Ngày 03/02/2026, Bộ Tài chính ban hành Quyết định 216/QĐ-BTC năm 2026 về việc công bố các thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ trong lĩnh vực quản lý thuế thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính.
Theo nội dung ban hành kèm theo Quyết định 216/QĐ-BTC năm 2026 (tiểu mục IV và tiểu mục V Mục II Phần II), thủ tục đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc để tính giảm trừ gia cảnh được thực hiện như sau:
1. Đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc trong trường hợp cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký
Bước 1: Cá nhân gửi hồ sơ cho cơ quan chi trả thu nhập
Cá nhân có ủy quyền đăng ký thuế cho người phụ thuộc nộp hồ sơ cho cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp, tổ chức trả lương).
Trường hợp trong cùng một kỳ tính thuế, cá nhân có thu nhập tại nhiều nơi thì:
-
Chỉ được ủy quyền đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc tại một cơ quan chi trả thu nhập;
-
Đồng thời, phải cung cấp số định danh cá nhân của người phụ thuộc (đối với công dân Việt Nam) hoặc mã số thuế đã được cấp (đối với người nước ngoài) cho các đơn vị chi trả còn lại để phục vụ việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm:
-
Tổng hợp và lập tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TH-TCT (ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC ngày 23/12/2024);
-
Gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn chậm nhất 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh, đối với trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế.
Trường hợp nộp hồ sơ đăng ký thuế điện tử
Khi thực hiện đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc bằng phương thức điện tử, người nộp thuế thực hiện như sau:
-
Truy cập vào một trong các cổng thông tin điện tử được lựa chọn, bao gồm:
-
Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế
-
Cổng dịch vụ công quốc gia
-
Cổng dịch vụ công cấp Bộ, cấp tỉnh (đã kết nối với hệ thống của cơ quan thuế)
-
Hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN
-
-
Thực hiện kê khai tờ khai đăng ký thuế theo quy định
-
Đính kèm hồ sơ điện tử (nếu có)
-
Ký điện tử và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế thông qua cổng thông tin đã lựa chọn.
Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi nhận hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc, cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận và xử lý tùy theo hình thức nộp hồ sơ.
(a) Đối với hồ sơ giấy
Trường hợp nộp trực tiếp tại cơ quan thuế:
-
Công chức thuế kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ;
-
Nếu hồ sơ hợp lệ: tiếp nhận, đóng dấu, ghi ngày nhận, số lượng tài liệu và lập phiếu hẹn trả kết quả;
-
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ: không tiếp nhận và hướng dẫn người nộp thuế hoàn thiện theo quy định.
Trường hợp gửi qua đường bưu chính:
-
Cơ quan thuế đóng dấu tiếp nhận, ghi ngày nhận và số văn thư;
-
Nếu hồ sơ cần bổ sung, cơ quan thuế gửi Thông báo mẫu số 01/TB-BSTT-NNT (Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP) trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
(b) Đối với hồ sơ điện tử
Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế và xử lý trên hệ thống dữ liệu điện tử.
Quy trình cụ thể:
-
Tiếp nhận hồ sơ:
Hệ thống gửi thông báo xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ cho người nộp thuế trong thời gian chậm nhất 15 phút kể từ khi nhận hồ sơ điện tử. -
Kiểm tra và giải quyết hồ sơ:
Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra theo quy định pháp luật về đăng ký thuế.-
Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng quy định: cơ quan thuế trả kết quả theo thời hạn quy định tại Thông tư 86/2024/TT-BTC;
-
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng thủ tục: cơ quan thuế gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên thông báo tiếp nhận.
-
-
Thực hiện kê khai tờ khai theo mẫu quy định;
-
Đính kèm hồ sơ điện tử (nếu có);
-
Ký điện tử và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế thông qua hệ thống đã lựa chọn.
