Cách xử lý hóa đơn không được cấp mã

Chia sẻ

Khi doanh nghiệp nộp hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế nhưng không được cấp mã thì bạn cần phải làm gì? Trong bài viết sau của FastCA sẽ hướng dẫn quý doanh nghiệp cách xử lý hóa đơn không được cấp mã nhé.

Hóa đơn cấp mã của Cơ quan Thuế là gì?

Theo khoản 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định nghĩa cụ thể như sau:

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

- Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và được chấp nhận, doanh nghiệp có thể tiến hành lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Cách lập hóa đơn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn lập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hay thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Lưu ý, khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đảm bảo đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của cơ quan thuế thì mới được cấp mã xác thực.

hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế — Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Vì sao hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã?

Hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã bởi vì những lý do sau:
Một, thông tin hóa đơn người nộp thuế đã lập gửi cấp mã chưa được truyền lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để cấp mã.

Hai, hóa đơn đã được cấp mã cơ quan thuế nhưng chưa đồng bộ dữ liệu về phần mềm TVAN của doanh nghiệp đang sử dụng.

Ba, lỗi truyền nhận dữ liệu của Tổ chức truyền nhận dữ liệu.

Lỗi cơ quan thuế từ chối cấp mã?

Thứ nhất, lỗi sai định dạng dữ liệu nmstknhang: Độ dài phải nằm giữa 0 và 30.

Lưu ý để tránh bị lỗi: khai báo số tài khoản ngân hàng của người mua tối đa 30 ký tự.

Thứ hai, lỗi sai định dạng dữ liệu nmten: Tên người mua không được bỏ trống khi có mã số thuế.

Lưu ý để tránh bị lỗi: điền tên đơn vị nếu có điền mã số thuế người mua.

Thứ ba, sai định dạng dữ liệu nbsdthoai: Độ dài phải nằm giữa 0 và 20.

Lưu ý để tránh bị lỗi: khai báo Số điện thoại người bán chỉ tối đa 20 ký tự

Hệ thống/ Hồ sơ hóa đơn điện tử
Tại mục Thông tin hiển thị trên hóa đơn điện tử, điền thông tin số điện thoại không quá 20 ký tự

Cách xử lý hóa đơn không được cấp mã?

Đối với hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối cấp mã thì hóa đơn chưa hợp lệ, sẽ không xử lý gì và vẫn giữ nguyên hiện trạng trên phần mềm.

Trường hợp này thực hiện kiểm tra lại nguyên nhân từ chối cấp mã và lập lại hóa đơn mới. Xem theo hướng dẫn lập hóa đơn mới tại đây.

Lời kết

Trên đây là cách xử lý hóa đơn không được cấp mã. Hy vọng bài viết đem đến những thông tin hữu ích cho quý khách hàng. Nếu có nhu cầu về sử dụng chữ ký số liên hệ ngay với FastCA theo thông tin:

Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA