Ứng dụng chữ ký số trong rất nhiều trường hợp và nó giúp tối ưu rất nhiều chi phí, thời gian cho cá nhân, doanh nghiệp. Dưới đây là 8 ứng dụng chữ ký số phổ biến nhất bạn đọc có thể tham khảo và áp dụng.
Ứng dụng chữ ký số phổ biến hiện nay
Ứng dụng trong hóa đơn điện tử
Trong lĩnh vực doanh nghiệp, việc sử dụng chữ ký số là không thể thiếu khi nhắc đến hóa đơn điện tử – một phương tiện quan trọng để chứng minh các giao dịch mua bán hàng hóa hàng ngày. Theo quy định pháp luật, chữ ký số là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp (trừ khi đây là loại hóa đơn đặc biệt như điện, nước, viễn thông hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền).
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, đánh giá và phát hiện các hành vi gian lận, giả mạo hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có linh hoạt lựa chọn chữ ký số cho từng hóa đơn hoặc sử dụng chữ ký số tốc độ cao để phát hành đồng thời nhiều hóa đơn, từ đó giúp rút ngắn thời gian xử lý và phát hành hóa đơn, thuận tiện trong việc đối chiếu dữ liệu và tiết kiệm các chi phí liên quan, đồng thời tăng khả năng tiếp cận với khách hàng tiềm năng.
Từ việc áp dụng chữ ký số vào hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tận dụng các lợi ích của công nghệ để nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong quy trình kinh doanh của mình.
Ứng dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử
Ứng dụng chữ ký số trong việc kê khai BHXH điện tử
Chữ ký số giúp doanh nghiệp nộp hồ sơ hợp lệ đến cổng dịch vụ điện tử của cơ quan bảo hiểm, thực hiện các thủ tục như thu BHXH, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH, yêu cầu giải quyết và chi trả các quyền lợi liên quan đến thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, thất nghiệp… Điều này nhằm bảo đảm quyền lợi cho người lao động.
Theo báo cáo của Bảo hiểm xã hội tỉnh Thái Nguyên, trong năm 2022, cơ quan này đã tiếp nhận tổng cộng 1.717.246 hồ sơ, trong đó 98,4% số hồ sơ được nộp trong thời gian quy định. Chỉ có khoảng 1,6% hồ sơ chậm khai báo từ kỳ trước chuyển sang. Tỉ lệ giải quyết hồ sơ đạt 98,5%.
Các con số trên cho thấy việc sử dụng chữ ký số để kê khai BHXH điện tử giúp doanh nghiệp tự chủ và thực hiện nghĩa vụ đóng bảo hiểm bắt buộc một cách kịp thời, tránh bị truy thu tiền chậm nộp và lãi chậm nộp. Đồng thời, việc này cũng giúp cơ quan nhà nước tiết kiệm thời gian xử lý, nhanh chóng trả kết quả để doanh nghiệp có thể chi trả các khoản thụ hưởng chính sách bảo hiểm cho người lao động một cách kịp thời.
Ứng dụng chữ ký số trong giao dịch chứng khoán
Theo thống kê của Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước vào tháng 3/2019, chữ ký số đã được áp dụng trong 133 dịch vụ công trực tuyến thuộc các hệ thống như Hệ thống giám sát giao dịch chứng khoán (MSS), hệ thống công bố thông tin trên thị trường (IDS), phần mềm quản lý báo cáo thống kê nội bộ, hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý nhà đầu tư nước ngoài (FIMS)/quản lý công ty chứng khoán (SCMS)…
Do đó, các doanh nghiệp sở hữu chữ ký số có thể tiến hành các thủ tục hành chính và giao dịch môi giới, mua bán chứng khoán một cách nhanh chóng. Các hoạt động sau đây có thể được thực hiện bằng chữ ký số:
- Doanh nghiệp chào bán và phát hành cổ phiếu, trái phiếu.
- Chào mua công khai.
- Doanh nghiệp đăng ký cung cấp dịch vụ giao dịch chứng khoán trực tuyến.
- Gửi báo cáo và công bố thông tin của các công ty đại chúng cho Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước. Văn bản được ký số và gửi thông qua email.
Nhờ sử dụng chữ ký số, các giao dịch và thủ tục liên quan đến chứng khoán có thể được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong lĩnh vực này.
Ứng dụng chữ ký số trong khai báo thuế và hải quan
Việc sử dụng chữ ký số để thực hiện khai báo thuế và thủ tục hải quan trực tuyến trên cổng dịch vụ công là một giải pháp tối ưu nhằm tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và giảm áp lực cho cơ quan thuế/hải quan.