>> Xem thêm: Tất tần tật về bỏ thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo Quyết định 216
2. Trường hợp cá nhân đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế
Theo Quyết định 216/QĐ-BTC năm 2026, nếu cá nhân không ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập thì phải tự thực hiện thủ tục đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc để được tính giảm trừ gia cảnh.
Bước 1: Lập và nộp hồ sơ đăng ký thuế
Cá nhân chuẩn bị hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc và nộp đến cơ quan thuế có thẩm quyền theo đúng địa bàn quản lý, cụ thể:
-
Nộp tại Thuế tỉnh, thành phố nơi cá nhân làm việc đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam chi trả mà các tổ chức này chưa thực hiện khấu trừ thuế;
-
Nộp tại Thuế tỉnh, thành phố nơi phát sinh công việc tại Việt Nam đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức, cá nhân ở nước ngoài trả;
-
Nộp tại Thuế cơ sở nơi cá nhân cư trú đối với các trường hợp còn lại.
Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc được thực hiện đồng thời với thời hạn làm thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật thuế thu nhập cá nhân.
Trường hợp thực hiện đăng ký thuế điện tử
Nếu lựa chọn hình thức điện tử, người nộp thuế thực hiện đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc theo quy trình sau:
-
Truy cập vào một trong các cổng thông tin điện tử được phép lựa chọn, bao gồm: Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế; Cổng dịch vụ công quốc gia; Cổng dịch vụ công cấp Bộ, cấp tỉnh (đã kết nối với hệ thống của Cục Thuế); hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN;
-
Thực hiện kê khai tờ khai đăng ký thuế theo mẫu quy định;
-
Đính kèm hồ sơ điện tử (nếu có);
-
Ký điện tử và gửi hồ sơ đến cơ quan thuế thông qua cổng thông tin đã lựa chọn.
Việc nộp hồ sơ điện tử giúp quá trình đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc được tiếp nhận và xử lý trên hệ thống dữ liệu điện tử của cơ quan thuế, đảm bảo đúng trình tự và thời hạn theo quy định hiện hành.
Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Sau khi cá nhân hoặc đơn vị nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc, cơ quan thuế thực hiện tiếp nhận và giải quyết theo từng hình thức nộp hồ sơ.
1. Đối với hồ sơ giấy
a) Hồ sơ nộp trực tiếp tại cơ quan thuế
Công chức thuế kiểm tra thành phần và tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký thuế:
-
Nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định: thực hiện tiếp nhận, đóng dấu xác nhận, ghi ngày nhận, số lượng tài liệu; đồng thời lập phiếu tiếp nhận và hẹn trả kết quả, ghi rõ thời hạn xử lý.
-
Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng quy định: không tiếp nhận và hướng dẫn người nộp thuế bổ sung, hoàn thiện.
b) Hồ sơ gửi qua đường bưu chính
Cơ quan thuế thực hiện đóng dấu tiếp nhận, ghi ngày nhận và số văn thư vào hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc chưa đầy đủ hoặc cần giải trình, bổ sung tài liệu, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo theo mẫu số 01/TB-BSTT-NNT (Phụ lục II ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP) trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận.
2. Đối với hồ sơ điện tử
Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế và xử lý trên hệ thống dữ liệu điện tử.
a) Tiếp nhận hồ sơ
Trong thời hạn tối đa 15 phút kể từ khi nhận được hồ sơ điện tử, hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận đến người nộp thuế qua cổng thông tin đã lựa chọn (Cổng thông tin của Cục Thuế, Cổng dịch vụ công hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN).
b) Kiểm tra và giải quyết hồ sơ
Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, xử lý hồ sơ theo quy định về đăng ký thuế:
- Nếu hồ sơ đầy đủ, đúng thủ tục: kết quả giải quyết được gửi qua cổng thông tin điện tử theo thời hạn quy định tại Thông tư 86/2024/TT-BTC ngày 23/12/2024 của Bộ Tài chính.
- Nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu: cơ quan thuế gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày ghi trên thông báo tiếp nhận.
