Quy trình giao kết hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian ký kết, giảm chi phí xử lý hồ sơ và quản lý thỏa thuận thuận tiện hơn. Tuy nhiên, để hợp đồng được công nhận giá trị pháp lý, các bên cần tuân thủ quy định về chủ thể, nội dung, hình thức giao dịch, xác thực người ký và lưu trữ dữ liệu. Bài viết dưới đây của FastCA sẽ hướng dẫn chi tiết các bước giao kết hợp đồng điện tử, căn cứ pháp lý và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi thực hiện.
Hợp đồng điện tử là gì? Căn cứ pháp lý về giao kết hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử là gì? Căn cứ pháp lý về giao kết hợp đồng điện tử
Trước khi tìm hiểu quy trình giao kết hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần nắm rõ khái niệm, căn cứ pháp lý và điều kiện để hợp đồng được công nhận. Đây là cơ sở để lựa chọn phương thức ký kết phù hợp, bảo đảm quyền lợi của các bên trong quá trình thực hiện giao dịch.
Khái niệm hợp đồng điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023
Theo Điều 3 và Điều 34, Điều 35 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, giao dịch điện tử được thực hiện bằng phương tiện điện tử; việc giao kết hợp đồng điện tử là sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng. Hiểu đơn giản, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập, gửi, nhận hoặc thực hiện thông qua phương tiện điện tử. Thay vì in hợp đồng giấy để ký trực tiếp, các bên có thể trao đổi nội dung, xác nhận sự đồng ý và ký trên hệ thống điện tử.
Ví dụ, doanh nghiệp A gửi hợp đồng cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp B qua nền tảng ký kết điện tử. Sau khi kiểm tra nội dung, đại diện hai bên thực hiện ký điện tử và nhận bản hợp đồng đã hoàn tất trên hệ thống.
Lưu ý: Không phải mọi tệp PDF gửi qua email đều mặc nhiên là hợp đồng hợp lệ. Giá trị pháp lý còn phụ thuộc vào điều kiện giao kết, hình thức mà pháp luật yêu cầu và khả năng xác định sự chấp thuận của các bên.
Các văn bản pháp luật điều chỉnh việc giao kết hợp đồng điện tử
Quy định về giao kết hợp đồng điện tử được xác định dựa trên pháp luật giao dịch điện tử, pháp luật dân sự và quy định chuyên ngành tương ứng với từng loại giao dịch. Những văn bản doanh nghiệp cần quan tâm gồm:
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15: Quy định về thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử, giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử và giao kết, thực hiện hợp đồng điện tử.
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13: Quy định về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự tại Điều 117, hình thức giao dịch tại Điều 119, thời điểm giao kết tại Điều 400 và hiệu lực hợp đồng tại Điều 401.
- Luật Thương mại số 36/2005/QH11: Điều chỉnh hoạt động thương mại và quyền, nghĩa vụ của các bên trong những giao dịch thuộc phạm vi áp dụng.
- Nghị định số 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 85/2021/NĐ-CP: Cần được xem xét khi hợp đồng phát sinh trong hoạt động thương mại điện tử thuộc phạm vi điều chỉnh của các nghị định này.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định chuyên ngành đối với các hợp đồng có yêu cầu riêng về công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc hình thức xác lập. Luật Giao dịch điện tử không thay thế toàn bộ các điều kiện nội dung và hình thức của giao dịch được quy định tại luật chuyên ngành.
Hợp đồng điện tử là gì? Căn cứ pháp lý về giao kết hợp đồng điện tử
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy
Theo Điều 8, Điều 9 và Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử. Khi đáp ứng các điều kiện luật định, thông điệp dữ liệu có thể đáp ứng yêu cầu về văn bản và có giá trị như bản gốc.