Thay vì phải xếp hàng và nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để thực hiện các thủ tục hành chính trên hệ thống cổng dịch vụ điện tử của cơ quan thuế/hải quan, mang lại sự tiện lợi và tối ưu cho cả hai bên.
Qua đó, doanh nghiệp không cần in tờ khai mẫu và đóng dấu mộc đỏ. Người đại diện có thể sử dụng chữ ký số thực hiện các thủ tục hành chính trên hệ thống cổng dịch vụ điện tử của cơ quan thuế/hải quan như:
- Khai báo thuế.
- Nộp hồ sơ khai thuế.
- Nộp thuế điện tử.
- Yêu cầu hoàn thuế và được giải quyết nhanh chóng.
- Nhận thông báo về nghĩa vụ thuế từ cơ quan thuế…
- Thực hiện thủ tục hải quan cho hàng hóa nhập khẩu/xuất khẩu, bao gồm mở tờ khai hải quan, nộp hồ sơ chứng từ, nộp thuế điện tử VAT/thuế xuất nhập khẩu/thuế tiêu thụ đặc biệt…
Ký kết hợp đồng điện tử với đối tác
Sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp có thể tiến hành các giao dịch thương mại hoàn toàn trực tuyến. Thay vì phải gặp mặt trực tiếp tại trụ sở hoặc chi nhánh công ty, các tài liệu như thư ngỏ hợp tác, hợp đồng, thỏa thuận có thể được gửi qua email đến đối tác và được ký kết nhanh chóng bằng thiết bị máy tính hoặc điện thoại thông minh…
Quy trình này giảm bớt các công việc thủ công như đóng gói thư từ, dán tem, chờ đợi nhân viên bưu điện… Đặc biệt, nó tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đặc biệt là trong trường hợp hai bên doanh nghiệp có khoảng cách địa lý lớn, ví dụ như doanh nghiệp ở các tỉnh xa hoặc công ty ở nước ngoài. Điều này giúp giảm chi phí liên quan đến xăng xe, ăn uống, vé máy bay, khách sạn… Ngoài ra, trong trường hợp cần chỉnh sửa hợp đồng do sai sót thì việc ký kết lại cũng khá thuận tiện.
Dùng trong mời thầu
Đấu thầu, mua bán cũng có thể ứng dụng chữ ký số. Nó giúp rút ngắn quy trình, nâng cao tính công bằng trong cạnh tranh và chống gian lận trong hoạt động đấu thầu.
- Doanh nghiệp đăng tải mời thầu, thông báo mời dự sơ tuyển nhà thầu, thông báo hủy thầu, kết quả mở thầu….
- Nhà thầu, nhà đầu tư có thể ký hồ sơ dự tuyển, xác nhận năng lực, gửi văn bản làm rõ yêu cầu trong hồ sơ dự thầu….
- Chủ đầu tư lý văn bản xác nhận, phê duyệt chọn nhà thầu, hủy thầu, giao kết hợp đồng với nhà thầu….
- Cơ quan nhà nước cũng có thể dùng để phê duyệt dự án đấu thầu, giải quyết các kiến nghị…
Ứng dụng chữ ký số trong các dịch vụ công khác
Doanh nghiệp hiện nay có thể dễ dàng thực hiện các giao dịch trên các nền tảng điện tử hành chính công một cách tiện lợi và đơn giản. Chỉ với một chữ ký số duy nhất, không giới hạn trong việc kê khai Thuế, khai Hải quan, kê khai BHXH, doanh nghiệp có thể tiếp cận và thực hiện giao dịch trên nhiều cổng thông tin điện tử và cổng dịch vụ hành chính công khác.
- Các giao dịch ngân hàng có thể được thực hiện một cách thuận tiện, không cần phải đến trực tiếp ngân hàng. Doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch tài chính như chuyển khoản, thanh toán hóa đơn, và xem thông tin tài khoản qua các nền tảng điện tử hành chính công.
- Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng cổng dịch vụ của Kho bạc Nhà nước để thực hiện các giao dịch liên quan đến tài chính công cụ thể. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho các doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch tài chính.
- Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin phép hoạt động cơ sở giáo dục, cơ sở khám chữa bệnh y tế, đơn vị xuất bản và thực hiện các thủ tục khai sinh, khai tử, đề nghị cấp các loại giấy tờ/chứng chỉ thông qua cổng dịch vụ công trực tuyến của Chính phủ. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm bớt rườm rà trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính.
Kết luận
Trên đây là một số ứng dụng chữ ký số phổ biến nhất cho các cá nhân và doanh nghiệp. Bạn quan tâm đến phần mềm chữ ký số có thể để lại thông tin tại đây, đội ngũ FastCA sẽ liên hệ trong thời gian sớm nhất.
