Lỗi sai sót thông tin công ty là một trong những lỗi rất thường gặp khi xuất hoá đơn điện tử. Trong bài viết dưới đây FastCA xin chia sẻ mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty để bạn đọc tham khảo giúp khắc phục xử lý lỗi sai dễ dàng hơn.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty được lập khi nào?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn được lập khi có sự thay đổi, điều chỉnh thông tin trong hóa đơn đã được lập trước đó. Điều chỉnh hóa đơn có thể xảy ra trong một số trường hợp, bao gồm:
Sửa lỗi thông tin: Khi xuất hiện sai sót trong thông tin về sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế, tổng tiền, hay bất kỳ chi tiết nào khác trong hóa đơn đã phát hành, cần phải điều chỉnh và lập biên bản điều chỉnh hóa đơn để rõ ràng và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Hủy hoá đơn: Trong trường hợp hóa đơn đã được lập nhưng sau đó cần phải hủy bỏ do một số lý do nào đó (ví dụ: hàng hóa không còn có sẵn, khách hàng yêu cầu hủy đơn hàng, v.v.), biên bản điều chỉnh hóa đơn được sử dụng để ghi nhận việc hủy bỏ này.
Khi hoá đơn đã gửi cho người mua mà phát hiện sai thông tin công ty thì phải tiến hành lập biên bản điều chỉnh hoá đơn.
Điều chỉnh thuế: Khi có sự thay đổi về thuế suất hoặc các quy định liên quan đến thuế trong quá trình lập hóa đơn, biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ được sử dụng để cập nhật thông tin về thuế.
Thay đổi thông tin khách hàng: Trong trường hợp có sự thay đổi về thông tin khách hàng (ví dụ: địa chỉ, mã số thuế, tên công ty, v.v.), biên bản điều chỉnh hóa đơn cũng được sử dụng để cập nhật thông tin này.
Sửa đổi quy cách in hóa đơn: Nếu cần điều chỉnh định dạng, mẫu in hóa đơn hoặc bổ sung các thông tin pháp lý bắt buộc lên hóa đơn, biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ được lập để thực hiện các thay đổi này.
Với trường hợp người bán lập hóa đơn và phát hiện sai sót trước khi gửi hóa đơn cho người mua thì chỉ cần huỷ hóa đơn chứ không cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Chỉ khi hóa đơn đã được lập và giao cho người mua rồi thì sau khi phát hiện sai sót phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
Như vậy chỉ khi hóa đơn đã được lập bởi người bán và gửi sang cho người mua, một trong hai bên phát hiện thông tin của công ty trên hóa đơn bị sai thì bắt buộc phải lập biên bản hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty.
>>> Xem thêm: Sai mã số thuế trên hoá đơn điện tử xử lý thế nào?
Nội dung biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty phải được lập với sự đồng thuận của 2 bên mua và bán. Thông tin liên quan của bên mua và bán phải được điền đầy đủ bao gồm:
- Người đại diện
- Địa chỉ công ty
- Lý do lập hóa đơn và địa chỉ sau khi điều chỉnh
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty phải có xác nhận của bên bán và bên mua về hóa đơn, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn đã lập cần điều chỉnh để tránh sai sót và tranh chấp về sau.
Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty cần chỉnh lại nội dung đã ghi sai. Cụ thể là tên công ty. Nếu sai sót ở tên công ty bên bán thì điều chỉnh thông tin bên bán và ngược lại.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty
Dưới đây là một mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn sai tên công ty, FastCA xin chia sẻ để các bạn tham khảo:
Những lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty
Lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của tài liệu. Dưới đây là một số điều bạn nên lưu ý khi thực hiện việc này:
Xác định sai sót: Đầu tiên, xác định chính xác thông tin sai sót trên hóa đơn, chẳng hạn như tên công ty bị viết sai hoặc không chính xác. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ vị trí cụ thể của lỗi để có thể sửa chữa đúng.
Làm việc với bên liên quan: Liên hệ với bên gửi hoặc bên nhận hóa đơn (tùy theo vị trí sai sót) để thông báo về sai sót trong tài liệu. Thông báo này có thể yêu cầu bạn cung cấp một biên bản điều chỉnh hóa đơn để được chấp nhận.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn: Tạo biên bản điều chỉnh hóa đơn chứa thông tin về hóa đơn ban đầu, vị trí sai sót cụ thể và thông tin chính xác mới. Biên bản này phải được lập thành văn bản và ký tên xác nhận bởi cả bên gửi và bên nhận hoá đơn để có tính pháp lý.
Tùy vào từng lỗi sai trên hóa đơn điện tử gặp phải khác nhau mà kế toán cần sử dụng các mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng. Ảnh: Internet
Đính kèm giấy tờ chứng minh: Khi lập biên bản điều chỉnh, đính kèm các giấy tờ chứng minh về sự sai sót và thông tin chính xác mới, như giấy tờ đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động, hợp đồng hoặc các tài liệu khác có liên quan.
Thời hạn và phê duyệt: Đảm bảo rằng việc điều chỉnh hóa đơn được thực hiện trong thời hạn quy định và được phê duyệt bởi các bên liên quan.
Bảo quản tài liệu: Giữ kỹ biên bản điều chỉnh và các tài liệu liên quan khác để sử dụng trong trường hợp cần thiết hoặc kiểm tra tài chính trong tương lai.
Tư vấn chuyên gia: Trong trường hợp phức tạp hoặc cần sự tư vấn về khía cạnh pháp lý hoặc thuế, bạn nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ luật sư hoặc chuyên gia tài chính để đảm bảo việc điều chỉnh hoá đơn diễn ra một cách đúng đắn.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ bài viết của FastCA chia sẻ về mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn sai tên công ty. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho độc giả khi gặp trường hợp trên. Theo dõi và đón đọc nhiều bài viết cùng chủ đề trên trang blog của FastCA nhé!
