Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi tên doanh nghiệp là nhu cầu phổ biến nhằm phục vụ chiến lược tái định vị thương hiệu hoặc mở rộng quy mô kinh doanh. Tuy nhiên, thủ tục đổi tên công ty TNHH một thành viên cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 để tránh các rủi ro pháp lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước thực hiện, hồ sơ cần thiết và những lưu ý quan trọng khi đặt tên mới.
Thủ tục đổi tên công ty TNHH một thành viên chuẩn quy định
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH 1 thành viên phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi tên trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi. Quá trình này không làm thay đổi các quyền và nghĩa vụ hiện có của công ty.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Để tiến hành thủ tục, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các loại giấy tờ sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, trong đó ghi rõ nội dung thay đổi tên công ty.
- Quyết định của chủ sở hữu công ty: Văn bản về việc thay đổi tên doanh nghiệp do chủ sở hữu ký và ghi rõ họ tên.
- Văn bản ủy quyền: Cần thiết trong trường hợp người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty (văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ (nếu có ủy quyền):
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế còn hiệu lực.
- Bìa hồ sơ: Bìa lá dùng để đựng và bảo quản các tài liệu.
Quy trình thực hiện
Thủ tục thay đổi tên công ty TNHH MTV được thực hiện tuần tự theo các bước cơ bản dưới đây:
Bước 1: Kiểm tra tính hợp lệ của tên mới
Doanh nghiệp cần đối chiếu tên dự kiến đặt với Điều 38, Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020. Tốt nhất, hãy tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tên mới không bị trùng lặp hay gây nhầm lẫn.
Bước 2: Soạn thảo hồ sơ
Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hợp lệ với các giấy tờ đã được liệt kê ở phần trên.
Bước 3: Nộp hồ sơ và nhận kết quả
- Nơi nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh/Thành phố nơi công ty đặt trụ sở chính.
- Thời hạn xử lý: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Kết quả: Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Nếu chưa hợp lệ, cơ quan ĐKKD sẽ ra Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Bước 4: Khắc lại con dấu (Nếu thay đổi tên Tiếng Việt)
Việc đổi tên tiếng Việt làm thông tin trên con dấu cũ không còn chính xác. Doanh nghiệp cần khắc lại dấu tròn mới. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quản lý con dấu mà không cần làm thủ tục thông báo mẫu dấu lên cơ quan ĐKKD như trước đây.
Bước 5: Công bố thông tin thay đổi
Sau khi nhận Giấy xác nhận đổi tên, công ty bắt buộc phải thông báo công khai sự thay đổi này trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Khi nào cần đổi tên công ty TNHH 1 thành viên?
Việc thay đổi tên thường xuất phát từ định hướng phát triển hoặc tái cấu trúc của doanh nghiệp. Dưới đây là 03 trường hợp cơ bản mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục với cơ quan nhà nước:
- Trường hợp 1 – Thay đổi tên Tiếng Việt: Xảy ra khi công ty muốn làm mới thương hiệu (đổi tên riêng) hoặc do doanh nghiệp chuyển đổi loại hình hoạt động (ví dụ: từ TNHH sang Cổ phần). Lúc này, công ty phải làm thủ tục điều chỉnh tên tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Trường hợp 2 – Bổ sung/Thay đổi tên tiếng nước ngoài: Thường phát sinh khi công ty muốn vươn ra thị trường quốc tế, cần bổ sung tên tiếng nước ngoài (do trước đó chưa có) hoặc muốn đổi một tên tiếng nước ngoài khác có ý nghĩa tương đương với tên tiếng Việt.
- Trường hợp 3 – Bổ sung/Thay đổi tên viết tắt: Áp dụng khi công ty chưa có tên viết tắt và muốn bổ sung, hoặc tên viết tắt cũ không còn phù hợp với chiến lược nhận diện thương hiệu hiện tại.
Quy định về cách đặt tên công ty TNHH 1 thành viên
Để hồ sơ được duyệt nhanh chóng, tên mới của doanh nghiệp phải đáp ứng quy định đặt tên theo cấu trúc gồm 02 thành tố: Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng.
- Thành tố loại hình doanh nghiệp: Có thể viết là “công ty TNHH” hoặc “công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên”.
- Thành tố tên riêng: Phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, bao gồm cả các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
Lưu ý quan trọng khi đặt tên riêng:
- Tuyệt đối không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trên Cổng thông tin đăng ký quốc gia.
- Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của Việt Nam.
- Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị – xã hội để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của công ty (trừ khi có sự chấp thuận bằng văn bản của các cơ quan, tổ chức đó).
Mẫu quyết định thay đổi tên công ty TNHH MTV đúng chuẩn
Quyết định của chủ sở hữu là một trong những loại giấy tờ bắt buộc và quan trọng nhất trong bộ hồ sơ. Để quá trình làm thủ tục diễn ra thuận lợi, hạn chế việc phải sửa đổi văn bản nhiều lần do sai thể thức, bạn có thể tham khảo và tải về mẫu quyết định thay đổi tên công ty TNHH MTV theo đúng chuẩn quy định hiện hành ngay dưới đây:
>>> Click vào đây để tải Mẫu quyết định thay đổi tên công ty TNHH 1 thành viên (File Word)
Việc nắm vững thủ tục đổi tên công ty TNHH một thành viên sẽ giúp các chủ doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Chỉ cần tuân thủ đúng quy định về cách đặt tên và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn, bạn sẽ nhanh chóng hoàn thiện được bước pháp lý quan trọng này, tạo tiền đề vững chắc cho những chiến lược phát triển thương hiệu trong tương lai.
