Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu trong các giao dịch thương mại. Đặc biệt, hóa đơn điện tử chiết khấu thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý doanh thu và chi phí. Tuy nhiên, việc lập và quản lý hóa đơn điện tử chiết khấu thương mại đúng quy định vẫn còn là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để lập hóa đơn điện tử chiết khấu thương mại một cách chính xác và xử lý như thế nào khi gặp sai sót?
Hướng dẫn chi tiết cách lập hóa đơn điện tử chiết khấu thương mại khi bán hàng
Theo khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Nội dung của hóa đơn
…
6. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
…
đ) Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn. Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.
…
Khi cơ sở kinh doanh áp dụng các hình thức chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại theo quy định pháp luật, các khoản chiết khấu hoặc khuyến mại này cần được ghi rõ ràng trên hóa đơn.
Giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp có áp dụng chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại phải tuân thủ theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.
Cụ thể, khoản 22 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC nêu rõ:
– Trong trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng chiết khấu thương mại cho khách hàng (nếu có), giá tính thuế GTGT được xác định là giá bán sau khi đã trừ khoản chiết khấu thương mại.
Nếu chiết khấu thương mại được áp dụng dựa trên số lượng hoặc doanh số hàng hóa, dịch vụ, thì khoản chiết khấu sẽ được điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo.
Trường hợp khoản chiết khấu được xác định khi kết thúc chương trình (hoặc kỳ) chiết khấu, cơ sở kinh doanh phải lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê chi tiết các hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền và thuế được điều chỉnh. Dựa vào hóa đơn điều chỉnh này, bên bán và bên mua sẽ thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế đầu ra và thuế đầu vào tương ứng.
– Giá tính thuế được quy định bằng đồng Việt Nam. Nếu người nộp thuế có doanh thu bằng ngoại tệ, cần thực hiện quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng, do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh doanh thu, để xác định giá trị tính thuế.
Cách xử lý khi hóa đơn điện tử bị sai sót?
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
– Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua bị sai sót, người bán cần thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA kèm theo Nghị định này) để hủy hóa đơn điện tử bị sai. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã thay thế, rồi chuyển hóa đơn đã sửa cho người mua. Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử có sai sót lưu trữ trên hệ thống.
– Khi hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã được gửi cho người mua, nếu có sai sót phát hiện từ phía người bán hoặc người mua, việc xử lý như sau:
+ Nếu có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai, và các thông tin khác không có lỗi, người bán cần thông báo cho người mua về sự cố này mà không cần lập lại hóa đơn.
+ Người bán phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này), trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế mà sai sót chưa được gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
+ Trong trường hợp có sai sót về mã số thuế, số tiền trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hoặc thông tin hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương thức sau để sử dụng hóa đơn điện tử:
++ Người bán lập hóa đơn điện tử để điều chỉnh hóa đơn đã phát hành có sai sót. Nếu người bán và người mua có thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để xác định rõ hóa đơn bị điều chỉnh.
++ Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót, trừ trường hợp người bán và người mua đã thỏa thuận về việc lập văn bản ghi nhận sai sót trước khi lập hóa đơn thay thế. Trong trường hợp này, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điện tử thay thế.
Hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Sau khi lập hóa đơn điện tử mới, người bán ký số trên hóa đơn và gửi cho người mua (nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cho cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới, sau đó gửi cho người mua (nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
+ Trong ngành hàng không, hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không không được coi là hóa đơn điều chỉnh và không yêu cầu ghi thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Các doanh nghiệp vận chuyển hàng không có quyền xuất hóa đơn cho các trường hợp hoàn hoặc đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua không?
Theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Nội dung của hóa đơn
…
14. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung
a) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
…
Vì vậy, hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký điện tử của người mua, kể cả trong trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài.
Trong trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận với người bán về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn điện tử, thì hóa đơn sẽ có chữ ký số, ký điện tử của cả người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.
Việc lập hóa đơn điện tử chiết khấu thương mại đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh mà còn giúp cơ quan thuế quản lý chặt chẽ thu ngân sách nhà nước. Đồng thời, việc tuân thủ pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.
Công ty Cổ phần chữ ký số FastCA
Địa chỉ: Tầng 3, tòa nhà Dolphin Plaza, số 28 Trần Bình, P. Mỹ Đình 2, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội
Email: info@fastca.vn
Hotline: 08.1900.2158
Website: https://fastca.vn/
