4 Gợi ý lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ hiệu quả

Lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp là một quyết định quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp nhỏ. Mô hình tổ chức hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, tăng cường sự linh hoạt và khả năng thích ứng với thị trường.

Bài viết này sẽ giới thiệu 4 gợi ý lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ, cùng với ưu điểm và nhược điểm của từng mô hình để bạn có thể lựa chọn phù hợp với nhu cầu và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp mình.

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các quy tắc, vai trò, mối quan hệ và trách nhiệm xác định cách thức các hoạt động của công ty phải được định hướng để đạt được các mục tiêu của nó. Nó cũng điều chỉnh luồng thông tin qua các cấp của công ty và phác thảo mối quan hệ báo cáo giữa nhân viên cấp trung, quản lý cấp cao, giám đốc điều hành và chủ sở hữu. Nó thực sự là một hệ thống phân cấp cho một công ty, mặc dù một số cấu trúc tổ chức nhấn mạnh sự thiếu phân cấp gần như hoàn toàn.

Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần phù hợp, ổn định để thực thi chiến lược thành công.

Xem thêm: Cơ cấu phòng marketing cho doanh nghiệp nhỏ

Những yếu tố tác động đến mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ

Mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nhỏ là phương tiện xác định hoạt động của các bộ phận trong tổ chức và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của người đứng đầu. Trong nhóm tổ chức doanh nghiệp nhỏ, tùy theo điều kiện, quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn mô hình cơ cấu phù hợp. Dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nhỏ.

• Mục tiêu kinh doanh chiến lược
• Môi trường hoạt động kinh doanh
• Quy mô đào tạo và phát triển tổ chức
• Đặc điểm, tính chất hoạt động kinh doanh. Mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty, v.v.

Tất cả những yếu tố này có tác động rất lớn đến mô hình hoạt động của các tổ chức doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, chúng có mối quan hệ chặt chẽ và bổ sung cho nhau. Trong trường hợp một hoặc một số yếu tố bị thay đổi sau một thời gian hoạt động, công ty sẽ quyết định xem có cần thiết phải sửa đổi mô hình cơ cấu tổ chức hay không.

Sự khác nhau giữa mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn

4 mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhỏ phổ biến

Mô hình cơ cấu tổ chức bộ phận

Với cơ cấu tổ chức bộ phận, doanh nghiệp sẽ được chia thành các đơn vị, bộ phận nhỏ. Các đơn vị có thể được phân chia trên cơ sở lĩnh vực hoạt động, địa bàn hoạt động hoặc sản phẩm. Mỗi đơn vị, bộ phận sẽ có tính độc lập riêng biệt, có phương pháp hoạt động và cách tổ chức riêng phù hợp với đặc thù lĩnh vực sản phẩm hay địa bàn của mình.

Ưu điểm:

• Tập trung chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt.
• Các đề xuất đổi mới, cải tiến công nghệ dễ được quan tâm.
• Tận dụng được lợi thế ở các địa phương khác nhau.
• Có được thông tin tốt hơn về thị trường và có khả năng chuyển đổi khi khách hàng đưa ra được quyết định.
• Thích hợp với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường và nhu cầu về sản phẩm dịch vụ.

Nhược điểm:

• Công việc có thể bị trùng lặp.
• Xuất hiện sự tranh giành quyền lực giữa các tuyến dẫn đến phản hiệu quả.
• Cần nhiều người có năng lực quản lý chung.
• Nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất.
• Sử dụng không hiệu quả các kỹ năng và nguồn lực của tổ chức.
• Hạn chế sự thuyên chuyển nhân viên ra ngoài phạm vi tuyến sản phẩm mà họ đang thực hiện.

Mô hình tổ chức bộ máy theo cơ cấu phẳng

Đây là mô hình cơ cấu tổ chức rất đơn giản chỉ dành cho hộ kinh doanh, công ty TNHH một thành viên. Theo đó, nhân sự sẽ không phân biệt vị trí, chức vụ trong hoạt động của doanh nghiệp. Mô hình này phá vỡ các quy tắc truyền thống vốn có trong các cơ cấu tổ chức truyền thống.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm chi phí: không có nhiều cấp quản lý vì thế công ty không cần phải chi nhiều ngân sách cho vị trí này.
• Nâng cao mức độ trách nhiệm của nhân viên.
• Tinh gọn và tối giản bộ máy, giảm thiểu những lớp quản lý dư thừa.
• Thúc đẩy khả năng giao tiếp giữa các thành viên.
• Rút ngắn thời gian phê duyệt, quá trình đưa ra quyết định độc lập diễn ra nhanh hơn.