Như vậy, hợp đồng điện tử không mặc nhiên có giá trị thấp hơn hợp đồng giấy. Tuy nhiên, giá trị pháp lý của từng hợp đồng phải được đánh giá dựa trên điều kiện giao kết, yêu cầu về hình thức và khả năng chứng minh tính xác thực, toàn vẹn của dữ liệu.
| Tiêu chí | Hợp đồng điện tử | Hợp đồng giấy |
|---|---|---|
| Hình thức | Được tạo lập, trao đổi hoặc ký bằng phương tiện điện tử | Thường được lập thành văn bản trên giấy |
| Ký kết | Có thể sử dụng chữ ký điện tử hoặc phương thức xác nhận phù hợp | Thường sử dụng chữ ký trực tiếp và con dấu nếu cần |
| Lưu trữ | Lưu trên hệ thống điện tử, máy chủ hoặc phương tiện lưu trữ phù hợp | Lưu bằng bản giấy hoặc hồ sơ vật lý |
| Chứng minh giao kết | Có thể sử dụng dữ liệu ký, nhật ký hệ thống, dấu thời gian và thông tin xác thực | Có thể sử dụng bản hợp đồng, chữ ký, con dấu và tài liệu liên quan |
Quy trình giao kết hợp đồng điện tử gồm những bước nào?
Trên thực tế, quy trình giao kết hợp đồng điện tử có thể khác nhau tùy loại hợp đồng, nền tảng sử dụng và thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tham khảo 7 bước dưới đây để chuẩn hóa hoạt động ký kết, hạn chế sai sót và bảo đảm lưu giữ đầy đủ bằng chứng giao dịch.
Quy trình giao kết hợp đồng điện tử gồm những bước nào?
Bước 1: Xác định chủ thể và điều kiện giao kết hợp đồng
Trước khi soạn thảo hợp đồng, các bên cần xác định chính xác thông tin của cá nhân hoặc tổ chức tham gia giao dịch, đồng thời kiểm tra năng lực pháp luật, năng lực hành vi và thẩm quyền đại diện theo quy định. Đối với doanh nghiệp, cần đối chiếu tên pháp lý, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, thông tin người đại diện và giấy tờ ủy quyền nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật. Với cá nhân, cần có phương thức xác minh danh tính phù hợp với tính chất giao dịch.
Bên cạnh đó, các bên nên thống nhất phương thức trao đổi hợp đồng, hình thức ký điện tử, cách xác nhận hoàn tất và địa chỉ nhận bản hợp đồng. Việc thống nhất ngay từ đầu giúp hạn chế tranh chấp về danh tính người ký hoặc việc một bên cho rằng mình chưa chấp thuận giao dịch.
Bước 2: Soạn thảo, thống nhất nội dung hợp đồng
Sau khi xác định chủ thể, bên soạn thảo cần chuẩn bị hợp đồng với đầy đủ điều khoản phù hợp với giao dịch thực tế. Nội dung cần được kiểm tra kỹ trước khi gửi đối tác, đặc biệt là các điều khoản có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Một hợp đồng thông thường nên thể hiện rõ:
- Thông tin các bên tham gia hợp đồng.
- Đối tượng, số lượng, chất lượng hàng hóa hoặc phạm vi dịch vụ.
- Giá trị hợp đồng, phương thức và thời hạn thanh toán.
- Thời gian, địa điểm và phương thức thực hiện nghĩa vụ.
- Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.
- Điều kiện sửa đổi, chấm dứt hợp đồng và xử lý vi phạm.
- Phương thức giải quyết tranh chấp.
Các bên cần thống nhất phiên bản cuối cùng trước khi ký. Nếu hợp đồng có phụ lục, báo giá hoặc tài liệu đi kèm, cần xác định rõ những tài liệu nào là bộ phận của hợp đồng và cách xử lý khi nội dung có sự khác biệt.
Bước 3: Gửi đề nghị giao kết hợp đồng điện tử
Khi nội dung đã được thống nhất ở mức cần thiết, bên đề nghị gửi hợp đồng hoặc đề nghị giao kết đến đối tác thông qua email, nền tảng hợp đồng điện tử hoặc phương tiện điện tử phù hợp. Thông điệp gửi đi nên nêu rõ nội dung đề nghị, phiên bản hợp đồng, thời hạn phản hồi và phương thức chấp nhận. Nếu sử dụng hệ thống ký kết, doanh nghiệp nên thiết lập đúng người nhận, thứ tự ký và quyền truy cập tài liệu. Cần phân biệt giữa việc gửi bản dự thảo để tham khảo với việc đưa ra đề nghị giao kết có nội dung và điều kiện cụ thể. Cách thể hiện rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn về việc hợp đồng đã được đề nghị, chấp nhận hay vẫn đang trong quá trình thương lượng.