Cách thức thực hiện
Thủ tục đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc được thực hiện theo các hình thức sau:
Thực hiện trực tiếp
- Nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, cấp xã;
- Gửi qua dịch vụ bưu chính công ích theo quy định của Thủ tướng Chính phủ;
- Thông qua doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện theo ủy quyền hợp pháp.
Thực hiện trực tuyến
- Qua Cổng dịch vụ công quốc gia;
- Qua Ứng dụng định danh quốc gia đối với thủ tục đã được tích hợp toàn trình;
- Qua hệ thống thông tin điện tử của Cục Thuế theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.
Thành phần hồ sơ
1. Trường hợp ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập
Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc bao gồm:
-
Văn bản ủy quyền mẫu số 41/UQ-ĐKT (ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC);
-
Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác (nếu không có hộ chiếu) đối với người phụ thuộc là người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam sinh sống ở nước ngoài;
-
Phụ lục bảng kê người trực tiếp nuôi dưỡng mẫu số 07/XNNPT-TNCN;
-
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC.
Cơ quan chi trả thu nhập tổng hợp thông tin vào tờ khai mẫu số 20-ĐK-TH-TCT và gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Số lượng: 01 bộ hồ sơ.
2. Trường hợp cá nhân đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế
a) Đối với người phụ thuộc là công dân Việt Nam
-
Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT (ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC);
-
Phụ lục mẫu số 07/XNNPT-TNCN;
-
Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo Thông tư 79/2022/TT-BTC.
b) Đối với người phụ thuộc là người nước ngoài
-
Tờ khai mẫu số 20-ĐK-TCT;
-
Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác (nếu không có hộ chiếu).
Số lượng: 01 bộ hồ sơ.
Thời hạn giải quyết
Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Đối tượng thực hiện
-
Trường hợp ủy quyền: cơ quan chi trả thu nhập thực hiện thủ tục.
-
Trường hợp đăng ký trực tiếp: cá nhân tự thực hiện.
Cơ quan giải quyết
Tùy từng trường hợp, thủ tục đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc do:
-
Thuế tỉnh, thành phố;
-
Thuế cơ sở;
-
Chi cục Thuế Doanh nghiệp lớn;
-
Chi cục Thuế Thương mại điện tử
thực hiện giải quyết theo thẩm quyền.
Kết quả thực hiện thủ tục
-
Đối với cá nhân Việt Nam: được sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế nếu thông tin trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; thông báo mã số thuế đã cấp được sử dụng đến hết ngày 30/6/2025.
-
Đối với cá nhân nước ngoài: được cấp và thông báo mã số thuế cá nhân.
Phí, lệ phí
Không thu phí.
Mẫu tờ khai áp dụng
-
Trường hợp ủy quyền: mẫu số 20-ĐK-TH-TCT.
-
Trường hợp đăng ký trực tiếp: mẫu số 20-ĐK-TCT.
Lưu ý: Quyết định 216/QĐ-BTC năm 2026 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14/02/2026 và là căn cứ áp dụng khi thực hiện thủ tục đăng ký thuế người phụ thuộc trong năm 2026.
Việc đăng ký thuế lần đầu cho người phụ thuộc là thủ tục quan trọng để đảm bảo quyền lợi giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân năm 2026. Theo Quyết định 216/QĐ-BTC, quy trình đã được chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu điện tử, vì vậy người nộp thuế cần thực hiện đúng hồ sơ, đúng thời điểm để tránh sai sót khi quyết toán.
Để việc kê khai, đăng ký người phụ thuộc và thực hiện các thủ tục thuế điện tử diễn ra nhanh chóng, an toàn và đúng quy định, doanh nghiệp và cá nhân có thể sử dụng giải pháp chữ ký số FastCA – hỗ trợ ký số hồ sơ thuế thuận tiện, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí. Inbox ngay cho FastCA qua Zalo OA hoặc Fanpage để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhé!
