Nếu bạn đang tìm hiểu về việc cấp lại sổ BHXH cần thực hiện như thế nào, hồ sơ và thủ tục ra sao thì bài viết dưới đây của FastCA sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin nhất quy định về việc cấp lại sổ BHXH.
Cấp lại sổ BHXH là gì?
Hiện nay vì nhiều lý do chủ quan hoặc khách quan mà sổ bảo hiểm xã hội của người lao động bị sai thông tin, mất, hỏng sổ do ngoại cảnh… Khi đó người lao động cần làm thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội theo đúng quy định của pháp luật đối với từng trường hợp cụ thể.
Thủ tục cấp lại sổ BHXH hiện nay như thế nào?
Theo quy định tại Chương IV Quy trình ban hành tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 về thủ tục cấp lại sổ BHXH như sau:
Bước 1: Lập đầy đủ hồ sơ theo quy định
Bước 2: Nộp hồ sơ
– Người tham gia:
+ Người lao động: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
+ Người tham gia BHXH tự nguyện: Nộp hồ sơ cho Đại lý thu hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu.
+ Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại sổ BHXH: Nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.
– Người SDLĐ: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.
– Không quá 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.
– Trường hợp phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi NLĐ có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho NLĐ biết.
Bước 4: Nhận kết quả giải quyết là sổ BHXH.
Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH dành cho người lao động gồm những gì?
Căn cứ theo Điều 27 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 được sửa đổi bởi khoản 31 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 về hồ sơ cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bao gồm:
Trường hợp cấp lại do mất, hỏng
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH.
– Sổ bảo hiểm xã hội trong trường hợp bị hỏng.
Trường hợp gộp sổ BHXH
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH.
– Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).
Trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch.
– Đối với người tham gia:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
+ Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng như sau:
Trường hợp thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và thẻ căn cước/ chứng minh thư/hộ chiếu.
Nếu là Đảng viên: lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi kết nạp.
+ Trường hợp người tham gia thay đổi nơi làm việc: Quyết định (văn bản) chứng minh địa điểm làm việc.
– Đối với Đơn vị: trong trường hợp NLĐ nộp hồ sơ qua đơn vị.
+ Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH: thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận;
+ Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).
Điểm khác biệt của sổ BHXH được cấp lại với sổ cấp lần đầu
Căn cứ vào Quyết định số 1035/QĐ-BHXH, sổ bảo hiểm xã hội khi được cấp lại sẽ khác sổ được cấp lần đầu ở tiêu thức sửa đổi (nếu là sổ cấp lại do sai tiêu thức đó) và có một số yếu tố phân biệt sổ được cấp lại như sau:
Nội dung in trên bìa sổ (trang 1) của sổ cấp lại, dưới dòng ghi “số sổ” thì buộc có thêm dòng ghi “Cấp lần …” bằng chữ in thường, cỡ chữ 16, kiểu chữ đứng, đậm. Nếu cấp lại lần thứ 2, thì ghi “Cấp lần 2”; cấp lại lần thứ 3, thì ghi “Cấp lần 3”.
Ở sổ cấp lại các tiêu thức về ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch hoặc thay đổi số sổ thì trên sổ cấp lại sẽ in theo nội dung mới nếu là cấp lại sổ do sai các thông tin này.
Nội dung in trong tờ rời sổ: được in và lưu lại các thông tin phục vụ cho việc tính BHXH trong tương lai.
Việc cấp lại sổ bảo hiểm đảm bảo không làm ảnh hưởng tới bất cứ quyền lợi nào của những người tham gia.