Bước 4: Kiểm tra và chấp nhận đề nghị giao kết
Bên nhận cần rà soát toàn bộ nội dung hợp đồng trước khi chấp nhận, bao gồm thông tin chủ thể, giá trị giao dịch, nghĩa vụ thực hiện, thời hạn và điều khoản xử lý vi phạm. Nếu đồng ý, bên nhận thực hiện chấp nhận theo phương thức đã thống nhất, chẳng hạn xác nhận trên hệ thống hoặc ký điện tử vào hợp đồng. Trường hợp muốn thay đổi điều khoản, bên nhận cần trao đổi và xác lập lại nội dung thống nhất thay vì ký trên phiên bản chưa được cập nhật.
Theo nguyên tắc tại Điều 393 và Điều 400 Bộ luật Dân sự 2015, việc chấp nhận phải phù hợp với đề nghị và thời điểm giao kết được xác định theo quy định pháp luật, thỏa thuận và phương thức giao dịch cụ thể. Không nên mặc định rằng việc im lặng hoặc chỉ mở email đồng nghĩa với chấp nhận hợp đồng.
Bước 5: Xác thực chủ thể và ký hợp đồng điện tử
Đây là bước quan trọng trong quy trình giao kết hợp đồng điện tử vì liên quan trực tiếp đến khả năng chứng minh ai đã ký và người đó có thực sự chấp thuận nội dung hợp đồng hay không. Tùy trường hợp, các bên có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử hoặc phương thức xác nhận điện tử khác phù hợp với pháp luật và thỏa thuận. Hệ thống ký kết cần bảo đảm xác định được người ký, ghi nhận hành động ký và phát hiện những thay đổi trái phép đối với nội dung đã ký.
Đối với hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, cần kiểm tra thẩm quyền của người ký và hiệu lực chứng thư chữ ký số nếu sử dụng chữ ký số công cộng. Nếu sử dụng mã OTP hoặc phương thức xác nhận khác, doanh nghiệp cần lưu dữ liệu chứng minh mã được gửi đến đúng chủ thể, thời điểm xác nhận và nội dung được chấp thuận. Lưu ý, sử dụng chữ ký số không tự động khắc phục mọi sai sót về chủ thể, nội dung hoặc hình thức hợp đồng. Các điều kiện khác theo pháp luật vẫn phải được đáp ứng.
Bước 6: Xác nhận giao kết, gửi hợp đồng hoàn chỉnh
Sau khi các bên hoàn tất thao tác ký hoặc chấp nhận theo quy trình đã thống nhất, hệ thống cần ghi nhận trạng thái hợp đồng và cung cấp bản hoàn chỉnh cho các bên. Doanh nghiệp nên kiểm tra lại:
- Hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký hoặc xác nhận cần thiết chưa.
- Danh tính người ký và thứ tự ký có đúng không.
- Nội dung bản cuối có trùng khớp với phiên bản đã thống nhất không.
- Thời điểm ký, trạng thái hoàn tất và các dữ liệu xác thực có được ghi nhận không.
- Các bên đã nhận được bản hợp đồng hoàn chỉnh hay chưa.
Việc gửi bản hoàn chỉnh giúp các bên có căn cứ tra cứu, thực hiện nghĩa vụ và đối chiếu khi cần. Nếu hệ thống cung cấp chứng nhận hoàn tất, nhật ký giao dịch hoặc báo cáo xác thực, doanh nghiệp nên lưu kèm với hợp đồng.
