Việc nắm vững chế độ kế toán đối với hộ kinh doanh là yêu cầu bắt buộc khi các chính sách quản lý thuế ngày càng siết chặt và hướng tới minh bạch hóa tài chính. Đặc biệt với lộ trình xóa bỏ thuế khoán trong năm 2026, việc chủ động chuyển đổi sang phương pháp kê khai không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn là giải pháp tối ưu để quản trị dòng tiền hiệu quả. Bài viết sau đây sẽ hệ thống hóa các quy định hiện hành, danh mục sổ sách cần thiết và hướng dẫn triển khai kế toán dành riêng cho hộ kinh doanh để đảm bảo tính chính xác và an toàn trong hoạt động kinh doanh.
Cơ sở pháp lý về chế độ kế toán của hộ kinh doanh
Công tác kế toán tại các hộ, cá nhân kinh doanh hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật sau:
- Thông tư 88/2021/TT-BTC: Văn bản nền tảng hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ, cá nhân kinh doanh (thay thế các quyết định cũ từ năm 2000, 2002).
- Thông tư 40/2021/TT-BTC: Quy định về việc xác định doanh thu, chi phí và phương pháp tính thuế.
- Nghị quyết số 198/2025/QH15: Nâng mức doanh thu không phải đóng thuế và lộ trình chuyển đổi từ thuế khoán sang kê khai.
- Thông tư 152/2025/TT-BTC (Mới nhất): Ban hành ngày 31/12/2025, thay thế Thông tư 88, áp dụng chính thức từ 01/01/2026 với các mẫu sổ sách cập nhật theo nhóm doanh thu.
Điểm nổi bật về chế độ kế toán đối với hộ kinh doanh 2026
Giai đoạn từ 2025 đến 2026 chứng kiến sự thay đổi mạnh mẽ trong quản lý thuế. Dưới đây là những điểm quan trọng mà chủ hộ cần lưu ý về chế độ kế toán hộ kinh doanh cá thể:
Về việc lựa chọn kế độ kế toán
Theo quy định mới, hộ kinh doanh không bị gò bó trong một khuôn mẫu duy nhất. Chủ hộ có thể tự do lựa chọn thực hiện kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC (trước đây là TT 88) hoặc áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ. Việc lựa chọn này tùy thuộc vào quy mô quản lý, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ chuyên môn của nhân sự tại hộ. Điều này giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa quy trình mà vẫn đảm bảo tính minh bạch trước cơ quan thuế.
Về quyết định người làm kế toán của hộ
Nhiều chủ hộ thường băn khoăn liệu hộ kinh doanh có cần kế toán không hay phải thuê người ngoài. Theo luật, chủ hộ kinh doanh (người đại diện) có toàn quyền quyết định việc bố trí người làm kế toán. Điểm đặc biệt là chủ hộ có thể tận dụng nguồn lực gia đình như bố mẹ, vợ chồng, con cái hoặc anh chị em ruột để làm kế toán. Thậm chí, những người đang giữ vị trí quản lý, thủ kho, thủ quỹ cũng có thể kiêm nhiệm nghiệp vụ này, miễn là đảm bảo việc ghi chép, lưu trữ chứng từ đầy đủ và chính xác.
Mẫu chứng từ kế toán cần sử dụng
Từ năm 2022 và tiếp tục duy trì đến 2026, hộ kinh doanh thực hiện phương pháp kê khai phải sử dụng 05 mẫu chứng từ cơ bản để ghi nhận mọi biến động tài chính:
- Phiếu thu (Mẫu 01-TT): Ghi nhận các khoản tiền mặt thu vào.
- Phiếu chi (Mẫu 02-TT): Ghi nhận các khoản chi ra bằng tiền mặt.
- Phiếu nhập kho (Mẫu 03-VT): Theo dõi nguyên vật liệu, hàng hóa mua về.
- Phiếu xuất kho (Mẫu 04-VT): Theo dõi việc đưa hàng hóa, vật tư ra khỏi kho.
- Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 05-LĐTL): Ghi nhận chi phí nhân công và các khoản thu nhập của người lao động.
Ngoài ra, hộ kinh doanh cần thực hiện đầy đủ hóa đơn (hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền), giấy nộp tiền vào NSNN và các chứng từ ngân hàng.
Mẫu sổ kế toán mới cho hộ kinh doanh theo từng nhóm
Điểm mới nhất trong hướng dẫn làm kế toán hộ kinh doanh áp dụng từ 2026 chính là sự phân loại sổ sách. Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, các mẫu sổ (ký hiệu S-HKD) được thiết kế tinh gọn hơn, bao gồm các loại sổ chính:
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh.
- Sổ theo dõi thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN.
- Sổ theo dõi thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương.
- Sổ quỹ tiền mặt và Sổ tiền gửi ngân hàng.
Tùy vào nhóm doanh thu (dưới hoặc trên 1 tỷ đồng/năm), các hộ sẽ áp dụng các mẫu sổ từ S1A đến S3a tương ứng để phù hợp với lộ trình xóa bỏ hoàn toàn thuế khoán.
Xác định doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế
Kể từ 01/01/2026, phương pháp thuế khoán chính thức bị xóa bỏ. Mọi hộ kinh doanh đều phải chuyển sang phương pháp kê khai nếu có doanh thu từ ngưỡng quy định (dự kiến từ 1 tỷ đồng/năm theo lộ trình mới). Doanh thu để tính thuế là toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền hoa hồng phát sinh trong kỳ. Các chi phí được trừ phải có chứng từ, hóa đơn hợp lệ theo quy định của Thông tư 40/2021/TT-BTC. Việc áp dụng hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế là yêu cầu bắt buộc để minh bạch hóa nghĩa vụ thuế.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp
Câu 1: Hộ kinh doanh có bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán không?
Có, đối với các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai (thường là các hộ quy mô lớn hoặc từ năm 2026 là toàn bộ hộ kinh doanh có doanh thu trên mức miễn thuế). Các hộ kinh doanh khác không bắt buộc nhưng vẫn được khuyến khích áp dụng để quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Câu 2: Những loại chứng từ kế toán thường sử dụng gồm những gì?
Hộ kinh doanh cần sử dụng ít nhất 05 loại chứng từ: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và Bảng thanh toán tiền lương. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng nhất để xác định doanh thu với cơ quan thuế.
Câu 3: Hộ kinh doanh có cần kế toán không?
Về mặt nhân sự, chủ hộ không nhất thiết phải thuê một kế toán chuyên nghiệp toàn thời gian nhưng bắt buộc phải có người thực hiện nghiệp vụ kế toán. Chủ hộ có thể tự làm, nhờ người thân hoặc thuê các dịch vụ kế toán bên ngoài để đảm bảo tính chính xác và tránh bị xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
Việc tuân thủ đúng chế độ kế toán đối với hộ kinh doanh không chỉ giúp chủ hộ tránh các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính mà còn tạo nền tảng vững chắc để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh trong giai đoạn thuế khoán dần được xóa bỏ. Hy vọng những hướng dẫn trên đã giúp bạn nắm bắt được các quy định cốt lõi. Nếu cần hỗ trợ chi tiết hơn về thủ tục hoặc sổ sách, bạn hãy liên hệ với các đơn vị tư vấn uy tín để đảm bảo công tác quản lý tài chính luôn chính xác và đúng pháp luật.
