Nếu bạn đang phụ trách kế toán cho doanh nghiệp và muốn biết các cách quản lý hoá đơn điện tử hiệu quả thì tham khảo ngay bài viết FastCA tổng hợp dưới đây.
Quy định pháp luật về quản lý hóa đơn điện tử
Pháp luật đã ban hành những quy định về việc quản lý hóa đơn điện tử giúp người dân thực hiện đúng. Theo đó:
“Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định này” (Khoản 2 Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP).
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu (Khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Cách quản lý hóa đơn điện tử thông dụng
Quản lý hóa đơn điện tử bằng Email
Tạo một tài khoản email chuyên dụng cho quản lý hóa đơn điện tử có thể mang lại nhiều lợi ích và điểm yếu như sau:
Ưu điểm:
- Dễ dàng quản lý: Sử dụng tài khoản email riêng giúp bạn quản lý các hóa đơn một cách hiệu quả hơn. Bạn có thể thống kê, theo dõi và tìm kiếm các hóa đơn một cách thuận tiện, đồng thời tránh nhầm lẫn với các email liên quan đến công việc khác.
Nhược điểm:
- Tốn thời gian nhập liệu: Có thể xuất hiện thời gian cần thiết để nhập liệu khi chuyển thông tin từ email sang phần mềm kế toán.
- Nguy cơ mất dữ liệu: Cần lưu ý về khả năng mất dữ liệu khi tài khoản email gặp vấn đề hoặc bị khóa.
Chụp ảnh hóa đơn điện tử và quản lý folder trên máy tính
Theo thói quen của nhiều kế toán, khi nhận hóa đơn đầu vào qua email, họ thường tiến hành kiểm tra các thông tin như ngày lập, ngày ký, đơn giá và xác định có dấu hiệu chỉnh sửa hay không. Sau đó, họ tải hóa đơn về và tự động lưu trữ chúng vào một thư mục có tên được đặt theo ngày, tháng, năm của hóa đơn, tên nhà cung cấp và số hóa đơn. Ví dụ: “Hóa đơn 9/10/2023-Công ty FastCA -TK00125.”
Ưu điểm:
- Dễ thao tác: Phương pháp này dễ dàng thực hiện và phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc ít phát sinh giao dịch mua hàng hóa và dịch vụ sản xuất.
Nhược điểm:
- Không thể thao tác đồng thời với nhiều hóa đơn: Không thể xử lý nhiều hóa đơn cùng một lúc, điều này có thể gây bất tiện cho các doanh nghiệp lớn hoặc có khối lượng giao dịch lớn.
- Không lọc được tất cả hóa đơn theo nhà cung cấp khi cần tra cứu: Không có khả năng tìm kiếm và lọc tất cả hóa đơn từ cùng một nhà cung cấp khi cần tra cứu hoặc thống kê.
- Rủi ro sai sót khi kiểm tra bằng mắt thường: Kiểm tra hóa đơn đầu vào bằng mắt thường có thể dẫn đến sai sót, đặc biệt trong trường hợp có nhiều hóa đơn.
- Nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính gặp sự cố: Có nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính lưu trữ hóa đơn gặp sự cố hoặc hỏng hóc.
- Nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán: Kế toán phải thực hiện việc nhập liệu thủ công từ hóa đơn vào phần mềm kế toán, tạo ra sự tốn thời gian và khả năng sai sót.
- Quy trình phức tạp và tốn thời gian của kế toán: Quy trình tự động này có thể trở nên rườm rà và tốn nhiều thời gian của kế toán trong trường hợp phát sinh nhiều giao dịch hóa đơn.
Làm bảng kê trên bảng tính Excel
Phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thường sử dụng bảng tính Excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email, kế toán tiến hành nhập liệu thủ công vào bảng tính Excel để theo dõi và tạo liên kết đến email gốc.
Sau đó, dữ liệu từ bảng tính Excel được nhập vào phần mềm kế toán và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.
Ưu điểm:
- Phù hợp với thói quen sử dụng Excel của kế toán: Phương pháp này phù hợp với thói quen sử dụng bảng tính Excel của kế toán.
- Phù hợp với doanh Nghiệp quy mô nhỏ: Đây là phương pháp thích hợp cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ.
Nhược điểm:
- Nhập liệu thủ công có khả năng sai sót: Việc nhập liệu thủ công từ email vào bảng tính Excel có thể dẫn đến sai sót, bao gồm cả nhập thừa hoặc thiếu thông tin trên hóa đơn.
- Khó tra cứu hóa đơn gốc trên Email và trên bảng tính: Việc tra cứu hóa đơn gốc trên email và liên kết với số liệu trên bảng tính có thể trở nên khó khăn.
- Không có phương pháp kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Phương pháp này không cung cấp cách để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
- Nguy cơ mất dữ liệu hoặc sai sót khi nhập Excel vào phần mềm kế toán: Có nguy cơ mất dữ liệu hoặc gây ra sai sót khi nhập dữ liệu từ bảng tính Excel vào phần mềm kế toán.
- Tốn thời gian cho quá trình kiểm tra và đối chiếu thông tin: Quá trình kiểm tra và đối chiếu thông tin với hóa đơn gốc có thể tốn nhiều thời gian.
- Dữ liệu lưu trữ tại nhiều nguồn, không đồng nhất: Dữ liệu được lưu trữ tại nhiều nguồn khác nhau, làm cho quá trình quản lý dữ liệu trở nên không đồng nhất.
Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử
Sự xuất hiện của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra đã hiệu quả hóa việc giải quyết các vấn đề mà ba phương pháp thủ công đã đề cập.
Ưu điểm:
- Tích hợp tính năng Quản Lý Đa Dạng: Phần mềm này cung cấp nhiều công cụ quản lý hóa đơn giúp kiểm soát, theo dõi và tra cứu hóa đơn điện tử trở nên thuận tiện.
- Giảm sai sót: Tính năng đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán và kiểm tra tự động giúp giảm thiểu sai sót, đồng thời đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí liên quan đến quản lý hóa đơn một cách tối ưu.
Nhược điểm:
- Chi phí phần mềm: Sử dụng phần mềm này đòi hỏi một khoản chi phí, không miễn phí như phương pháp thủ công.
- Dựa vào phần mềm riêng của kế toán: Một số phần mềm có sự phụ thuộc vào phần mềm kế toán riêng của doanh nghiệp, điều này có thể gây ra sự phức tạp trong quản lý hóa đơn điện tử đầu vào.
Tạm kết
Trên đây, FastCA đã trình bày 4 phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng, thông tin trong bài viết này đã mang lại giá trị và thông tin hữu ích cho bạn đọc.
