Hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không là vướng mắc phổ biến của rất nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Dù chữ ký số được xem như “con dấu điện tử” bắt buộc để khẳng định giá trị pháp lý của chứng từ, pháp luật hiện hành vẫn quy định một số trường hợp ngoại lệ được miễn trừ. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định mới nhất giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn chuẩn xác, đúng luật và tránh các rủi ro xử phạt.
Hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không?
Về bản chất pháp lý, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra để xác định danh tính người ký và bảo đảm sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu (theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP).
Đối với câu hỏi hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không? Câu trả lời là CÓ – đây là quy định bắt buộc áp dụng cho phần lớn các giao dịch kinh doanh.
Căn cứ quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xuất hóa đơn điện tử có cần chữ ký số của bên bán để đảm bảo tính pháp lý và làm căn cứ kê khai thuế. Cụ thể, chữ ký số của người bán là tiêu thức bắt buộc xuất hiện trên các loại chứng từ sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
- Hóa đơn bán hàng.
- Hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
- Hóa đơn điện tử dạng tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ dịch vụ ngân hàng (đối với loại có mã của cơ quan Thuế).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho gửi bán đại lý.
Quy định về chủ thể ký số của bên bán:
- Doanh nghiệp, tổ chức: Sử dụng chữ ký số của tổ chức hoặc doanh nghiệp đó.
- Cá nhân, hộ kinh doanh: Sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
Được phép xuất hóa đơn điện tử không cần chữ ký số khi nào?
Mặc dù quy định chung yêu cầu phải ký số, pháp luật vẫn tạo điều kiện cho một số mô hình kinh doanh đặc thù. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh được phép xuất hóa đơn điện tử không cần chữ ký số của bên bán hoặc bên mua trong các trường hợp quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (thường dùng tại các siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ giải trí,…).
- Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: Không nhất thiết phải có chữ ký số của cả bên bán và bên mua.
- Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua cũng như các chỉ tiêu tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
- Tem, vé, thẻ điện tử: Loại không có mã của cơ quan thuế thì không bắt buộc có chữ ký số của người bán.
- Chứng từ dịch vụ vận tải hàng không: Xuất qua website/hệ thống thương mại điện tử lập theo thông lệ quốc tế cho cá nhân không kinh doanh.
- Hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký số của người mua.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không?
Để đánh giá hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán có hợp lệ không, chúng ta cần phân chia rõ ràng thành 2 trường hợp thực tế:
Trường hợp 1: KHÔNG HỢP LỆ (Giao dịch thuộc diện bắt buộc)
Nếu giao dịch thuộc loại hóa đơn bắt buộc phải ký số (như hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường) nhưng người bán lại xuất hóa đơn điện tử không có chữ ký số, thì hóa đơn đó KHÔNG HỢP LỆ.
⇒ Hậu quả: Bên mua sẽ không thể dùng hóa đơn này để khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.
Trường hợp 2: VẪN HỢP LỆ (Rơi vào các trường hợp ngoại lệ)
Nếu chứng từ phát sinh nằm trong danh sách các trường hợp ngoại lệ nêu tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ví dụ: hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, tem vé thẻ điện tử không mã, hóa đơn cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh…), việc hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người bán VẪN HỢP LỆ hoàn toàn. Các bên vẫn sử dụng để kê khai, hạch toán bình thường.
Những lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Để đảm bảo an toàn pháp lý khi phát hành và quản lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần đặc biệt chú ý:
- Duy trì hiệu lực của chứng thư số: Chữ ký số trên hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương con dấu và chữ ký tay. Nếu chứng thư số hết hạn, hệ thống sẽ chặn thao tác phát hành hoặc hóa đơn phát hành ra không được cơ quan thuế chấp nhận.
- Xử lý chênh lệch thời điểm ký số và thời điểm lập: Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm ký số hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm. Trong trường hợp thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, việc kê khai thuế sẽ căn cứ theo thời điểm lập hóa đơn.
- Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và tính toàn vẹn dữ liệu: Hệ thống mạng cần ổn định để file dữ liệu XML không bị biến đổi khi truyền nhận. Các doanh nghiệp lớn truyền dữ liệu trực tiếp đến Tổng cục Thuế cần có đường truyền chính và dự phòng băng thông tối thiểu 5 Mbps.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp
Câu 1: Người mua có bắt buộc ký số trên hóa đơn điện tử không?
Không bắt buộc. Trong hầu hết trường hợp, người mua không nhất thiết phải ký số. Người mua chỉ cần ký số khi hai bên có thỏa thuận trước và bên mua đáp ứng đầy đủ các điều kiện kỹ thuật để thực hiện ký số/ký điện tử.
Câu 2: Chữ ký số hết hạn có xuất hóa đơn được không?
Không. Khi chữ ký số hết hạn, phần mềm hóa đơn điện tử sẽ từ chối thao tác ký. Hóa đơn lập ra trong thời gian chứng thư số hết hiệu lực sẽ không thể gửi cơ quan thuế hoặc không đảm bảo tính xác thực pháp lý.
Câu 3: Có thể ký số sau khi lập hóa đơn không?
Có thể. Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số không bắt buộc phải diễn ra cùng lúc (ví dụ: lập hóa đơn cuối ngày hôm trước, sáng hôm sau mới ký số). Tuy nhiên, người nộp thuế vẫn thực hiện kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.
>>> Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xCyberBill để lập và phát hành hóa đơn đúng quy định, tích hợp chữ ký số FastCA, thao tác nhanh chóng và an toàn. Liên hệ ngay Zalo OA của FastCA để được tư vấn sớm nhất nhé!
Việc hiểu rõ hóa đơn điện tử có cần chữ ký số không giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong giao dịch và tránh các sai sót về thuế. Trong hầu hết các trường hợp, chữ ký số là bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý, trừ một số ngoại lệ như hóa đơn máy tính tiền hoặc bán lẻ cho cá nhân. Hãy luôn kiểm tra hiệu lực của chữ ký số để quá trình vận hành doanh nghiệp diễn ra thông suốt.
