Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị nhân sự hiện đại. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hành lang pháp lý cho vấn đề này đã trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Để một bản hợp đồng số có giá trị pháp lý vững chắc, không thể bỏ qua khâu chứng thực. Vậy chứng thực hợp đồng lao động điện tử là gì? Nó mang lại lợi ích ra sao và các bước thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
Chứng thực hợp đồng lao động điện tử là gì?
Căn cứ vào Khoản 6 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, chứng thực hợp đồng lao động điện tử là hoạt động do Nhà cung cấp eContract thực hiện thông qua dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Hiểu một cách đơn giản, đây là quá trình xác minh tính toàn vẹn và xác thực của hợp đồng bởi một bên thứ ba có thẩm quyền. Trong cơ chế này, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (do cơ quan Nhà nước quản lý) sẽ thực hiện kiểm tra, đối soát và ghi nhận trạng thái hợp đồng đã được chứng thực, giúp đảm bảo văn bản không bị chỉnh sửa sau khi ký kết.
Đặc điểm chứng thực hợp đồng lao động điện tử
Hoạt động chứng thực này sở hữu những đặc thù riêng biệt nhằm phân biệt với các hình thức ký kết thông thường:
- Tổ chức thực hiện: Hoạt động này bắt buộc phải được thực hiện bởi các tổ chức đủ điều kiện, được cấp Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy (dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu) theo quy định của pháp luật.
- Hình thức nhận diện: Hợp đồng sau khi được chứng thực thành công thường được tích hợp “tích xanh” trên các nền tảng eContract, qua đó xác nhận tính xác thực và nguồn gốc rõ ràng.
- Nội dung chứng thực: Bao gồm việc gắn chữ ký số, dấu thời gian, lưu trữ và xác minh thông điệp dữ liệu. Hệ thống đảm bảo nội dung hợp đồng giữ nguyên tính toàn vẹn, tuyệt đối không bị thay đổi hay chỉnh sửa sau khi các bên đã hoàn tất việc ký kết.
- Gắn mã định danh (ID): Theo quy định, trong vòng 24 giờ kể từ khi bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID duy nhất.
- Giá trị pháp lý: Có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản giấy, được pháp luật công nhận và sử dụng làm căn cứ trong các thủ tục hành chính, thanh tra, hay giải quyết tranh chấp.
Lợi ích khi tiến hành chứng thực hợp đồng lao động điện tử
Việc sử dụng dịch vụ chứng thực hợp đồng lao động điện tử mang lại những lợi thế vượt trội cho cả người sử dụng lao động và người lao động:
- Đảm bảo tính pháp lý vững chắc: Một bản hợp đồng điện tử có “tích xanh” (được chứng thực bởi các tổ chức CeCA hợp pháp) đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng và được bên thứ ba công nhận khi xảy ra các tranh chấp lao động.
- Chống chối bỏ trách nhiệm: Hệ thống lưu vết chi tiết quá trình ký kết, giúp xác nhận chính xác danh tính người ký dựa trên dữ liệu sinh trắc học và chữ ký số, ngăn chặn việc một trong hai bên chối bỏ trách nhiệm về sau.
- Lưu trữ an toàn, truy xuất dễ dàng: Hợp đồng được số hóa và bảo vệ bằng công nghệ mã hóa cao cấp, giúp chống thất lạc, hư hỏng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tra cứu và trích xuất dữ liệu bất cứ lúc nào.
Doanh nghiệp sử dụng lao động có được chứng thực hợp đồng lao động điện tử không?
Đây là thắc mắc chung của nhiều đơn vị. Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, câu trả lời là KHÔNG. Doanh nghiệp sử dụng lao động chỉ là một bên tham gia giao kết, không có thẩm quyền tự chứng thực cho hợp đồng của chính mình.
Căn cứ theo khoản 6 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, quy định về chủ thể thực hiện việc chứng thực rất cụ thể:
“Chứng thực hợp đồng lao động điện tử là hoạt động do Nhà cung cấp eContract thực hiện thông qua dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
Từ quy định trên, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:
- Về vai trò: Doanh nghiệp chỉ là chủ thể giao kết (bên sử dụng lao động), không có chức năng chứng thực.
- Về thẩm quyền: Chứng thực hợp đồng lao động điện tử không phải là quyền của doanh nghiệp. Ngay cả khi công ty có chữ ký số riêng, hạ tầng CNTT mạnh hay bộ phận pháp chế chuyên nghiệp, đơn vị vẫn không được tự mình thực hiện khâu chứng thực này.
- Về tính pháp lý: Để hợp đồng có giá trị chứng thực, doanh nghiệp bắt buộc phải thông qua đơn vị trung gian là các Nhà cung cấp eContract đã được cấp phép.
Như vậy, doanh nghiệp KHÔNG có quyền tự chứng thực hợp đồng lao động điện tử. Việc tự ghi nhận trên hệ thống nội bộ chỉ có giá trị quản lý lưu trữ, không thay thế được giá trị pháp lý của hoạt động chứng thực theo Nghị định 337.
Tham khảo quy trình chứng thực hợp đồng lao động điện tử hiện nay
Để hiểu rõ cách thức vận hành, dưới đây là quy trình chứng thực hợp đồng lao động điện tử đang được áp dụng phổ biến và tuân thủ theo khung pháp lý hiện hành:
Bước 1: Giao kết hợp đồng: Người sử dụng lao động và người lao động tiến hành thỏa thuận nội dung, sau đó ký kết bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số công cộng/chuyên dùng trực tiếp trên nền tảng eContract.
Bước 2: Gửi yêu cầu chứng thực: Sau khi được ký số, hợp đồng điện tử (thông điệp dữ liệu) sẽ được tự động gửi đến đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử đã được cơ quan nhà nước cấp phép.
Bước 3: Xác minh: Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực sẽ sử dụng các giải pháp công nghệ để kiểm tra thông điệp dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung hợp đồng và xác minh danh tính hợp pháp của các bên tham gia (đối chiếu thông tin, sinh trắc học với giấy tờ tùy thân).
Bước 4: Cấp chứng thư và gắn ID: Nền tảng hợp đồng lao động điện tử ghi nhận trạng thái, đóng dấu thời gian và trả kết quả hợp đồng đã được chứng thực (thường đi kèm “tích xanh”). Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm ký cuối cùng, hợp đồng sẽ được gửi về Nền tảng quốc gia để gắn ID định danh theo quy định.
Việc nắm rõ quy trình chứng thực hợp đồng lao động điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng Nghị định 337/2025/NĐ-CP mà còn là bước tiến quan trọng trong công cuộc chuyển đổi số quản trị nhân sự. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện để triển khai phương thức ký kết này một cách an toàn và hiệu quả nhất.
