Doanh nghiệp thay đổi chữ ký kinh doanh: Nắm chắc 5 lưu ý cốt lõi

Chia sẻ

Chữ ký kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, thể hiện sự cam kết và trách nhiệm của người đại diện pháp luật. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, có thể doanh nghiệp cần thay đổi chữ ký do nhiều lý do khác nhau. Vậy, doanh nghiệp có được phép thay đổi chữ ký kinh doanh hay không?

1. Doanh nghiệp có được phép thay đổi chữ ký số kinh doanh không?

Theo quy định của pháp luật hiện nay thì chưa có quy định về việc đăng ký chữ số đối với cá nhân. Tuy nhiên, các cá nhân có thể thay đổi chữ ký của mình bất cứ lúc nào, chỉ cần làm việc với ngân hàng và xuất trình giấy tờ tùy thân.

Đối với việc thay đổi chữ ký của người đại diện doanh nghiệp không cần thông báo đến cơ quan nhà nước nhưng cần mở sổ đăng ký chữ ký mẫu và lưu trữ tại doanh nghiệp để dùng trong các trường hợp cơ quan thuế kiểm tra đột xuất. Nếu doanh nghiệp không thực hiện thì sẽ bị phạt theo quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

2. Chữ ký số có phải thay đổi khi chữ ký kinh doanh thay đổi không?

Chữ ký số là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Thông tin có trong chữ ký số dành cho doanh nghiệp bao gồm:

Tên của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….
Số hiệu của chứng thư số (số seri).
Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số (Ví du: VNPT-CA).
Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.
Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng số.
Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

Có thể thấy, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay đăng ký kinh doanh của đại diện doanh nghiệp. Chính vì thế, khi chữ ký kinh doanh thay đổi, chữ ký số cũng bắt buộc phải thay đổi theo để đảm bảo các văn bản có sự trùng khớp.

Xem thêm: So sánh chữ ký số cá nhân và chữ ký số doanh nghiệp

3. Một số lưu ý khi thay đổi chữ ký kinh doanh

3.1. Tính hợp lệ của việc thay đổi chữ ký:

Doanh nghiệp cần đảm bảo việc thay đổi chữ ký được thực hiện hợp lệ và tuân thủ các quy định của pháp luật.
Cần có sự đồng ý của các thành viên/cổ đông/cổ đông sáng lập/thành viên hợp tác xã (tùy theo loại hình doanh nghiệp) theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.
Lập biên bản ghi nhận việc thay đổi chữ ký, nêu rõ lý do thay đổi, chữ ký cũ và chữ ký mới.

3.2. Thông báo cho các bên liên quan:

Ngân hàng: Doanh nghiệp cần thông báo cho ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản để cập nhật thông tin chữ ký mới trên các mẫu hẫu ký, giấy tờ liên quan đến tài khoản.
Cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đăng ký thuế để cập nhật thông tin chữ ký mới trên các tờ khai thuế, hóa đơn, chứng từ,…
Đối tác, khách hàng: Doanh nghiệp cần thông báo cho các đối tác, khách hàng về việc thay đổi chữ ký để đảm bảo các giao dịch, hợp đồng được thực hiện hợp lệ.

3.3. Cập nhật thông tin chữ ký mới:

Cập nhật thông tin chữ ký mới trên các văn bản, tài liệu của doanh nghiệp như: Giấy phép kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Hợp đồng, Hóa đơn, Biên lai,…
Sử dụng chữ ký mới trong các giao dịch, hợp đồng sau khi đã thông báo cho các bên liên quan.

3.4. Lưu giữ hồ sơ thay đổi chữ ký:

Lưu giữ biên bản ghi nhận việc thay đổi chữ ký, mẫu chữ ký mới, thông báo cho các bên liên quan,… để làm bằng chứng khi cần thiết.

3.5. Ảnh hưởng đến các giao dịch, hợp đồng trước đây:

Việc thay đổi chữ ký có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của các giao dịch, hợp đồng mà doanh nghiệp đã ký kết trước đó.
Doanh nghiệp cần lưu ý rà soát lại các giao dịch, hợp đồng đã ký kết và thực hiện các thủ tục cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau: