Từ ngày 01/07/2026, quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có nhiều điểm mới theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Một trong những vấn đề được nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân trả thu nhập quan tâm là chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc chữ ký số không và thời điểm ký số được xác định như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ quy định mới và các trường hợp không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc chữ ký số không?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc chữ ký số không?
Theo khoản 2 Điều 4 và khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi khấu trừ thuế TNCN, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử để giao cho người có thu nhập bị khấu trừ. Chứng từ phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo quy định và được lập theo định dạng chuẩn dữ liệu. Đáng chú ý, khoản 1 Điều 23 quy định trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bắt buộc phải có chữ ký số. Quy định này được áp dụng từ ngày 01/07/2026 khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực. Do đó, không nên hiểu rằng từ ngày 01/07/2026 có thể tùy chọn giữa chứng từ giấy và chứng từ điện tử. Quy định mới đã xác định việc khấu trừ thuế TNCN phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử, trừ các trường hợp không phải lập chứng từ theo Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc chữ ký số không?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải có những nội dung gì?
Để chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập đúng quy định, tổ chức, cá nhân trả thu nhập cần bảo đảm đầy đủ các thông tin theo Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cụ thể, chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm các nội dung sau:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ và số thứ tự chứng từ.
- Tên, địa chỉ và mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập.
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập nếu đã có mã số thuế hoặc số định danh cá nhân.
- Quốc tịch trong trường hợp người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam.
- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học và số thuế đã khấu trừ.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập.
Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, chữ ký trên chứng từ phải là chữ ký số theo quy định tại khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải có những nội dung gì?
Thời điểm ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?
Ngoài yêu cầu về chữ ký số, thời điểm ký cũng cần được thực hiện đúng quy định để bảo đảm tính hợp lệ của chứng từ. Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định cụ thể về thời điểm lập và ký số chứng từ.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập vào thời điểm nào?
Về nguyên tắc, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế TNCN phải lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế và giao cho người có thu nhập bị khấu trừ. Đối với từng trường hợp, thời điểm lập chứng từ được xác định như sau:
- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập chứng từ cho từng lần khấu trừ hoặc lập một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu.
- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.
Như vậy, thời điểm lập chứng từ được gắn với thời điểm khấu trừ thuế và cách thức lập chứng từ phụ thuộc vào loại quan hệ lao động của cá nhân nhận thu nhập.
Thời điểm ký số trên chứng từ được xác định như thế nào?
Theo khoản 5 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế TNCN sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử. Thời điểm này được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Do đó, tổ chức, cá nhân trả thu nhập cần thực hiện ký số trên chứng từ điện tử trong quá trình lập chứng từ theo đúng quy định, thay vì chỉ lập chứng từ rồi ký số vào một thời điểm không gắn với việc lập chứng từ.
Những trường hợp nào không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Không phải mọi khoản thu nhập đã khấu trừ thuế đều phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp không phải lập chứng từ.
Những trường hợp nào không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập thì tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó. Quy định này được nêu tại khoản 2 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và được áp dụng từ ngày 01/07/2026.
Một số khoản thu nhập đã được khấu trừ và nộp thuế tại nguồn
Tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế cũng không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với một số khoản thu nhập của nhà đầu tư cá nhân nếu khoản thu nhập đó đã được tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thực hiện khấu trừ và nộp thuế TNCN tại nguồn.
Các khoản thu nhập thuộc trường hợp này gồm:
- Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.
- Thu nhập từ đầu tư vốn.
- Thu nhập từ chuyển nhượng tài sản mã hóa.
- Thu nhập từ chuyển nhượng vàng miếng.
- Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
- Thu nhập từ trúng thưởng.
- Thu nhập từ thừa kế, quà tặng.
Như vậy, khi thuộc các trường hợp nêu trên và đã đáp ứng điều kiện khấu trừ, nộp thuế tại nguồn theo quy định, tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Một số lưu ý khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Việc chuyển sang chứng từ điện tử khiến tổ chức, cá nhân trả thu nhập cần chú ý một số yêu cầu trong quá trình thực hiện.
- Thứ nhất, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử trước khi sử dụng theo quy định.
- Thứ hai, chứng từ phải được lập đầy đủ các nội dung theo Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và sử dụng đúng định dạng chuẩn dữ liệu.
- Thứ ba, chữ ký trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải là chữ ký số.
- Thứ tư, sau khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải thực hiện chuyển dữ liệu chứng từ đến cơ quan thuế theo quy định về chứng từ điện tử.
Việc thực hiện đúng các yêu cầu trên giúp hạn chế sai sót khi lập, gửi và quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp liên quan đến chữ ký số và chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có bắt buộc chữ ký số không?
Có. Theo khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Từ ngày 01/07/2026 có được lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản giấy không?
Theo quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi khấu trừ thuế TNCN, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử để giao cho người có thu nhập bị khấu trừ, trừ trường hợp không phải lập chứng từ theo Điều 24.
Khi nào phải ký số chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Thời điểm ký số là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế TNCN sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử. Thời điểm này được hiển thị theo ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế có được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Không bắt buộc. Theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức khấu trừ thuế TNCN không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Những khoản thu nhập nào không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Trong trường hợp đã được tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ khấu trừ và nộp thuế TNCN tại nguồn, không phải lập chứng từ đối với các khoản thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, chuyển nhượng tài sản mã hóa, chuyển nhượng vàng miếng, bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng, thừa kế và quà tặng.
>>> Xem thêm: Khấu trừ thuế TNCN người lao động đã nghỉ việc theo Công văn 3057
Theo quy định áp dụng từ ngày 01/07/2026, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập dưới dạng điện tử và phải sử dụng chữ ký số. Quy định này được thể hiện tại khoản 2 Điều 4 và khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Bên cạnh yêu cầu về chữ ký số, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế cần lưu ý đúng thời điểm lập chứng từ, thời điểm ký số và các trường hợp không phải lập chứng từ để thực hiện đúng quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
>>> Bạn là cá nhân/ tổ chức đang có nhu cầu sử dụng chữ ký số để thực hiện các nghĩa vụ thuế và chưa biết lựa chọn sản phẩm nào? Hãy để FastCA đồng hành cùng quý khách trải nghiệm dịch vụ chữ ký số nhanh, uy tín và chất lượng với rất nhiều ưu đãi trong tháng 9. Nhanh tay đăng ký và sử dụng ngay bằng cách follow Zalo OA FastCA để được tư vấn chi tiết, sớm nhất nhé!