Bước 7: Lưu trữ và quản lý hợp đồng điện tử
Bước cuối cùng là lưu trữ hợp đồng cùng các dữ liệu liên quan để phục vụ tra cứu, quản trị nội bộ và giải quyết tranh chấp khi phát sinh. Việc lưu trữ cần đáp ứng quy định pháp luật áp dụng đối với loại hồ sơ, hợp đồng tương ứng. Doanh nghiệp nên lưu bản hợp đồng hoàn chỉnh ở định dạng có thể truy cập, sử dụng; đồng thời quản lý nhật ký ký kết, thông tin xác thực, thời điểm giao dịch, phụ lục và các thông báo liên quan. Hệ thống lưu trữ cần có cơ chế phân quyền, sao lưu, kiểm soát truy cập và phát hiện thay đổi dữ liệu. Thời hạn lưu trữ không giống nhau đối với mọi loại hợp đồng. Doanh nghiệp cần xác định thời hạn theo pháp luật chuyên ngành, nghĩa vụ kế toán, thuế, lưu trữ hồ sơ và yêu cầu quản trị nội bộ, thay vì áp dụng một mốc chung cho tất cả.
Điều kiện để hợp đồng điện tử có hiệu lực pháp lý
Thực hiện đủ các bước kỹ thuật chưa đồng nghĩa hợp đồng chắc chắn có hiệu lực. Để đánh giá giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời điều kiện có hiệu lực của giao dịch, yêu cầu về hình thức, tính xác thực của chữ ký và thời điểm giao kết.
Điều kiện để hợp đồng điện tử có hiệu lực pháp lý
Điều kiện về chủ thể, sự tự nguyện và nội dung hợp đồng
Theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự có hiệu lực khi đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:
- Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch được xác lập.
- Các bên tham gia hoàn toàn tự nguyện.
- Mục đích và nội dung không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.
- Hình thức giao dịch đáp ứng yêu cầu trong trường hợp pháp luật quy định hình thức là điều kiện có hiệu lực.
Đối với hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra cả điều kiện pháp lý của giao dịch lẫn cách thức xác lập trên môi trường điện tử. Ví dụ, người ký đã xác thực được danh tính nhưng không có thẩm quyền đại diện thì vẫn có thể phát sinh vấn đề pháp lý cần xem xét.
Yêu cầu về hình thức và thông điệp dữ liệu
Điều 9 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định thông điệp dữ liệu có thể đáp ứng yêu cầu về văn bản nếu thông tin có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu. Điều 10 quy định điều kiện để thông điệp dữ liệu được sử dụng và có giá trị như bản gốc, trong đó có yêu cầu về tính toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh. Vì vậy, doanh nghiệp cần bảo đảm hợp đồng điện tử có thể được truy xuất khi cần, nội dung được bảo toàn và có căn cứ kiểm tra phiên bản đã giao kết. Việc lưu một ảnh chụp màn hình hoặc bản PDF không kèm dữ liệu liên quan có thể gây khó khăn khi cần xác minh quá trình ký. Ngoài ra, cần kiểm tra xem loại hợp đồng cụ thể có yêu cầu công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc hình thức đặc biệt khác hay không. Việc chuyển sang phương thức điện tử không đồng nghĩa với việc được miễn các thủ tục bắt buộc theo luật.
Vai trò của chữ ký điện tử và chữ ký số
Chữ ký điện tử là dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp logic với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và sự chấp thuận của chủ thể đó. Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, với khóa bí mật dùng để ký số và khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số có ưu điểm trong việc xác thực nguồn gốc, kiểm tra tính toàn vẹn và hỗ trợ chống chối bỏ đối với dữ liệu đã ký.
Tuy nhiên, chữ ký số không bảo đảm tính bí mật của nội dung hợp đồng và cũng không thay thế việc kiểm tra thẩm quyền người ký. Không phải mọi hợp đồng điện tử đều bắt buộc sử dụng chữ ký số. Việc lựa chọn chữ ký điện tử nào phụ thuộc vào quy định áp dụng cho giao dịch, thỏa thuận giữa các bên và mức độ tin cậy cần thiết. Nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu hình thức hoặc phương thức ký cụ thể, các bên phải tuân thủ yêu cầu đó.
