Làm sao để ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số? Cùng FastCA tìm hiểu các bước để ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số trong bài viết dưới đây.
Hiểu về biên bản hủy hóa đơn điện tử
Khái niệm huỷ hoá đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC về quy định hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử, hủy hóa đơn điện tử là hình thức xử lý hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng.
Căn cứ theo Khoản 11, Điều 3, biện pháp xử lý khiến hóa đơn điện tử không còn tồn tại trên các hệ thống thông tin, không thể truy cập được/tham chiếu đến thông tin được gọi là tiêu hủy hóa đơn điện tử.
Biên bản huỷ hoá đơn là gì?
Theo đó, toàn bộ quá trình xử lý trong quá trình huỷ hoá đơn điện tử sẽ được ghi lại tại biên bản huỷ hoá đơn điện tử. Việc huỷ hoá đơn điện tử sẽ thuộc về người có tạo và sử dụng hoá đơn.
Toàn bộ quá trình xử lý trong quá trình huỷ hoá đơn điện tử sẽ được ghi lại tại biên bản huỷ hoá đơn điện tử
Khi người tạo ra hóa đơn điện tử gặp bất cứ sai sót nào trong quá trình khởi tạo hoặc không có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử đó thì sẽ thực hiện thao tác hủy hóa đơn và lập biên bản hủy hóa đơn.
Các trường hợp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử?
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, các trường hợp dưới đây người xuất hóa đơn điện tử cần phải hủy hóa đơn và lập biên bản hủy hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử đã được phát hành bởi tổ chức/doanh nghiệp/hộ kinh doanh tuy nhiên tại thời điểm hiện tại không còn sử dụng.
- Tổ chức/doanh nghiệp/hộ kinh doanh thay đổi các thông tin, chuyển đổi cơ quan thuế hoặc giải thể không còn hoạt động sẽ phải làm biên bản hủy hóa đơn điện tử theo quy định.
- Các trường hợp lập hóa đơn điện tử sai sót. Đây là một trong những trường hợp mà cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử nhiều nhất. Thường thì sẽ có những sai sót như: Không gửi được cho người mua, chưa giao hàng hóa/dịch vụ dù đã hoàn tất việc lập hóa đơn gửi khách, hóa đơn chưa được kê khai các khoản thuế, in sai/thừa/thiếu/trùng lặp thông tin trên hóa đơn…
Hướng dẫn các bước ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số
Đối với bên lập biên bản hủy hóa đơn
Bước 1: Sau khi lập biên bản hủy hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF => Chọn File biên bản hủy hóa đơn điện tử cần ký => Ký điện tử lên biên bản hủy hóa đơn
Bước 2: Sau khi hoàn tất xong bước ký biên bản hủy hóa hơn đơn điện tử, bên lập biên bản có thể lưu lại và gửi cho đối tác qua email.
Đối với người nhận biên bản hủy hóa đơn
Bước 1: Tổ chức/Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh sau khi lập biên bản hủy hóa đơn điện tử sẽ gửi cho bạn qua email, sau khi nhận được email thông báo biên bản hủy hóa đơn, bạn mở email rồi chọn nhấn Xem chi tiết biên bản.
Bước 2: Sau khi xem chi tiết biên bản, bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin trên biên bản hủy hóa đơn do Tổ chức/Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh lập. Sau khi đã kiểm tra kỹ ở phần đại diện bên B, bạn chọn Ký điện tử để bắt đầu thao tác Ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số.
Sau khi hoàn tất xong bước ký biên bản hủy hóa hơn đơn điện tử, bên lập biên bản có thể lưu lại và gửi cho đối tác qua email
Những ưu điểm khi ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số
Việc sử dụng chữ ký số trong việc ký kết các giao dịch điện tử nói chung và biên bản hủy hóa đơn điện tử nói riêng đem lại nhiều ưu điểm như:
- Tiết kiệm nhiều về mặt thời gian, công sức khi cần xác nhận văn bản giữa hai bên.
- Hạn chế những gian lận trong thủ tục hành chính, tăng tính trách nhiệm của các bên trên giao dịch điện tử vì sự minh bạch khi xác nhận quyền và trách nhiệm của hai bên.
- Tính toàn vẹn của nội dung dữ liệu ký được đảm bảo, khi hai bên đã ký thì nội dung của thông tin dữ liệu sẽ không thể sửa đổi
- Việc ký kết được diễn ra mọi lúc mọi nơi, đơn giản và linh động khi sử dụng chữ ký số trong các giao kết điện tử
Lưu ý khi ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số
Trong quá trình ký biên bản hủy hóa đơn điện tử bằng chữ ký số sẽ có một vài lưu ý nhỏ sau:
- Khi đã thực hiện ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số thì các thông tin trên biên bản hủy hóa đơn không được thay đổi, điều chỉnh.
- Để giảm thiểu việc sai sót của hóa đơn điện tử thì khi lập hóa đơn nên lập bản nháp gửi qua bên mua để check kỹ trước rồi mới tiến hành ký số.
- Tổ chức/doanh nghiệp/hộ kinh doanh nên lựa chọn mua những phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng lập biên bản hủy hóa đơn để công việc lập biên bản hủy hóa đơn dễ dàng hơn.
Tổng kết
Toàn bộ bài viết trên đây của FastCA đã cung cấp các kiến thức cơ bản nhất về việc lập biên bản hủy hóa đơn điện tử và ký biên bản hủy hóa đơn bằng chữ ký số. Hy vọng qua bài viết sẽ giúp các bạn rút được kinh nghiệm và giảm thiểu những sai sót liên quan tới lập hóa đơn điện tử.
