Từ 2026, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ/ năm bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không ít người vẫn chưa nắm rõ cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh sao cho đúng quy định và thuận tiện trong quá trình sử dụng. Bài viết dưới đây FastCA sẽ hướng dẫn chi tiết 3 cách xuất hóa đơn điện tử phổ biến dành cho hộ kinh doanh, giúp bạn thực hiện nhanh chóng, chính xác và đúng luật.
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh nhanh chóng
Để khởi tạo và phát hành hóa đơn đúng quy định, hộ kinh doanh có thể lựa chọn nhiều phương thức khác nhau tùy vào mô hình hoạt động và hạ tầng công nghệ. Về cơ bản, hiện nay có 3 cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh phổ biến được cơ quan Thuế chấp nhận và khuyến khích sử dụng.
Cách 1: Xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế
Hộ kinh doanh xuất hóa đơn như thế nào qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế? Đây là phương thức dành cho các hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh. Xem ngay hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
- Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cần thực hiện tại Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí
- Hộ kinh doanh đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế đã được cơ quan thuế cấp.
- Chọn chức năng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên hệ thống.
- Điền đầy đủ thông tin theo mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí do cơ quan thuế ban hành.
- Thực hiện ký số hoặc ký điện tử để xác nhận hồ sơ đăng ký theo hướng dẫn của hệ thống (nếu được yêu cầu).
Bước 3: Chờ cơ quan thuế tiếp nhận và phê duyệt
- Sau khi hoàn tất việc gửi hồ sơ đăng ký, hệ thống sẽ chuyển thông tin đến cơ quan thuế để kiểm tra và xử lý.
- Cơ quan thuế sẽ tiến hành xem xét và phản hồi kết quả đăng ký.
- Thời gian xử lý thông thường từ khoảng 15 phút đến 01 ngày làm việc, tùy từng trường hợp cụ thể.
Bước 4: Lập và phát hành hóa đơn điện tử
- Khi hồ sơ đăng ký được cơ quan thuế chấp thuận, hộ kinh doanh đăng nhập lại hệ thống.
- Tiến hành lập hóa đơn điện tử và phát hành hóa đơn cho khách hàng.
- Trong quá trình thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, cần đảm bảo hóa đơn được lập đúng nội dung, thời điểm và hình thức theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
Cách 2: Xuất HĐĐT hộ kinh doanh qua phần mềm hóa đơn điện tử
Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp
- Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh qua phần mềm, đầu tiên hộ kinh doanh cần lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp thuận.
- Một số đơn vị phổ biến trên thị trường có thể kể đến như xCyber Bill, Viettel, VNPT… hoặc các nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.
- Việc lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín sẽ giúp hệ thống hóa đơn hoạt động ổn định, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử.
Bước 2: Đăng ký và tạo tài khoản sử dụng phần mềm
- Hộ kinh doanh truy cập website chính thức của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc liên hệ trực tiếp để đăng ký sử dụng dịch vụ.
- Trong quá trình đăng ký, cần cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác của hộ kinh doanh theo yêu cầu của hệ thống, bao gồm:
- Mã số thuế
- Tên hộ kinh doanh
- Địa chỉ kinh doanh
- Ngành nghề hoạt động
Bước 3: Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử trên hệ thống
- Sau khi hoàn tất việc tạo tài khoản, hộ kinh doanh thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm đã lựa chọn.
- Trong trường hợp cần thiết, hộ kinh doanh phải thiết lập chữ ký số hoặc hình thức ký điện tử để hoàn thiện hồ sơ đăng ký theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Bước 4: Chờ cơ quan thuế xét duyệt hồ sơ
- Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử từ phần mềm sẽ được chuyển đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để kiểm tra và xử lý.
- Hộ kinh doanh cần theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên hệ thống và chờ thông báo phản hồi từ cơ quan thuế theo thời gian quy định.
Bước 5: Lập và xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng
- Khi hồ sơ đăng ký được chấp thuận, hộ kinh doanh có thể tạo lập, phát hành và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng trực tiếp trên phần mềm đã đăng ký.
- Trong quá trình áp dụng cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh, cần đảm bảo hóa đơn được lập đúng nội dung, thời điểm và hình thức theo quy định hiện hành của pháp luật về hóa đơn điện tử.
Cách 3: Xuất hóa đơn điện từ HKD khởi tạo từ máy tính tiền
Nếu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền thì xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh như thế nào? Đây là giải pháp dành riêng cho các hộ kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị máy tính tiền tích hợp hóa đơn điện tử
- Hộ kinh doanh có thể lựa chọn mua thiết bị mới hoặc nâng cấp máy tính tiền có tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử đã được Cục Thuế chấp thuận.
- Thiết bị phải đảm bảo kết nối và truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật do cơ quan quản lý quy định.
Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Hộ kinh doanh tiến hành đăng ký phát hành hóa đơn điện tử thông qua phần mềm được cài đặt trên máy tính tiền hoặc thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Đồng thời, hộ kinh doanh cần đăng ký và thiết lập chữ ký số để phục vụ việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến hệ thống của cơ quan thuế.
Bước 3: Lập và phát hành hóa đơn điện tử khi bán hàng
- Khi phát sinh giao dịch bán hàng, nhân viên sử dụng máy tính tiền để khởi tạo hóa đơn điện tử và cung cấp cho khách hàng ngay tại thời điểm thanh toán.
- Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải ký số tại thời điểm lập hóa đơn.
Bước 4: Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế
- Dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ được chuyển đến cơ quan thuế theo định kỳ, có thể thực hiện tự động hoặc thủ công tùy theo cấu hình hệ thống.
- Việc truyền dữ liệu được thực hiện thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn kỹ thuật.
Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử
- Chủ hộ kinh doanh cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của pháp luật.
- Đồng thời, cần quản lý thông tin bán hàng và doanh thu trên hệ thống máy tính tiền để phục vụ kê khai thuế, quyết toán và kiểm tra khi cần thiết.
- Việc quản lý tốt dữ liệu cũng giúp hộ kinh doanh thực hiện xuất hóa đơn điện tử một cách minh bạch và hiệu quả hơn.
[FAQ] Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Trong quá trình tìm hiểu cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, nhiều cá nhân và hộ kinh doanh vẫn còn một số thắc mắc liên quan đến quy định pháp luật và cách áp dụng thực tế. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất.
Câu 1: Hộ kinh doanh nào cần xuất hóa đơn điện tử?
Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về xuất hóa đơn của hộ kinh doanh như sau:
- Hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
- Hộ, cá nhân kinh doanh mới ra kinh doanh tại Điều 9 Nghị định 68/2026/NĐ-CP hoặc hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT năm trước chưa đến 01 tỷ đồng nhưng trong năm tính thuế có doanh thu tính thuế GTGT từ 01 tỷ đồng trở lên.
- Hộ kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác), dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, hoạt động nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim,…
Câu 2: Xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh không có mã số thuế được hay không?
Về nguyên tắc, việc xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh có mã số thuế sẽ thực hiện lập và phát hành theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn và quản lý thuế.
Trong trường hợp hộ kinh doanh chưa có mã số thuế, việc lập hóa đơn vẫn có thể phát sinh nhưng sẽ bị hạn chế về hình thức áp dụng và phải tuân thủ các quy định riêng tùy theo vai trò của hộ kinh doanh trong từng giao dịch. Cụ thể:
Trường hợp 1: Hộ kinh doanh là bên mua hàng
- Nếu bạn là người bán hàng và khách hàng của bạn là hộ kinh doanh chưa có mã số thuế, bạn vẫn có thể lập và xuất hóa đơn cho giao dịch đó.
- Khi lập hóa đơn, thông tin của bên mua có thể ghi theo tên và địa chỉ hộ kinh doanh, không bắt buộc phải có mã số thuế.
Trường hợp 2: Hộ kinh doanh là bên bán hàng
- Nếu hộ kinh doanh chưa được cấp mã số thuế, hộ kinh doanh đó không thể tự lập và phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng.
- Trong trường hợp này, hộ kinh doanh chỉ có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh nếu có nhu cầu xuất hóa đơn.
Như vậy, trong cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, việc có mã số thuế là điều kiện quan trọng để hộ kinh doanh có thể tự phát hành hóa đơn điện tử. Nếu chưa có mã số thuế, hộ kinh doanh sẽ phải thực hiện thủ tục xin cấp hóa đơn từ cơ quan thuế và tuân thủ đầy đủ quy định liên quan.
Câu 3: Hộ kinh doanh cá thể có xuất được hóa đơn VAT không?
Không, hộ kinh doanh không được xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) vì họ áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu, không phải phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
Thay vào đó, hộ kinh doanh sẽ sử dụng hóa đơn bán hàng (có mã của cơ quan thuế), hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh theo quy định.
Câu 4: Hộ kinh doanh xuất hóa đơn bao nhiêu phần trăm?
Mức thuế hộ kinh doanh phải nộp khi xuất hóa đơn sẽ phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh và phương pháp tính thuế.
Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh khi xuất hóa đơn thường tính thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu. Tổng số thuế phải nộp gồm thuế GTGT và thuế TNCN.
Mức thuế suất cụ thể được phân theo 4 nhóm ngành nghề kinh doanh khác nhau:
| Nhóm ngành nghề kinh doanh | Thuế GTGT | Thuế TNCN | Tổng cộng |
| Phân phối, cung cấp hàng hóa | 1% | 0,5% | 1,5% |
| Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu | 5% | 2% | 7% |
| Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu | 3% | 1,5% | 4,5% |
| Hoạt động kinh doanh khác | 2% | 1% | 3% |
Việc nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh không chỉ giúp chủ hộ tuân thủ đúng pháp luật mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao dịch. Dù bạn chọn cách xuất qua cổng Thuế, máy tính tiền hay sử dụng phần mềm chuyên dụng, điều quan trọng nhất là đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và thực tế nhất để áp dụng vào hoạt động kinh doanh của mình.
