Tài khoản khai báo VNACCS giống như Account kết nối với Hải quan trên hệ thống khai báo điện tử V4 nhưng có sự thay đổi về các thông số, cách thức đăng ký. Một doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều tài khoản khai báo khác nhau, mỗi tài khoản tương ứng với một chữ ký số. Các tài khoản này được quản lý bởi một tài khoản gọi là Tài khoản quản trị. Cách đăng ký tài khoản khai báo VNACCS với chữ ký số FastCA như sau:
Điều kiện môi trường thực hiện đăng ký tài khoản VNACCS
Để thực hiện đăng ký tài khoản VNACCS người dùng cần đảm bảo các điều kiện môi trường như sau:
- Máy tính được cài đặt hệ điều hành window xp SP3 trở lên.
- Sử dụng trình duyệt internet Explorer 7 trở lên
- USB token được cắm và cài đặt trên máy
- Ứng dụng java. Link down:
Quy trình đăng ký tài khoản VNACCS
Để đăng ký mới từ đầu tài khoản khai báo VNACCS, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau đây:
a. Đăng ký tài khoản quản trị: Tài khoản quản trị để xác định đối tượng đăng ký (là doanh nghiệp nào đăng ký) tài khoản này dùng để quản lý, đăng ký mới, sửa hoặc xóa các tài khoản khai báo VNACCS. Lưu ý, tài khoản quản trị không được dùng trong việc khai báo VNACCS. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều hơn 1 chữ ký số (nhưng cùng Mã số thuế) thì khi đăng ký tài khoản quản trị có thể sử dụng một trong các chữ ký số đó để xác thực.
b. Đăng ký tài khoản VNACCS: Đây là tài khoản sử dụng trong các giao dịch khai báo Hải quan (giống như chữ ký số và Account kết nối trên hệ thống điện tử V4). Đăng ký tài khoản đồng nghĩa với việc đăng ký các chữ ký số được dùng trong khai báo đến hệ thống VNACCS của doanh nghiệp. Mỗi chữ ký số sẽ là một tài khoản khai báo được gán liền với một User ID, một tài khoản khai báo VNACCS gồm các thông tin sau :
- User ID: Tên tài khoản
- Password : Mật khẩu truy nhập
- Terminal ID : Mã số máy trạm, định danh máy trạm khai báo
- Terminal access key: Khóa truy cập, kết hợp với các thông tin trên dùng trong việc lấy phản hồi các thông điệp do cơ quan Hải quan trả về.
- Thông tin của Chữ ký số: Serial number, Mã số thuế và thông tin Nhà cung cấp chữ ký số.
Sau đây là hướng dẫn người khai quy trình đăng ký cụ thể một tài khoản khai báo VNACCS.
Bước 1: Đăng ký tài khoản quản trị
Sử dụng trình duyệt Internet Explorer vào trang tổng cục hải quan địa chỉ www.customs.gov.vn và chọn mục “Đăng ký người sử dụng hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp”
Chọn “Đăng ký mới” để bắt đầu đăng ký tài khoản quản trị
Màn hình đăng ký tài khoản quản trị hiện ra, ấn chọn RUN khi có bảng java hiện lên.
Nhập vào Mã số thuế của doanh nghiệp và mật khẩu bảo mật (mật khẩu do doanh nghiệp tự đặt và cần ghi nhớ để đăng nhập sau này)
Chọn vào ô “Lựa chọn chữ ký CKS” để lấy thông tin CKS xác thực đăng ký tài khoản (thông tin về MST trong CKS bạn đọc vào phải đúng với MST bạn vừa nhập ở mục trên)
Sau đó nhấn vào “Đăng ký mới”, nhập mã PIN token để xác nhận:
Đăng ký tài khoản quản trị thành công.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản quản trị
Quay lại giao diện chính và chọn vào “Đăng nhập”. Tại đây người dùng chọn CKS, nhập MST và mật khẩu và ấn Đăng nhập
Bước 3: Chọn muc I. Đăng ký / 1.OE1001 Đăng ký mới người sử dụng
Màn hình Đăng ký người sử dụng hiện ra:
Ô “Số lượng user code” : thông thường mỗi doanh nghiệp sẽ có 1 User code vì vậy người dùng nhập số 1 nhấn phím tab thì hiện ra bảng nhập liệu tiếp theo, người dùng tiến hành nhập các tiêu chí theo ý nghĩa như sau :
- Số lượng user id : Tùy theo số lượng chữ ký số mà doanh nghiệp đang muốn đăng ký khai báo VNACCS, người dùng nhập vào số lượng ở ô này ( ví dụ có 1 CKS người dùng nhập số 1 – lưu ý phải nhập chính xác số lượng CKS đang muốn đăng ký)
- Phần mềm đầu cuối : nhập vào số lượng máy tính sử dụng phần mềm đầu cuối miễn phí do hải quan cấp, người dùng nhập là 1 nếu là 1 CKS
- Hệ thống – hệ thống VNACCS-EDI : nhập vào số lượng máy tính sử dụng phần mềm đầu cuối do hãng thứ 3 cung cấp, là 1 nếu là 1 CKS
Sau khi nhập xong người dùng nhấn vào GHI, giao diện hiển thị thông tin cập nhật thành công.
Sau đó chọn sang tab “Thông tin người khai hải quan”.
Nhập đầy đủ thông tin vào mục “Thông tin người khai”:
- Thông tin về người khai bao gồm: họ tên, số CMND/Hộ chiếu, địa chỉ email liên hệ.