Thời điểm giao kết và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng
Thời điểm giao kết hợp đồng điện tử cần được xác định dựa trên phương thức giao kết, thỏa thuận của các bên và quy định pháp luật áp dụng. Theo Điều 400 Bộ luật Dân sự 2015, về nguyên tắc, hợp đồng được giao kết khi bên đề nghị nhận được chấp nhận giao kết; đối với hợp đồng bằng văn bản, thời điểm giao kết là khi bên sau cùng ký vào văn bản hoặc thể hiện chấp nhận bằng hình thức khác trên văn bản. Với giao dịch điện tử, cần đối chiếu thêm dữ liệu gửi, nhận và cơ chế xác nhận trên hệ thống để xác định thời điểm phù hợp với trường hợp cụ thể.
Trong khi đó, Điều 401 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ khi có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan quy định khác. Do đó, doanh nghiệp không nên mặc định thời điểm tạo tệp, gửi email, ký lần đầu hoặc nhận thông báo hệ thống luôn là thời điểm giao kết. Cần xác định rõ sự kiện pháp lý có ý nghĩa đối với hợp đồng và lưu bằng chứng tương ứng.
Những lưu ý quan trọng khi giao kết hợp đồng điện tử
Để quy trình giao kết hợp đồng điện tử vận hành ổn định và hạn chế rủi ro tranh chấp, doanh nghiệp cần chú trọng không chỉ thao tác ký mà còn cả việc xác minh, kiểm soát dữ liệu và tuân thủ quy định chuyên ngành.
Những lưu ý quan trọng khi giao kết hợp đồng điện tử
Xác minh danh tính và thẩm quyền của người ký
Doanh nghiệp cần xác định người ký là ai, ký với tư cách nào và có quyền đại diện hay được ủy quyền hợp lệ hay không. Với giao dịch có giá trị lớn hoặc rủi ro cao, nên áp dụng phương thức xác thực phù hợp và kiểm tra hồ sơ đại diện trước khi hoàn tất ký kết. Không nên chỉ dựa vào tên hiển thị, địa chỉ email hoặc số điện thoại để kết luận người thực hiện thao tác có đầy đủ thẩm quyền ký hợp đồng.
Kiểm tra nội dung và tính toàn vẹn của hợp đồng
Trước khi ký, cần đối chiếu phiên bản cuối cùng với nội dung đã thống nhất, kiểm tra phụ lục và các điều khoản quan trọng. Sau khi ký, nên sử dụng hệ thống có khả năng phát hiện thay đổi để hạn chế nguy cơ nội dung bị chỉnh sửa mà không có sự đồng ý của các bên. Nếu hợp đồng được sửa đổi sau khi hoàn tất, doanh nghiệp nên thực hiện quy trình sửa đổi hoặc ký phụ lục phù hợp, không tự ý thay thế tệp đã ký mà không lưu dấu vết.
Lưu trữ bằng chứng giao kết và dữ liệu xác thực
Bản hợp đồng hoàn chỉnh nên được lưu cùng các bằng chứng hỗ trợ như nhật ký giao dịch, thời điểm gửi và nhận, dữ liệu xác thực chữ ký, thông báo hoàn tất và tài liệu thể hiện thẩm quyền người ký khi cần. Doanh nghiệp cần phân quyền truy cập, sao lưu định kỳ và có phương án khôi phục dữ liệu. Với thông tin cá nhân hoặc dữ liệu kinh doanh nhạy cảm, cần áp dụng biện pháp bảo vệ phù hợp và tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu.
Tuân thủ quy định riêng đối với từng loại hợp đồng
Mỗi loại hợp đồng có thể chịu những yêu cầu khác nhau về nội dung, hình thức và thủ tục. Hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động, hợp đồng với người tiêu dùng hoặc giao dịch liên quan đến bất động sản có thể phát sinh các điều kiện chuyên biệt. Trước khi triển khai quy trình ký điện tử trên diện rộng, doanh nghiệp nên rà soát các quy định áp dụng cho từng nhóm hợp đồng và xác định trường hợp nào có thể giao kết hoàn toàn bằng phương tiện điện tử, trường hợp nào phải đáp ứng thêm thủ tục theo pháp luật chuyên ngành.
Câu hỏi thường gặp về quy trình giao kết hợp đồng điện tử (FAQ)
Dưới đây là những câu hỏi doanh nghiệp thường quan tâm khi triển khai quy trình giao kết hợp đồng điện tử, đặc biệt liên quan đến số bước thực hiện, chữ ký số, OTP, con dấu và việc lưu trữ bản giấy.
