Việc xuất trùng hóa đơn điện tử là một lỗi khá phổ biến trong quá trình làm việc. Khi điều này xảy ra, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những rắc rối về kế toán, thuế và có thể bị cơ quan thuế xử lý. Vậy, khi phát hiện ra lỗi này, doanh nghiệp cần làm gì để khắc phục? Tổng cục Thuế đã có những hướng dẫn mới nhất như thế nào về vấn đề này? Bài viết này của FastCA sẽ cùng bạn tìm hiểu!
Hướng dẫn mới nhất của Tổng cục Thuế về xử lý hóa đơn điện tử bị xuất trùng: Có cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế không?
Vào ngày 07/6/2023, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn 2257/TCT-CS năm 2023, hướng dẫn cách xử lý khi xảy ra tình huống lập trùng hóa đơn điện tử hai lần.
Cụ thể, nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập bị trùng với cùng ký hiệu, cần thực hiện như sau:
– Giữ lại một hóa đơn điện tử đã lập và hủy bỏ các hóa đơn điện tử bị trùng.
– Đồng thời, gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cho cơ quan thuế để thông báo về việc hủy các hóa đơn điện tử bị trùng.
Chữ ký số FastCA – top 3 chữ ký số uy tín nhất thị trường
Tổng cục Thuế hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót như thế nào?
Trong Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, Tổng cục Thuế đã hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử như sau:
Dựa trên quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và điểm c, e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Theo các quy định này, Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 và Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022 của Tổng cục Thuế đã nêu rõ các thành phần dữ liệu cần có của hóa đơn điện tử. Cụ thể:
(1) Nếu người bán chọn cách điều chỉnh hóa đơn đã lập, họ cần điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin sai sót về dòng hàng hóa và điều chỉnh tăng thông tin đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế).
(2) Nếu người bán chọn cách thay thế hóa đơn đã lập, họ cần lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế.
Trong cả hai trường hợp, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đều phải ghi rõ: “Điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…” và nếu hóa đơn đã lập có sai sót, người bán đã xử lý hóa đơn theo một trong hai cách trên mà sau đó phát hiện tiếp tục có sai sót, thì các lần xử lý hóa đơn tiếp theo phải theo cách đã áp dụng từ lần đầu.
(3) Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1), và phát hiện hóa đơn F1 vẫn sai, thì:
– Nếu chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 để điều chỉnh cho hóa đơn F0 (hóa đơn F0 đã được điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
– Nếu chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 để thay thế hóa đơn F1 (hóa đơn F0 đã được thay thế bởi hóa đơn F1).
(4) Với hóa đơn đã lập theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, nếu có sai sót, doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cục thuế đã thống nhất rằng doanh nghiệp không cần hủy hóa đơn đã lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và không cần gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, do các quy định từ ngày 1/7/2022 đã hết hiệu lực.
Người bán phải thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
>>> Xem thêm: Doanh nghiệp khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ có được sử dụng hóa đơn VAT điện tử không?
Hướng dẫn của Tổng cục Thuế về việc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT như thế nào?
Trong Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, Tổng cục Thuế đã hướng dẫn việc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT – Mẫu Thông báo hóa đơn có sai sót như sau:
(1) Trường hợp doanh nghiệp xử lý hóa đơn sai sót theo quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
– Hóa đơn điện tử đã được cấp mã bởi cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện có sai sót;
– Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua và phát hiện sai sót, bởi người mua hoặc người bán.
– Nếu sau khi gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT, vẫn phát hiện thêm sai sót, người bán phải gửi lại thông báo theo Mẫu 04/SS-HĐĐT và tiếp tục xử lý hóa đơn theo hình thức đã áp dụng ban đầu.
(2) Trường hợp xử lý hóa đơn có sai sót theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người nộp thuế không cần gửi thông báo sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế nếu:
– Hóa đơn được điều chỉnh;
– Hóa đơn được thay thế;
– Sai sót hóa đơn được xử lý hóa đơn thông qua việc gửi Bảng tổng hợp mẫu 01/TH-HĐĐT.
Như vậy, việc xử lý hóa đơn điện tử bị trùng là một vấn đề cần được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Việc tuân thủ đúng quy định của Tổng cục Thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
>> Sử dụng ngay Chữ ký số FastCA để thuận tiện trong quá trình nộp thuế điện tử. FastCA đang triển khai chương trình khuyến mãi tặng 6 THÁNG SỬ DỤNG MIỄN PHÍ khi mua hoặc gia hạn Chữ ký số.
Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
Email: info@fastca.vn
Hotline: 08.1900.2158
Website: https://fastca.vn/