- Ngày hiệu lực và ngày hết hiệu lực: là khoảng thời gian mà doanh nghiệp cho phép người khai sử dụng Chữ ký số và tài khoản được phép thực hiện khai báo.
Nhấn “Lựa chọn chữ ký số” để lấy thông tin chữ ký số cần đăng ký.
Sau đó nhấn vào “THÊM” để thêm một người dùng. Nhập mã pin để xác nhận ký.
Sau khi thêm thành công, giao diện hiển thị thông báo Thêm mới thành công
Bước 4. Gửi thông tin đăng ký tới hải quan
Tắt giao diện đăng ký để trở lại giao diện chính. Người dùng vào mục Tra cứu. Chọn IV.Tra cứu / 1.OE4001. Tra cứu thông tin đăng ký
Đánh dấu chọn vào 2 mục như hình và nhấn Tìm kiếm
Chọn nút Gửi.
Nhập tên người gửi, địa chỉ email, lựa chọn chữ ký số và chọn mã Cục HQ nơi doanh nghiệp thông quan hàng hóa.
Nhấn vào Ký chữ ký số, sau đó nhập mã pin để ký.
Nhấn Gửi để kết thúc quá trình gửi thông tin đăng ký. Trên góc trái màn hình có dòng chữ xanh “Đã gửi bản khai đến …..” như vậy là đăng ký thành công. Người dùng chờ khoảng 3 đến 5 phút để hệ thống tự động duyệt.
Bước 5. Đổi mật khẩu cho các User ID
Do khi duyệt bản đăng ký tài khoản, hệ thống tự sinh cho các User một mật khẩu nhưng có ký tự không hợp lệ nên bắt buộc cần phải đổi hoặc cấp mới mật khẩu cho các User này.
Người dùng copy số User ID và vào menu I. Đăng ký / 3.OE1006. Cấp mới mật khẩu cho người sử dụng (User ID)
Màn hình hiển thị như sau:
Nhập vào User ID cần cấp mới mật khẩu. Nhập mật khẩu hợp lệ mới cho User ID này (bạn phải ghi nhớ mật khẩu này để thiết lập khi khai VNACCS). Nhấn “Cấp password mới”
Màn hình hiển thị thông báo Cập nhật mật khẩu thành công.
Sau khi đăng ký tài khoản, 24h sau doanh nghiệp có thể truyền được tờ khai hải quan.
Bước 6: Lấy thông tin đã đăng ký để khai báo VNACCS
Trở lại giao diện tra cứu kết quả đăng ký được hải quan phê duyệt. (IV.Tra cứu / 2.OE4002. Tra cứu kết quả đăng ký khi được hải quan phê duyệt)
Tab “Thông tin người khai hải quan” sẽ hiện thông tin người sử dụng
Tại tab “Máy tính” là danh sách Terminal ID (mã máy trạm) của các User ID
Tại tab “ Password mặc định” là mật khẩu các User ID do hệ thống tự trả ra, nhưng trong mật khẩu có ký tự @ mà hệ thống VNACCS không chấp nhận nên sau khi đăng ký thành công tài khoản, bạn cần đổi mật khẩu cho các User ID (cách đổi chi tiết sẽ được hướng dẫn tại Bước 6).
Vậy ở 2 tab “Thông tin người khai” và “Máy tính” bạn cần ghi lại các thông tin như sau :
Trong đó password của User ID là password hợp lệ người dùng đặt tại bước 5. Các thông tin này sẽ được sử dụng để thiết lập khai báo đến hệ thống VNACCS.
Bước 7: Thiết lập thông số khai báo trên phần mềm ECUS5VNACCS
Để sử dụng thông tin tài khoản VNACCS vừa đăng ký vào khai báo trên phần mềm ECUS5VNACCS người khai tiến hành thiết lập như sau.
Từ menu “Hệ thống” chọn “Thiết lập thông số khai báo VNACCS” người dùng nhập các thông số về tài khoản vừa đăng ký tương ứng vào các mục ở màn hình hiện ra :
Nhấn vào “Ghi” để lưu lại thông tin thiết lập và tiến hành khai báo các nghiệp vụ trên phần mềm.
C. Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số với chữ ký số FAST-CA
Bước 1: Truy cập trang web HQ: http://customs.gov.vn, chọn mục Dịch vụ công, rồi ấn chọn Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số
Bước 2: Xác nhận thông tin đăng ký. Màn hình sẽ hiện ra như sau (Ấn Run nếu bảng Java Security có hiển thị):
Mã doanh nghiệp: nhập mã số thuế của doanh nghiệp.
Số CMT: Nhập số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu thể hiện trên Giấy Chứng nhận ĐKKD của doanh nghiệp.
Người dùng nhập dãy số như hiển thị để xác nhận. Sau đó chọn Xem thông tin.
Bước 3: Người dùng chọn Xem thông tin chứng thư số để lựa chọn chứng thư số doanh nghiệp;
Sau đó nhập thông tin vào 2 ô: Ngày hiệu lực đăng ký và Ngày hết hiệu lực đăng ký. Chọn Đăng ký thông tin.
Trường hợp các ô màu sẫm không hiển thị có nghĩa là việc đọc thông tin bị lỗi, đề nghị kiểm tra lại plugin java sử dụng đúng trình duyệt Internet Explorer hoặc chuyển sang máy tính khác và thực hiện lại từ Bước 1
Hệ thống sẽ thông báo việc cập nhật thành công hoặc không thành công.
Sau khi đăng ký thành công, giao diện hiển thị thông tin chứng thư số của doanh nghiệp
