiếp tờ khai sang hệ thống Tổng cục Thuế. Kết quả phê duyệt chấp thuận sẽ được hệ thống cập nhật tự động và thông báo trạng thái ngay trên danh sách tờ khai cho người dùng tiện theo dõi.
Các câu hỏi về đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Câu 1: Những đối tượng nào phải hoặc nên sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối tượng chính là các doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng như: Trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi giải trí…
Câu 2: Điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Đơn vị cần có thiết bị máy tính tiền/POS kết nối internet, có tài khoản giao dịch thuế điện tử và sử dụng phần mềm HĐĐT có khả năng truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
Câu 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền ở đâu?
Bạn có thể đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử như xCyber.
Câu 4: Sau khi gửi đăng ký thì bao lâu được sử dụng?
Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế sẽ trả kết quả. Nếu được chấp nhận, bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay.
Câu 5: Có cần chữ ký số trên từng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không?
Không. Đây là ưu điểm lớn nhất. Đơn vị chỉ cần ký số khi gửi tờ khai đăng ký ban đầu, còn trên từng hóa đơn xuất cho khách lẻ không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.
Câu 6: Hóa đơn từ máy tính tiền có giá trị pháp lý không?
Có. Hóa đơn này được coi là chứng từ hợp pháp để kê khai thuế và tính chi phí được trừ nếu đảm bảo đúng định dạng dữ liệu và có mã của cơ quan thuế.
Câu 7: Khách hàng có bắt buộc cung cấp mã số thuế khi lấy hóa đơn không?
Không bắt buộc đối với khách hàng cá nhân không có nhu cầu lấy hóa đơn để khấu trừ thuế. Tuy nhiên, thông tin người mua (nếu có) sẽ giúp khách hàng dễ dàng tra cứu trên hệ thống hơn.
Câu 8: Có được xuất hóa đơn cho khách lẻ không lấy hóa đơn không?
Có, bắt buộc phải xuất.
Theo quy định, người bán phải lập hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ (không phân biệt giá trị từng lần), kể cả trường hợp khách hàng lẻ không lấy hóa đơn. Dữ liệu này sẽ được hệ thống máy tính tiền ghi nhận và chuyển đến cơ quan thuế để quản lý doanh thu minh bạch.
Câu 9: Nếu mất kết nối internet thì có được xuất hóa đơn không?
Máy tính tiền có chức năng lưu trữ thao tác bán hàng. Khi có kết nối internet trở lại, dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ và chuyển đến cơ quan thuế theo đúng quy định.
Câu 10: Có thể sử dụng nhiều máy tính tiền trong cùng một doanh nghiệp không?
Hoàn toàn được. Mã của cơ quan thuế trên HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có thể thiết lập cho nhiều máy tính tiền tại một hoặc nhiều địa điểm kinh doanh, đảm bảo tính duy nhất của từng hóa đơn.
Tóm lại, việc đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ là tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn là giải pháp cốt lõi giúp các đơn vị kinh doanh tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Để quá trình thiết lập hệ thống kết nối và vận hành hóa đơn diễn ra liền mạch, hạn chế tối đa rủi ro sai sót hồ sơ, việc lựa chọn một nhà cung cấp giải pháp công nghệ uy tín như xCyber là vô cùng cần thiết. Doanh nghiệp chủ động công nghệ sẽ luôn làm chủ lợi thế cạnh tranh và vững vàng phát triển trong kỷ nguyên số.
