Chữ ký điện tử hiện nay đã được nhiều cá nhân, tổ chức sử dụng rộng rãi và phổ biến. Bài viết dưới đây FastCA giúp bạn tổng hợp, cập nhật những mẫu chữ ký điện tử đúng chuẩn, áp dụng theo Thông tư 01/2019/TT-BNV.
Quy định chữ ký điện tử mới nhất theo Luật giao dịch điện tử 2023
Khái niệm chữ ký điện tử
Căn cứ theo Điều 27 Luật Giao dịch điện tử 2023, khái niệm chữ ký điện tử được định nghĩa như sau:
Chữ ký điện tử là dữ liệu điện tử được gắn hoặc kết hợp một cách logic với một thông điệp dữ liệu, có khả năng xác định người ký và xác nhận sự chấp thuận của người đó với nội dung thông điệp dữ liệu.
Tiêu chí chữ ký điện tử an toàn
Chữ ký điện tử an toàn là chữ ký điện tử đáp ứng các tiêu chí sau:
– Cho phép xác định người ký
– Đảm bảo nội dung thông điệp dữ liệu không bị thay đổi
– Được tạo ra bằng phương tiện điện tử đảm bảo an toàn, được kiểm soát duy nhất của người ký tại thời điểm ký
– Được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử an toàn
Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử
Tại Điều 28 Luật Giao dịch điện tử 2023, quy định Nguyên tắc sử dụng và giá trị pháp lý của chữ ký điện tử:
1. Trong các giao dịch điện tử yêu cầu có sự xác nhận của các bên tham gia thì có thể sử dụng chữ ký điện tử và có quyền thỏa thuận và lựa chọn chữ ký điện tử, hình thức chứng thực chữ ký điện tử.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Cho phép xác định người ký;
b) Đảm bảo nội dung thông điệp dữ liệu không bị thay đổi;
c) Được tạo ra bằng phương tiện điện tử đảm bảo an toàn, được kiểm soát duy nhất của người ký tại thời điểm ký;
d) Được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử an toàn.
3. Trong trường hợp pháp luật quy định thông điệp dữ liệu cần phải được ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng quy định khoản 2 Điều 27 của Luật này.
4. Trong trường hợp pháp luật quy định thông điệp dữ liệu cần được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định
này.
5. Chính phủ quy định cụ thể việc quản lý và sử dụng chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức, chữ ký điện tử của thiết bị và phương tiện điện tử tạo chữ ký điện tử.
Mẫu chữ ký điện tử dành cho tổ chức, doanh nghiệp
Quy định về mẫu chữ ký điện tử dành cho tổ chức, doanh nghiệp
| Quy định về hình ảnh | – Chữ ký điện tử của doanh nghiệp phải lấy con dấu đỏ làm hình ảnh đại diện.
– Chữ ký điện tử hợp lệ mang giá trị pháp lý tương đương con dấu của công ty nên khi lấy con dấu làm hình đại diện thì phải có kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu ở ngoài đời. Đồng thời file ảnh con dấu phải được lưu ở định dạng .PNG. |
| Quy định về thông tin chữ ký | Mẫu chữ ký điện tử hợp lệ là phải hiển thị được đầy đủ các thông tin bao gồm: Tên doanh nghiệp/cơ quan/tổ chức và thời gian ký (ghi rõ ngày tháng năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam) theo tiêu chuẩn ISO 8601. |
| Quy định về vị trí chữ ký | – Trường hợp văn bản được gửi đến ở dạng dữ liệu điện tử và đã được bên phát hành ký số thì bên nhận không cần phải ký số.