Hạn chế:

• Không phù hợp với tập đoàn lớn, khả năng mất kiểm soát cao khi số lượng nhân viên tăng nhanh chóng.
• Người quản lý quá tải công việc bởi chịu trách nhiệm và giám sát nhiều người làm việc dưới quyền.
• Nhân viên phải đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng một lúc.
• Xuất hiện sự cạnh tranh quyền lực giữa các cấp quản lý cho nhân viên không có quản lý cố định để báo cáo công việc.
• Khó khăn trong quá trình phê duyệt bởi không có sự rõ ràng về mức độ quyền hạn.
• Xuất hiện khoảng trống quyền lực.
• Ít cơ hội thăng tiến cho nhân viên khiến họ trở thiếu động lực để phát huy hiệu suất cá nhân.

Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Biểu hiện của mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng là việc thiết lập một hệ thống, các bộ phận được phân cấp trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ cụ thể. Có thể thành lập các phòng ban như nhân sự, marketing, kế toán, v.v. Khi sắp xếp tổ chức theo cơ cấu này sẽ định hướng được những nhân viên hoạt động cùng tính chất thành một nhóm để dễ quản lý và thăng tiến.

Người đứng đầu mô hình này là chủ doanh nghiệp. Các bộ phận chức năng giúp tạo điều kiện phát triển các kỹ năng và khả năng trong việc quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh.

Ưu điểm:

• Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao.
• Khi được phân chia dựa trên kỹ năng, chuyên môn và trách nhiệm, nhân viên có thể phát huy tối đa năng lực để cống hiến cho công việc.
• Chuyên môn hóa cao, tránh sự chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận. Điều này giúp cho cải thiện về chất lượng sản phẩm tốt hơn.
• Phù hợp với ngành nghề sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa bởi tính chuyên môn hoá.
• Nhân viên có lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng.
• Giúp các nhóm và phòng ban cảm thấy tự quyết định.
• Dễ dàng mở rộng quy mô khi tổ chức ngày càng phát triển.

Nhược điểm:

• Các nhân viên hầu như chỉ tập trung vào bộ phận của mình, ít phối hợp và giao tiếp với các bộ phận khác.
• Khó thúc đẩy các hoạt động chức năng chéo giữa các bộ phận, phòng ban,
• Quy trình làm việc khó thay đổi, cứng nhắc.
• Khi có vấn đề xảy ra, các cuộc tranh luận và bàn bạc chỉ diễn ra ở cấp quản lý hoặc riêng lẻ từng bộ phận.
• Hạn chế việc phát triển đội ngũ của các nhà quản lý chung.

Mô hình cơ cấu tổ chức theo cấu trúc ma trận

Đây là mô hình tổ chức có sự kết hợp giữa cơ cấu tổ chức theo chức năng và theo bộ phận. Quá trình tổ chức hoạt động vận hành theo hình thức đa chiều, thông tin sẽ được truyền tải theo cả chiều ngang (bộ phận) hoặc chiều dọc (chức năng).

Theo đó, thay vì các trưởng bộ phận thì mỗi đội sẽ có các nhóm trưởng và thực hiện theo các nhiệm vụ chuyên môn. Mô hình cơ cấu tổ chức theo cấu trúc ma trận rất thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ thường xuyên xây dựng các dự án kinh doanh khác nhau.

Mô hình này giúp việc thực hiện công việc nhanh chóng, đạt hiệu quả cao hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn tận dụng tối đa cơ sở hạ tầng, chia sẻ nguồn lực hiệu quả, đảm bảo tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, thời gian ban đầu nhân sự trong doanh nghiệp sẽ khó khăn trong việc nhận biết người phụ trách.

Ưu điểm:

• Rút ngắn quá trình ra quyết định, định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng.
• Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức, luồng thông tin trao đổi diễn ra xuyên suốt.
• Cho phép nhân viên sử dụng các kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh khác nhau.
• Tăng sự tương tác và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.
• Thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng ban, kết hợp năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia trong những lĩnh vực khác .
• Đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường.

Nhược điểm:

• Xuất hiện hiện tượng “song trùng lãnh đạo” – khi hai quản lý/lãnh đạo cùng tham gia dự án chung dẫn đến việc không thể thống nhất được mệnh lệnh. Đôi khi, điều này có thể gây ra đấu tranh quyền lực và xung đột do mâu thuẫn lợi ích.
• Quyền hạn và trách nhiệm của các cấp quản lý có thể trùng lặp tạo ra một số xung đột nội bộ.
• Một nhân viên làm việc dưới quyền của nhiều quản lý, điều này có thể làm giảm hiệu quả của nhân viên và khiến họ mơ hồ khi có quá nhiều nhiệm vụ từ những người quản lý của họ.
• Cơ cấu phức tạp và không bền vững, nhân viên mất nhiều thời gian để quen với cấu trúc vận hành.
• Khó đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên.
• Gây tốn kém bởi loại hình này có thể phát sinh một số chi phí không lường trước.

Lời kết

Với một số ưu điểm và nhược điểm mà FastCA đã cung cấp có thể sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn để thiết kế được cơ cấu tổ chức phù hợp với doanh nghiệp của mình. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và khả năng cạnh tranh của tổ chức.