Mở rộng hoạt động kinh doanh sang thị trường mới là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp. Để làm điều này, việc mở văn phòng đại diện là một trong những cách hiệu quả để tạo ra một sự hiện diện cố định và cung cấp dịch vụ cho khách hàng cũng như đối tác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về văn phòng đại diện là gì và những quy định quan trọng khi mở văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 44 Luật doanh nghiệp năm 2020:
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Như vậy, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của Văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của Doanh nghiệp đã mở Văn phòng đại diện đó sẽ đóng dấu doanh nghiệp.
VD: Doanh nghiệp A sản xuất và kinh doanh mặt hàng B thì Vpđd của doanh nghiệp A không được phép sản xuất hay kinh doanh mặt hàng B. Mà chủ được thực hiện các hoạt động nhằm mục đích sinh lời theo sự ủy quyền của doanh nghiệp A hoặc người đứng đầu doanh nghiệp A.
Những lý do nên mở văn phòng đại diện
Mở cửa cho cơ hội kinh doanh ở thị trường mới: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới và khách hàng tiềm năng tại quốc gia, khu vực đó. Điều này mở ra cơ hội để mở rộng doanh số bán hàng và phát triển mối quan hệ kinh doanh.
Tạo sự tin cậy cho đối tác và khách hàng: Văn phòng đại diện thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp đối với thị trường mới. Điều này giúp tạo dựng sự tin tưởng và uy tín trong mắt đối tác và khách hàng.
Giảm rủi ro pháp lý và thuế: Văn phòng đại diện có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa cơ cấu thuế và tuân thủ các quy định pháp lý tại quốc gia mà họ hoạt động. Điều này có thể giúp giảm rủi ro liên quan đến vấn đề thuế và pháp lý.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị hợp pháp trực thuộc doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính. Văn phòng đại diện có 10 chức năng chính sau:
- Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
- Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện
Chức năng hoạt động của Văn phòng đại diện cũng tương đối đơn giản. Vì vậy mà cơ cấu tổ chức của loại hình này cũng rất đơn giản. Chức danh của người đứng đầu là: Trưởng văn phòng đại diện. Cơ cấu tổ chức sẽ do công ty mẹ quyết định và hoạt động dưới sự cho phép của công ty mẹ.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện:
Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Mỗi đơn vị văn phòng đại diện cần nộp đủ các loại giấy tờ yêu cầu trong hồ sơ để tránh phát sinh các khoản phạt nộp chậm, nộp sai và nộp thiếu;
Bước 2: Nhận giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện:
Trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sở tại sẽ xem xét tính hợp lệ và có thể cấp Giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện.
Nhiều công ty và doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ được những nguyên tắc cũng như thủ tục hồ sơ khi thành lập văn phòng đại diện. Ảnh: Internet
Con dấu của văn phòng đại diện
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì “Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp”.
Bởi vậy, con dấu của văn phòng đại diện sẽ do công ty quyết định về việc có làm hay không và văn phòng đại diện không nhất thiết phải tiến hành khắc dấu cho văn phòng.
Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay thì chữ ký đi liền với con dấu sẽ tăng thêm độ tin tưởng hơn cho khách hàng.
Khi khắc con dấu. văn phòng đại diện cần lưu ý về số lượng và hình thức dấu của văn phòng sẽ co công ty, doanh nghiệp quyết định. Bên cạnh đó, trước khi sử dụng con dấu thì văn phòng cần tiến hành các thủ tục công bố mẫu dấu trên cổng thông tin của toàn quốc trước khi hợp pháp sử dụng.
Kết luận
Trên đây là bài viết của FastCA giúp bạn đọc hiểu hơn về văn phòng đại diện và những quy định khi thành lập văn phòng đại diện. Mong rằng bài viết hữu ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu thông tin xoay quanh văn phòng đại diện. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm chữ ký số cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp mình có thể liên hệ ngay với FastCA theo thông tin:
Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
- Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
- Email: info@fastca.vn
- Hotline: 08.1900.2158