– Trường hợp văn bản được gửi đến ở dạng giấy nhưng được điện tử hóa thì bên nhận sẽ ký số ở trang đầu tiên tại vị trí góc trên bên phải. – Trường hợp văn bản được gửi đi đã có chữ ký số của cá nhân lãnh đạo và chữ ký số của doanh nghiệp thì chữ ký số của doanh nghiệp được ký đè lên về phía bên trái 1 khoảng bằng 1/3 chữ ký số của cá nhân lãnh đạo. – Trường hợp văn bản gửi đi là văn bản giấy được điện tử hóa đã có chữ ký bằng tay của lãnh đạo kèm con dấu doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần thực hiện ký số ở trang đầu tiên tại vị trí góc trên cùng phía tay phải. |
Hình ảnh mẫu chữ ký điện tử dành cho tổ chức, doanh nghiệp
Mẫu chữ ký điện tử dành cho cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức
Quy định về mẫu chữ ký điện tử dành cho cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức
| Quy định về hình ảnh | – Mẫu chữ ký điện tử cá nhân trong doanh nghiệp tổ chức cũng chính là hình ảnh chữ ký của riêng cá nhân đó.
– Màu mực khi lên hình của chữ ký phải có màu xanh và được ký bằng tay. Mẫu chữ ký này phải được lưu dưới dạng đuôi .png. – Tuy nhiên, vì là một cá nhân trong tổ chưc nên chữ ký khi được phát hành phải theo sự phân quyền của tổ chức và mẫu chữ ký online của cá nhân phải được sử dụng cho các giao dịch liên quan đến tổ chức. |
| Quy định về thông tin chữ ký | Chữ ký điện tử của cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức thường không yêu cầu thông tin của người ký. Nên mẫu chữ ký này chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký đúng quy định pháp luật (Theo Luật Giao dịch điện tử 2023) là sẽ được phát hành trong các giao dịch thuộc phạm vi của doanh nghiệp, tổ chức. |
| Quy định về vị trí ký | Cá nhân thực hiện ký số tương tự như ký tươi trên văn bản giấy. Vị trí chữ ký sẽ được đặt tại nơi yêu cầu ký theo đúng thẩm quyền của người ký. |
Hình ảnh mẫu chữ ký điện tử dành cho cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức
Mẫu chữ ký điện tử dành cho cá nhân
Quy định về mẫu chữ ký điện tử dành cho cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức
| Quy định về hình ảnh | – Với mỗi cá nhân, mẫu chữ ký điện tử là hình ảnh chữ ký của người đó.
– Quy định về hình thức khi hiển thị của chữ ký là phải có màu mực xanh, phải là chữ ký tay và được lưu dưới dạng đuôi .png. |
| Quy định về thông tin chữ ký | Nội dung của chữ ký điện tử cá nhân không yêu cầu phải đầy đủ thông tin của người ký. Nên mẫu chữ ký chỉ cần hiển thị thông tin mang tính hợp lệ theo đúng quy định là có thể sử dụng được. |
| Quy định về vị trí chữ ký | Vị trí của chữ ký sẽ tương tự như khi ký trên văn bản giấy thông thường. Người ký có trách nhiệm đặt chữ ký điện tử của mình tại đúng vị trí được yêu cần ký trên văn bản. |
Hình ảnh mẫu chữ ký điện tử dành cho cá nhân
Tạm kết
Việc sử dụng chữ ký online giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến. Hy vọng bài viết sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn về hình ảnh, thông tin và vị trí của mẫu chữ ký điện tử hợp lệ theo đúng quy định của pháp luật. Từ đó, doanh nghiệp có thể sử dụng chúng một cách dễ dàng và thuận tiện nhất.
FastCA – Top 3 nhà cung cấp chữ ký số phổ biến nhất tại Việt Nam, tự hào là đơn vị cung cấp các giải pháp ký số hỗ trợ các doanh nghiệp chuyển đổi số, đáp ứng mọi tiêu chuẩn. Phần mềm ký số của FastCA đem đến sự lựa chọn đa dạng cho doanh nghiệp và cá nhân, cam kết các thông tin được bảo mật tuyệt đối và hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình ký điện tử.