Câu hỏi thường gặp về quy trình giao kết hợp đồng điện tử (FAQ)
Quy trình giao kết hợp đồng điện tử gồm mấy bước?
Quy trình tham khảo gồm 7 bước: xác định chủ thể và điều kiện giao kết; soạn thảo hợp đồng; gửi đề nghị giao kết; kiểm tra và chấp nhận; xác thực và ký; xác nhận hoàn tất; lưu trữ và quản lý hợp đồng. Số bước có thể thay đổi tùy quy trình nội bộ, loại hợp đồng và hệ thống sử dụng.
Hợp đồng điện tử không có chữ ký số có hợp lệ không?
Có thể hợp lệ. Pháp luật không mặc nhiên yêu cầu mọi hợp đồng điện tử phải có chữ ký số. Tuy nhiên, hợp đồng cần đáp ứng điều kiện có hiệu lực của giao dịch, yêu cầu về hình thức và quy định chuyên ngành. Phương thức ký hoặc xác nhận phải đủ căn cứ xác định chủ thể và sự chấp thuận khi pháp luật yêu cầu.
Hợp đồng điện tử ký bằng OTP có giá trị pháp lý không?
Hợp đồng điện tử sử dụng OTP có thể được công nhận giá trị pháp lý nếu phương thức này đáp ứng yêu cầu áp dụng đối với giao dịch, thể hiện được sự chấp thuận của người ký và có độ tin cậy phù hợp. OTP không tự động bảo đảm hợp đồng hợp lệ trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp nên lưu thông tin xác thực, thời điểm gửi mã, kết quả xác nhận và nội dung hợp đồng được chấp thuận.
Hợp đồng điện tử có bắt buộc đóng dấu doanh nghiệp không?
Không phải mọi hợp đồng điện tử đều bắt buộc phải đóng dấu doanh nghiệp. Việc có cần con dấu hay không phụ thuộc vào quy định pháp luật áp dụng, loại giao dịch và thỏa thuận hợp lệ của các bên. Doanh nghiệp cần phân biệt yêu cầu về chữ ký của người có thẩm quyền với yêu cầu về con dấu trong trường hợp cụ thể.
Hợp đồng điện tử có cần lưu bản giấy không?
Thông thường, doanh nghiệp không cần in hợp đồng điện tử ra giấy chỉ để làm bản lưu nếu pháp luật áp dụng không yêu cầu hình thức lưu trữ khác và dữ liệu điện tử được lưu giữ đúng quy định. Doanh nghiệp cần bảo đảm hợp đồng có thể truy cập, sử dụng khi cần, duy trì tính toàn vẹn và lưu đủ bằng chứng giao kết. Nếu loại hồ sơ có yêu cầu riêng về bản giấy hoặc thủ tục chuyên ngành, cần tuân thủ quy định tương ứng.
>>> Với giải pháp hợp đồng điện tử FastCA e-Contract, doanh nghiệp có thể từng bước số hóa quy trình ký kết, tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ và thuận tiện hơn trong việc quản lý hợp đồng. Liên hệ Zalo OA FastCA ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về giải pháp và lựa chọn phương án phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp!
Nắm rõ quy trình giao kết hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động ký kết, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và giảm rủi ro trong quá trình quản lý thỏa thuận. Để hợp đồng được bảo đảm giá trị pháp lý, các bên cần xác minh chủ thể và thẩm quyền người ký, thống nhất nội dung, lựa chọn phương thức xác thực phù hợp, kiểm soát thời điểm giao kết và lưu trữ đầy đủ dữ liệu liên quan. Đối với doanh nghiệp thường xuyên ký kết hợp đồng với khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp, sử dụng nền tảng hợp đồng điện tử phù hợp có thể hỗ trợ quản lý phiên bản, theo dõi tiến trình ký và tập trung hồ sơ trên hệ thống. Trước khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp nên đối chiếu tính năng với loại hợp đồng sử dụng, yêu cầu pháp lý và nhu cầu quản trị thực tế để xây dựng quy trình giao kết an toàn, hiệu quả.
>>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý không? 6 điều kiện để được công nhận
